Indhold

• At træde
• Del 1 af 3: Overvejer modtageren
• Del 2 af 3: Valg af en hilsen
• Del 3 af 3: Formater e-mailen, og kom i gang

Af natur er e-mails ikke så formelle som brevskrivning. Du vil dog stadig have tidspunkter, hvor du skal være mere formel med at skrive din e-mail. Overvej hvem du sender til, og vælg en hilsen, der passer til modtageren. Når du først har fundet ud af det, kan du gå videre til formatering af hilsenen og skrive åbningslinjerne.

At træde

Del 1 af 3: Overvejer modtageren

1. Beslut, hvor formel du skal være. Selvom du skriver en "formel" e-mail, afhænger det af modtageren, hvor formel du skal være. For eksempel bruger du ikke det samme niveau af formalitet, når du skriver en professor, som når du ansøger om et job.
   • Når du først kontakter nogen, er det bedre at være mere formel end nødvendigt for at være på den sikre side.
2. Find personens navn. Undersøg for at finde ud af personens navn, hvis du ikke allerede kender dem. At kende personens navn gør hilsenen mere personlig, selv når du bruger formelle e-mail-teknikker.
3. Følg personens formalitet. Hvis personen allerede har sendt dig en e-mail, er det okay at vedtage deres hilsenstil. For eksempel, hvis han / hun bruger "Hej" og dit fornavn, er det acceptabelt at svare i samme stil ved hjælp af "Hej" og personens fornavn.

Del 2 af 3: Valg af en hilsen

1. Fald tilbage på "Kære". "Kære" (efterfulgt af personens navn) er en gammel standard af en grund. Det er formelt uden at være afsides, og fordi det bruges så ofte, bliver det ofte usynligt i en hilsen, hvilket er godt. Du vil ikke have din hilsen til at skille sig ud, fordi den er upassende.
2. Hvis du ikke kender personens navn, så prøv "God dag." Dette er en relativt formel hilsen til brug i forretnings-e-mails, især hvis du ikke kender personens navn. Det er dog altid bedre at finde ud af personens navn, hvis det er muligt.
   • Du kan også bruge "Kære læser", hvis e-mailen er meget formel, og du ikke kender personens navn. Denne hilsen kan dog være ubehagelig for nogle mennesker.
3. Overvej "Hej" eller "Farvel" i lidt mindre formelle e-mails. E-mails er generelt mindre formelle end breve, så du kan ofte komme væk med noget som "Hej" i en noget formel e-mail. For eksempel, hvis du sender en e-mail til din lærer, skal en person, du faktisk kommunikerer med, "Hej" eller "Farvel" være i orden.
4. Undgå "Hej". Mens "Hej" muligvis kan accepteres i en semi-formel e-mail, er det sandsynligvis ikke "Hej". Det er en meget afslappet hilsen, selv i samtaler, så du bør undgå det i enhver form for formel e-mail. For eksempel, selvom du kender din chef ret godt, er det sandsynligvis bedst at undgå "Hej", når du sender en e-mail til ham.
5. Brug om nødvendigt en titel i stedet for et navn. Nogle gange når du skriver til nogen, kender du kun titlen i virksomheden eller organisationen. I så fald kan du kun bruge personens titel i stedet for personens navn, såsom "Kære ansættelsesleder", "Kære ansættelsesudvalg" eller "Kære professor".
6. Tilføj personens titel for at gøre den mere formel. Hvis det er muligt, tilføj "Mr. "," Fru. "," Dr. Tilføj "eller" Professor "foran personens navn for at gøre det mere formelt. Brug også personens efternavn eller fulde navn for at være mere formel snarere end blot personens fornavn.

Del 3 af 3: Formater e-mailen, og kom i gang

1. Placer hilsen på første linje. Den første linje skal være den hilsen, du valgte, efterfulgt af personens navn. Hvis det er muligt, skal du bruge en titel til personen, f.eks. Mr., Mrs. eller Dr., efterfulgt af deres for- og efternavn.
2. Placer et komma. Generelt sætter du et komma efter hilsenen. Du kan bruge et kolon i formelle bogstaver, men det er normalt for formelt til en e-mail, endda en formel. I de fleste tilfælde er et komma tilstrækkeligt, men du kan bruge et kolon, hvis du skriver et følgebrev i en e-mail.
3. Gå til næste linje. Hilsenen er på en separat linje øverst, så når du har skrevet det, skal du trykke på Enter-tasten for at gå til næste linje. Hvis du bruger linjeskift i stedet for indryk til at oprette afsnit, skal du placere en tom linje mellem hilsen og første afsnit.
4. Præsenter dig selv i første sætning, hvis det er nødvendigt. Når du skriver nogen for første gang, skal du give en introduktion, selvom du kender personen i det virkelige liv. At give personen en fornemmelse af, hvem du er, vil tilskynde dem til at fortsætte med at læse.
   • For eksempel kan du skrive, "Mit navn er Jessica Hills, og jeg er marketingdirektør for XYZ Company." Du kan også medtage, hvordan du kender personen: "Jeg hedder Robert Smith, og jeg er i din marketingklasse (Marketing 101, der mødes ved middagstid tirsdage og torsdage)."
   • Hvis du allerede kender personen og har skrevet før, kan du bruge den første sætning som en hilsen. For eksempel kan du sige "Tak, fordi du kontaktede mig så hurtigt" eller "Jeg håber, du har det godt."
5. Kom lige til sagen. De fleste formelle e-mails skal hurtigt komme til sagen. Det betyder, at din første eller anden sætning skal angive grunden til, at du skriver til modtageren. Glem ikke at være så kort som muligt, når du beskriver dit mål.
   • For eksempel kan du skrive, "Jeg skriver for at bede om hjælp med et marketingproblem" eller "Jeg skriver til dig, fordi jeg har problemer i timen, og jeg håbede, du ville have forslag til yderligere materiale at læse. "