Indhold

• At træde
• Metode 1 af 3: Brug af en liste
• Metode 2 af 3: Brug af en tidsplan
• Metode 3 af 3: Fjernelse af distraktioner

Måske er du en studerende med en fuld studieplan, og du prøver at styre din tid bedre, eller du er en arbejdsgiver, der ønsker at sikre, at hans medarbejdere holder op med at spilde tid. Uanset hvad din rolle er, vil du sandsynligvis fokusere på, hvordan du opretter en daglig rutine, der sikrer, at du ikke spilder tid og får mest muligt ud af din dag, du kan. Organisatoriske strategier som lister og tidsplaner kan være nyttige, ligesom det kan tage skridt til at eliminere distraktioner, der bruger din værdifulde tid.

At træde

Metode 1 af 3: Brug af en liste

1. Opret en liste over dine opgaver for dagen. Start med et stykke papir og en pen. Tænk på de opgaver, du vil planlægge for dagen eller de forpligtelser, du har, og skriv dem alle ned. Dette kan være en liste som "dagligvarer, tøjvask, rengøring, hjemmearbejde" eller "kundestatusrapporter, e-mails, møde, papirarbejde."
   • Føj så mange opgaver, som du kan tænke på, på listen, fra de mindre til de større. Prøv at tænke på hver forpligtelse eller opgave for dagen for at sikre, at den kommer på din prioritetsliste.
2. Organiser opgaver fra højeste til laveste prioritet. En måde at arbejde smartere på er først at fokusere på den højeste prioritet og derefter arbejde dig gennem listen til de punkter med den laveste prioritet. Dette kaldes 80/20-reglen, hvor de aktiviteter, der giver dig den største fordel, skal tage 80% af din tid. De aktiviteter, der giver dig mindst, skal tage cirka 20% af din tid.
   • Gå gennem din liste, og giv hver opgave et nummer, fra højeste til laveste prioritet. Derefter skal du placere dem i rækkefølge, så de ordnes fra højeste til laveste, givet prioritet, og hvad hver opgave bringer dig.
3. Opret grupper af relaterede opgaver. Når du har en nummereret og ordnet prioritetsliste, skal du oprette mindre grupper af opgaver, der udgør en bestemt proces. Opret f.eks. En gruppe opgaver såsom at svare på e-mails og ringe til kunder, der udgør en times proces, og kalde det "kundekontakt". Du kan derefter let og let udføre enhver opgave inden for den tildelte tidsperiode.
   • Prøv at gøre dette for alle dine opgaver, så du ikke behøver at skifte mellem forskellige processer eller spilde din tid på at finde ud af, hvilken opgave du skal udføre næste. Gruppering af relaterede opgaver hjælper dig med at forbedre din tidsstyring og reducere dit stress, når du arbejder gennem prioriteringslisten.
4. Giv dig selv mindre tid til hver opgave. Ifølge Parkinsons lov vil det have mindre tid at gennemføre en opgave at reducere den tid, det tager for dig at udføre den opgave. I stedet for at samle tid skal du begrænse den tid, du frigør til hver opgave, så du er tvunget til at udføre den opgave hurtigere. Du kan begynde at gøre dette omhyggeligt og gradvist tage mindre tid til hver opgave, indtil du når det ideelle punkt, hvor du ikke har lyst til at skynde dig, men heller ikke har tid til at dvæle eller spilde.
   • Over tid vil du have udviklet en god følelse af tidsstyring, især hvis du er tvunget til ikke at bruge mere end en begrænset tid på hver opgave. Dette er nyttigt, hvis du har tendens til at holde fast i den samme rutine, eller hvis du har at gøre med en lignende liste over opgaver hver dag.
5. Beløn ​​dig selv, når listen er komplet. Når du har markeret alle opgaverne på din liste, normalt i slutningen af ​​din hverdag, skal du give dig selv en lille belønning. Dette kan være en dejlig middag, et glas vin eller tid til sjov og afslapning. At belønne dig selv vil sikre, at du har motivationen til at udføre alle dine opgaver hver dag.
   • Du kan også bestemme, hvad din belønning vil være, før du starter dagen, så du kan bruge belønningen som motivation for at udføre dine opgaver. Sig for eksempel, at du skal studere til en test og har planer om at gå ud og spise middag med venner. Brug derefter disse planer til den middag som en grund til at fortsætte med at studere og fuldføre denne opgave i dag, så du ikke går glip af middagen.

Metode 2 af 3: Brug af en tidsplan

1. Lav en tidsplan for hver time på din dag. Skriv dette på et stykke papir, eller brug en kalender på din computer til at oprette kasser til hver time på din hverdag eller de timer den dag, du er vågen. Dette kan være fra ni til fem eller fra ti til syv. Selvom du ikke behøver at udfylde hver tidsperiode nøjagtigt til minut, kan det være nyttigt at sikre, at hver time på din dag er inkluderet i din tidsplan.
   • Start med at udfylde hver time på dagen med den nødvendige opgave for den dag. Du kan starte med de vigtigste opgaver og derefter fortsætte med at arbejde, indtil du kommer til de mindst vigtige opgaver. Hvis du betragter dig selv som en morgenperson, kan du beslutte at planlægge de sværere opgaver tidligere på dagen, men hvis du ved, at du normalt kun kommer i gang efter frokost, kan du beslutte at udføre de mere komplicerede opgaver lidt senere på dagen dag. Forsøg at tilpasse din tidsplan til dine egne behov og arbejdsvaner, da den måde, hvis du begynder at bruge den, vil chancerne for succes for tidsplanen være højere.
   • Du kan oprette en skabelon til din tidsplan på en tavle eller en kalender (på din mobile enhed), så du kan opdatere den hver dag, afhængigt af din tidsplan for den dag.
2. Giv dig selv en pause på 10 minutter hver en til to timer. Det kan være svært at fokusere på en opgave eller gruppe af opgaver i mere end 1-2 timer. Sørg for at tage en 10-minutters pause hver time eller hver anden time, så du ikke føler dig overarbejdet eller overanstrengt. Under denne mini-pause skal du stå op og gå rundt på kontoret eller tale med en kollega i cafeteriet. Du kan tage en kop kaffe eller tage en kort gåtur udenfor. Prøv at gøre pauserne ikke længere end 10 minutter eller mindre, så din tidsplan ikke er forstyrret.
   • Du kan også tage 10 dybe vejrtrækninger hver time for at rydde dit sind og tage en pause. Dette kan hjælpe dig med at få et andet perspektiv på den opgave, du laver eller vil udføre, og holde dig fokuseret på dig selv et stykke tid på trods af din travle hverdag.
3. Prøv at udføre hver opgave korrekt første gang. Det er bedre at tage dig tid og få hver opgave udført korrekt med det samme end at skynde dig gennem din kalender og springe et blik over hver opgave. At gå igennem dine e-mails hurtigt kan føre til vedvarende e-mail-udvekslinger, især hvis du sender kryptiske eller forvirrende e-mails til kunder. Træd på bremserne, og tag dig tid til at skrive klare e-mails eller at læse dine noter fra skolen. At få en opgave rigtig første gang kan spare dig for en masse spildt tid i det lange løb.
4. Bed en ven eller kollega om at holde dig fokuseret nu og da. Nogle gange har vi brug for andres støtte for at holde fokus på de opgaver, der skal udføres. Bed en nær ven, forælder, søskende eller kollega om at kontrollere din tidsplan fra tid til anden.
   • De kan derefter give dig en kop kaffe eller sige noget dejligt, så du kan tage et øjeblik til at smile eller grine og derefter vende tilbage til dine daglige opgaver. Mens du kan have travlt, kan bare socialt samvær med en ven forbedre dit humør og føre til bedre tidsstyring.

Metode 3 af 3: Fjernelse af distraktioner

1. Undgå tilfældig kontrol af dine e-mails. Hvis du tilfældigt kontrollerer din e-mail, kan du oprette et "start-stop-start" -mønster i din hverdag og føre til spildt tid. Undgå konstant at åbne dit e-mail-program hele dagen, især hvis du skal fokusere på en helt anden opgave. Planlæg 3 gange i løbet af dagen for at kontrollere din e-mail: tidligt om morgenen, efter frokost og midt på eftermiddagen. Dette sikrer, at du ikke distraheres af en kontinuerlig strøm af e-mails hele dagen, og at du har afsat tid til at bruge på at håndtere dine e-mails.
   • Det samme princip kan anvendes på andre former for kommunikation, såsom din telefonsvarer, sms'er eller telefonopkald. Forsøg ikke at være tilgængelig hele tiden, medmindre du forventer en vigtig besked eller et telefonopkald. Dette begrænser eventuelle afbrydelser i din arbejdsgang og hjælper dig med at holde dig til din tidsplan.
2. Sluk for din telefon og internetforbindelse. Hvis det er muligt, skal du vælge mindst en time på din arbejdsdag, hvor din telefon og internetforbindelsen er slået fra. På denne måde kan du koncentrere dig fuldt ud om dit arbejde, hvor det er nødvendigt uden nogen distraktion fra din telefon eller internet.
   • At spare dig selv for denne distraktion kan også hjælpe dig med at skrive en afhandling eller en omfattende rapport. Ved at dæmpe din telefon skal du sørge for at du ikke har en undskyldning for at kontrollere din telefon hvert femte minut eller blive suget ind i at rulle gennem sociale medier.
3. Lad andre omkring dig vide, at du ikke vil blive forstyrret. Forsøg ikke at opmuntre andre til at distrahere dig eller være en distraktion for andre ved at lade alle omkring dig vide, at du arbejder.Dette kan betyde, at du lukker din dør eller sætter et skilt, der siger, at du ikke vil blive forstyrret. Du kan også sende en e-mail rundt på kontoret for at minde alle om, at bestemte tidspunkter er stille kontortid.
4. Prøv ikke at blive distraheret fra din rutine. Når du har lavet en liste over opgaver (eller arbejdsplan), herunder sikkerhedsforanstaltninger for at undgå at blive distraheret, træk på din viljestyrke og koncentration for at holde fast i din rutine. De fleste mennesker kender forskellen mellem tid brugt og spildt tid, så pas på ikke at falde i en tidsspildende fælde. Brug din tidsplan som en støtte, og i slutningen af ​​dagen vil du nyde følelsen af ​​gennemførelse og brugt tid.