Sådan e-mailes kundeservice (med foto) - Tips

Indhold

Trin
Advarsel

Når der er behov for at sende e-mails til kundeserviceafdelingen, har nogle mennesker det svært. Hvordan skal du skrive breve via e-mail, når du altid skriver breve på papir tidligere? Hvilke konventioner eller protokoller er der til anmodninger om kundebehandling? Selvom hvert erhverv, region og kultur har forskellige regler, er der generelle retningslinjer for at sikre, at du når dit mål, når du mailer kundeservice.

Trin

Del 1 af 3: Webstedsforskning

På udkig efter svaret. Inden du mailer en virksomheds kundeserviceafdeling, skal du sørge for, at firmaets websted ikke har svaret på dit spørgsmål. Mange virksomheder har besvaret almindelige spørgsmål på ofte stillede spørgsmål og supportsider.
- Du kan let få adgang til disse supportelementer på virksomhedens websted ved at holde markøren nederst på siden og klikke på linkene "Kontakt", "Hjælp" eller "Kundeservice".
Find siden Kundeservice. Hvis du ikke kan finde linket Kundeservice nederst på websiden, kan du bruge søgefeltet. Det kan være et tekstfelt til dataindtastning eller et forstørrelsesglas-symbol i øverste højre hjørne af hjemmesiden. Indtast søgeudtryk, såsom "kundeservice" eller "kontakt", og tryk på Enter-knappen.
- Normalt på siden "Kontakt os" giver virksomhederne en e-mail-informationsformular, som kunderne kan kommentere eller klage over.
  - Tjek denne side for at sikre dig, at du får en kopi; Ellers skal du finde en e-mail-adresse, som du vil bruge din personlige e-mail-konto til at sende e-mail fra, som hjælper dig med at arkivere meddelelser.
Brug søgefeltet. Find det emne, du skal stille, i den samme søgefelt, som du brugte til at finde e-mail-adresser til kundeservice. At søge på emner eller spørgsmål på denne måde hjælper dig med at få svar uden at skulle maile.
- Omhyggelig søgning hjælper dig med at få påskønnelse, når du virkelig har brug for at sende e-mails. Hvis der allerede findes en e-mail om problemet på webstedet, vil kundeserviceteamet sandsynligvis tro, at du er en vanskelig og passiv gæst og derfor en potentiel kunde.
- Tjek ofte stillede spørgsmål. I mange tilfælde findes dit allerede besvarede spørgsmål i afsnittet FAQ. Mange websteder understøtter dette afsnit for at minimere antallet af e-mails, der sendes til kundeservice.
Virksomhedspolitisk forskning. Hvis du ikke kan finde svaret på dit problem i søgefeltet eller ofte stillede spørgsmål, kan du finde mere i afsnittet "Om os" eller siden Returpolitik. Hold musen nede i bunden af websiden og find linkene. Find ethvert link, der indeholder et svar på dit spørgsmål, herunder: Om os, Indholdsfortegnelse, Kreditkort, Tilgængelige produkter, Returpolitik, Privatlivspolitik, Brugsbetingelser osv.
- Selvom svaret ikke findes i disse links, kan læsning af oplysningerne hjælpe dig med at bruge din yderligere virksomhedsviden til at få den support, du ønsker via e-mail.
reklame

Del 2 af 3: Skrivning af e-mail

Identificer dette som en klage eller kompliment-e-mail. Ikke alle e-mails, der sendes til kundeservice, er klager eller spørgsmål. Måske vil du bare takke dem for deres støtte. De fleste virksomheder er glade for at byde disse positive e-mails velkommen såvel som e-mails med spørgsmål.
- Faktisk er klager undertiden hurtigere og mere direkte end e-mail. E-mail er kun egnet, når du sender en tak eller stiller et spørgsmål uden et øjeblikkeligt svar, men hvis du ønsker at løse problemet med det samme, er det bedst at ringe.
Skriv din titel tydeligt. Skriv en meningsfuld titel og kom til pointen. Dette vil hjælpe kundeservicemedarbejdere med at se din e-mail først i indbakken og dermed reagere hurtigere. Skriv kortfattede overskrifter, inkluder e-mail-oversigter, og bede om et vindende svar.
- Eksempel: "Mine chacoer med livstidsgaranti blev bidt af hunden - brug for udveksling"
Begynd med en hilsen. Når du har skrevet en klar overskrift, er det næste skridt at hilse på kundeservicemedarbejdere. Løft ikke spørgsmålet i en fart. Du vil ikke gå glip af hilsnerne, når du ringer eller møder personligt, ikke? Du kan blot skrive "Kære kundeservice".
- Find et navn til at sige hej. Nogle små og mellemstore virksomheder viser navnene på deres kundeserviceagenter, og ved at nedskrive en medarbejders navn vil de blive glade for at støtte en så elskelig og venlig som dig.
- Du kan afslutte hilsenen med et komma eller et kolon. For eksempel til kundeservice ELLER til kundeservice:
Brug standard stavemåde. Vis respekt for modtagere ved at skrive op til standarder. Brug ikke alle store bogstaver, rodet store og små bogstaver eller skrifttyper designet til at ligne håndskrift. Du skal bare skrive med standard tegnsætning, stavning og store bogstaver. Dette hjælper din e-mail med at blive værdsat.
Oprethold en høflig tone. Vær høflig, uanset om du skriver en e-mail eller klager over vrede. Du vil være en værdsat gæst og modtage mere høflig behandling til gengæld.
Introducer dig selv. Efter hilsenen skal du introducere dig selv. Præsenter dit navn og vis, at du er din første gangskunde eller har købt flere gange. I begge tilfælde vil personalet gerne behage dig. Hvis det er nødvendigt, skal du nævne din geografiske placering (for udendørs produkter eller tjenester).
Vær specifik. Brug specifikke ord i e-mailen. Undgå at bruge generiske udtryk, såsom "mine produkter"; I stedet skal du give en detaljeret beskrivelse af produktet eller tjenesten, og hvorfor du skal skrive e-mailen. Beskriv enhver produkt- / servicerelateret hændelse, så medarbejderne nøjagtigt kan identificere problemet. At medtage disse nødvendige oplysninger i den første e-mail hjælper med at undgå at tilføje lange e-mails.
- Brug produktlinket, hvis det er tilgængeligt, så medarbejderen straks kan henvise til det baseret på det, du beskriver.
- Skriv ordrenummeret i e-mailen, da de fleste medarbejdere beder om disse oplysninger. Dette nummer bruges til at spore ordrer og gemme i systemet.
Stil klare spørgsmål. Gå direkte til problemet i e-mailen. Ring ikke rundt. Når du har hilst på dine medarbejdere og introduceret dig selv, skal du begynde at skrive et nyt afsnit, der viser nøjagtigt hvad der foregår ved hjælp af en specifik formulering.
- Anmod om incitamenter direkte, hvis det ønskes. Du kan dog være genert over at bede om en rabat, lad den være til side i e-mailen. Hvis du vil modtage noget til gengæld for defekte produkter, så spørg direkte.
Skriv korte afsnit. Skriv koncise passager. Skriv 1, 2 eller op til 3 sætninger i et afsnit for nem læsning. Dette hjælper også medarbejdere med hurtigt at skimme e-mail for at vide, hvordan de skal prioritere. Hvis e-mailen indeholder for mange ord, placeres de ofte lavt, fordi de ikke har tid til at læse og forstå, hvad du vil have.
Afslut med en simpel signatur. Afslut e-mailen med en konklusion for at opsummere anmodningen eller komplimentet, og til sidst farvel. Afslutningen "Venlig hilsen" fungerer, men du kan også springe farvel over og bare indsætte e-mail-signaturen. Du kan også angive hastende karakter ved at sige "Jeg ser frem til dit svar".
- E-mail-signatur inkluderer dit navn, erhverv og kontaktoplysninger. Du kan formatere e-mail-signatur i e-mail-indstillinger og indstille den til at vises automatisk, når du skriver nye e-mails.
Vedhæft ikke filer. Du skal ikke vedhæfte noget i en e-mail til nogen første gang. Mange websteder har spamfiltre, der er målrettet mod e-mails, der indeholder filer, hvilket får e-mails til at blive sendt til Spam Box, før de læses.
- Du skal selvfølgelig vedhæfte filen, hvis du mailer en jobansøgning og bliver bedt om at vedhæfte dit CV i Word-format.
- Angiv ikke dit brugernavn, din adgangskode eller din kreditkonto / faktureringsoplysninger.
Læs omhyggeligt inden afsendelse. Efter at have skrevet en e-mail, skynd dig ikke at trykke på Send-knappen. Du skal læse e-mailen omhyggeligt og sørge for, at der ikke er sjuskete fejl, der forstyrrer dine selektive ord. Uanset om du skriver en e-mail på telefonen, kan den automatiske "sendt fra min iPhone" ikke være en undskyldning for grammatiske fejl og tegnsætning, hvilket mindsker din professionalisme.
Spørg. Hvis du ikke har modtaget en svarmail efter et par dage, er din e-mail muligvis blevet blokeret af spamfiltrering eller sendt til den nederste e-mail-side. Send en påmindelse om den forrige e-mail og spørg om de har modtaget din første e-mail. reklame

Del 3 af 3: Bliv høflig

Skriv korrekt grammatik og stavning. Du er måske ikke klar over dette, men en del af at opretholde en høflig tone bruger korrekt grammatik og stavning. Vær opmærksom på at formidle dit budskab på en sammenhængende måde viser, at du respekterer modtageren, og at du er en høflig person.
Vis kvalifikationer og viden. Vær ikke arrogant, men vis din dygtighed gennem korrekt brug af ord. Desuden, hvis du har undersøgt virksomhedens websted og ved lidt om deres politikker, skal du sige, at du har læst igennem, men ikke kan finde svar på dit problem.
Undgå at ringe vittigheder. Vittige kommentarer og vittigheder skal bruges på det rigtige sted, så de skal ikke vises i en seriøs e-mail, i det mindste første gang det sendes. Vittigt sprog betragtes som upassende og bør undgås i erhvervslivet.
- Når du har etableret et forhold til en medarbejder gennem et par e-mails, vil vittigheden blive accepteret og lettere at forstå.
Udtryk dig selv uden overfald. Uanset om du er vred på et dårligt produkt eller en tjeneste, giver udtryk for følelser i en e-mail ikke de ønskede resultater. At præsentere problemet med respekt og høflighed er mere effektivt end en irriterende eller aggressiv e-mail.
- Husk at du muligvis ikke kan udtrykke dine følelser korrekt med ord. Hvis du er ked af et problem, der kræver øjeblikkelig løsning, bliver telefonopkald mere effektive.
Nævn dit engagement og påskønnelse. I sidste ende vil nævne dit engagement i virksomheden og din påskønnelse af deres tjenester gennem årene få medarbejderne til at føle sig mere komfortable med at læse dine e-mails og svare. hurtigere. reklame

Advarsel

Angiv ikke dit brugernavn, din adgangskode eller dine faktureringsoplysninger (kreditkort, betalingskort eller bankkonto) i e-mail sendt til kundeservice.