Indhold

• At træde
• Del 1 af 4: Kortlægning og opsætning af din briefing
• Del 2 af 4: Beskrivelse af sagen
• Del 3 af 4: Konklusion og anbefalinger
• Del 4 af 4: Kontrol af briefingen
• Tips

En briefing skitserer et bestemt emne og dets baggrund, normalt for en embedsmand eller en anden politisk beslutningstager. Disse beslutningstagere skal træffe vanskelige valg om mange forskellige emner hver dag, og de har ikke tid til at undersøge hvert emne i dybden. En briefing hjælper med at bringe et enkelt spørgsmål under en persons opmærksomhed og skitserer vigtige detaljer, som han / hun skal kende. Briefingen foreslår derefter løsninger og fremsætter forslag til forbedringer. At kunne skrive en briefing er en nyttig færdighed for studerende, forretningsfolk, politikere og aktivister. En overbevisende briefing er kortfattet, velorganiseret og dækker de vigtigste og relevante fakta og løsninger.

At træde

Del 1 af 4: Kortlægning og opsætning af din briefing

1. Bestem omfanget af briefingen. Omfanget inkluderer både dybden og længden af ​​briefingen. I hvilken detalje skal du dække emnet? Hvor mange forskellige emner vil du dække? Dette afhænger af, hvor meget information du kan finde, og hvor meget information du skal give for at understøtte dine krav.
   • Det er vigtigt at bestemme omfanget af briefingen, fordi det gør det muligt for læseren at vide nøjagtigt, hvilke oplysninger der diskuteres, og hvad der ikke er.
2. Kend dit publikum. Før du begynder at skrive din briefing, er det vigtigt at vide, hvem der skal læse den. Dette styrer de valg, du foretager i dokumentet. Før du kommer i gang, skal du tænke på følgende spørgsmål, og hvis du ikke allerede kender svarene, så prøv at finde ud af følgende:
   • Hvem læser dette dokument? Regeringsembedsmændene? Erhvervsledere? Journalister? En kombination af disse?
   • Hvor meget ved læseren allerede om dette problem? Ved de endda noget om det? Hvad skal ved læserskaren?
   • Hvilken autoritet har læseren i sagen? Hvilke ændringer kan han / hun foretage?
3. Planlæg hovedpunkterne. Før du begynder at skrive din briefing, skal du kortlægge (enten i dit sind eller i en oversigt) de vigtigste punkter, du vil påpege.
   • Da en briefing normalt ikke er længere end en eller to sider, skal den være kortfattet. Politiske beslutningstagere har meget travlt, og dit problem er ikke det eneste, der er på deres plade. Der er ikke plads til unødvendige oplysninger eller langvarige forklaringer. Beslut på forhånd dine hovedpunkter til oprettelse af en kortfattet briefing.
4. Overvej at bruge en skabelon. Mens formatet på en briefing ikke behøver at være for komplekst, kan du spare dig tid ved at downloade en af ​​de mange gratis online skabeloner til oprettelse af briefingsdokumenter i MS Word.
   • En skabelon kan hjælpe dig med at organisere dine tanker og forberede en briefing hurtigere.
5. Kom med et navn, dato og emnelinjer. Hvis du ikke bruger en skabelon, skal du starte med at skrive et navn, dato og emnelinjer.
   • Navnet svarer til den person, som briefingen er rettet til.
   • Datoen svarer til datoen for indgivelse af orienteringen.
   • Emnelinjen skal med få ord beskrive hovedemnet for briefingen, såsom `` Udbredelsen af ​​mobning i skolen i Utrecht-regionen. '' Dette gør det muligt for læseren at vide uden at skulle se på dokumentet, hvad problemet er, at der vil blive behandlet.
6. Overvej at medtage et resumé. Nogle briefinger inkluderer et resumé i begyndelsen af ​​briefingen, der opsummerer hele teksten i et par punkter. Beslut om du vil gøre dette, og i så fald reserver plads til dette afsnit.
   • For en meget travl læser giver resuméet hovedpunkterne i forvejen, hvilket gør det lettere at gennemse resten af ​​dokumentet.
   • En veludformet briefing er ofte kortfattet nok til at gøre dette afsnit overflødigt. Men hvis der er problemer, der kræver øjeblikkelig handling, kan dette være en måde at påpege, at briefingen haster ved tydeligt at angive tidsrammen i resuméet.
   • Resumeet bør ikke overstige tre til fire point.

Del 2 af 4: Beskrivelse af sagen

1. Konstruer en introduktion, der opsummerer sagen. Den næste del af briefingen skal beskrive problemet eller problemet i detaljer. Start med en kort åbning, normalt benævnt "Problem" eller "Mål", der i en eller to sætninger beskriver hovedproblemet, briefingen fokuserer på og / eller hvorfor du oprettede denne briefing.
   • For eksempel kan du skrive noget som: "Der har været en stigning i antallet af voldelige mobbehændelser i skoler i Utrecht-regionen." Nuværende disciplinære politikker er muligvis ikke tilstrækkelige til at løse dette problem. "
2. Giv et overblik over de vigtigste fakta / baggrunde. Det næste afsnit, "Overvejelser" eller "Baggrund" skal give detaljerede oplysninger om problemets eller problemets status med fokus på den nylige udvikling og / eller aktuelle situation.
   • Dette afsnit skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for, at læseren kan træffe en beslutning i denne sag. Oplysninger, der ikke er nødvendige til dette formål, hvor interessant det end måtte være, kan udelades.
   • Hvis du ikke allerede har gjort dette, skal du undersøge noget, før du skriver dette afsnit. Oplysningerne i dette afsnit skal være så nøjagtige, specifikke og ajourførte som muligt.
   • Hvis det er nødvendigt, skal du oversætte oplysningerne til dit publikum for at gøre dette afsnit klart og enkelt. Undgå jargon, teknisk sprog eller information, der ikke er direkte af interesse for offentligheden.
   • Brug statistik og data, hvor det er relevant, men forklar ting i termer, som dit publikum kan forstå hurtigt og nemt.
3. Forlad din egen mening ude. Din mening om denne situation og / eller hvad der skal gøres ved den hører ikke med i dette afsnit. Hold dig til fakta.
   • Du kan dog vælge at diskutere fordele og ulemper ved de forskellige foreslåede eller aktuelle handlinger og identificere styrker og svagheder ved hver.

Del 3 af 4: Konklusion og anbefalinger

1. Gør det relevant. Din briefing skal afsluttes med sektioner som "Konklusion" og / eller "Anbefalinger" eller "Næste trin". En sådan lukning bør tydeliggøre, hvorfor denne sag skal betragtes som vigtig af din læser.
   • Prøv at knytte sagen direkte til læserenes egeninteresse for at gøre din briefing mere overbevisende.
   • For eksempel kan du sige noget som: "Mobningshændelser får forældre til at overveje privat skole. De er knyttet til lavere testresultater og beståelsesrater, hvilket gør vores skoler til at virke mindre effektive i samfundets øjne. De reducerer regionens chancer for at yde finansiering med offentlige tilskud og privat finansiering. "
2. Foreslå en løsning. Mange briefinger tilbyder en foreslået løsning på det beskrevne problem, der forbinder problemet med en ændring af politikken for at forbedre situationen.
   • Nogle briefinger skitserer den eller de foreslåede løsninger i et afsnit mærket "Anbefalinger", men nogle forfattere foretrækker "Næste trin", fordi de føler, at det har en blødere fornemmelse og er mindre fornem eller aggressiv. Husk, det er læseren, der har det sidste ord og træffer beslutningen i sagen, ikke dig.
   • Dette afsnit behøver ikke at være "afbalanceret" ligesom afsnittet om baggrund / overvejelser. Dette kan være et sted at udtrykke din mening om, hvad der skal gøres.
   • Det skal dog bemærkes, at du ikke behøver at give nogen særlig løsning. Alternativt kan du blot liste nogle muligheder med deres fordele og ulemper og opfordre læseren til at overveje disse valg og tage skridt på en eller anden måde for at løse dette problem. Du behøver ikke nødvendigvis at specificere, hvilken handling der er mest passende.
3. Brug fakta til at støtte dit argument. Dine forslag i dette sidste afsnit skal flyde logisk ud fra oplysningerne i de foregående sektioner. Brug de fakta, du har præsenteret for at vise, hvorfor den løsning, du foreslår, er en god løsning.
   • Sørg for, at enhver løsning, du foreslår, er klar og direkte relateret til problemet, som du har skitseret det. Antag for eksempel, at du nævnte manglen på programmer til forebyggelse af mobning i det foregående afsnit. I dette afsnit er det fornuftigt at foreslå et sådant program og måske påpege andre skoler deres effektivitet. Hvis du ikke har nævnt nogen forebyggelsesprogrammer endnu, ser en løsning som denne ud af det blå.

Del 4 af 4: Kontrol af briefingen

1. Gør briefingen mere kortfattet. En briefing bør ikke overstige to sider. Hvis briefingen er blevet længere end dette, skal du først kigge efter stykker i kontrolfasen, der kan udelades.
   • Se efter oplysninger, der ikke er relateret til eller mindre vigtige for emnet, og fjern det materiale, især hvis det ikke er relateret til den eller de løsninger, du tilbyder.
   • I samme lys bør der ikke være manglende vigtige oplysninger, der er nødvendige for at gøre dit argument klart og overbevisende. Det kan være nødvendigt at udveksle bestemte oplysninger med en anden.
   • Prøv at sætte dig selv i skoene til en politiker eller bureaukrat, når du redigerer din tekst. Tænk på, hvor meget information disse mennesker får hver dag. Bidrag ikke til problemet. Vær en del af løsningen ved at give de nødvendige oplysninger til at træffe en beslutning - ikke mere, ikke mindre.
2. Fjern teknisk sprog. I redigeringsfasen skal du være opmærksom på det tekniske sprog eller jargon, der gør din briefing mindre tilgængelig. Selvom du forsøgte at undgå dette, når du skrev briefingen, er det muligt, at nogle komplekse udtryk har fundet vej ind i dokumentet.
   • Især hvis du er ekspert på et emne, du skriver om, er det let at glemme et øjeblik, at hverdagssprog for dig kan være svært for andre at forstå.
   • Husk, at det for mennesker, der ikke er alt for fortrolige med et emne, heller ikke altid er umiddelbart klart, hvorfor noget er vigtigt. Politiske beslutningstagere kan normalt ikke være eksperter på ethvert emne, de har brug for til at træffe beslutninger om.
3. Sørg for, at strukturen giver mening. Sørg for, at de vigtigste fakta, du har registreret, stammer logisk fra sagen, som du har opsummeret den. Kontroller også, at alle de løsninger, du foreslår, rent faktisk adresserer de vigtigste overvejelser.
4. Kontroller dit arbejde omhyggeligt for fejl. Efter at have kontrolleret briefingens længde og flow, skal du omhyggeligt gennemgå teksten en gang til for at sikre dig, at der ikke er kommet fejl i den.
   • En briefing med stave-, stil- eller grammatiske fejl gøres mindre alvorlig af læseren. Du gør muligvis mere godt end skade ved at indsende en sådan briefing, da den kan miskreditere dit perspektiv.

Tips

• Se briefinger skrevet af fremtrædende ledere og professorer for at lære om deres overtalelsesstil.
• Husk, at mens din briefing kan være rettet mod en bestemt person, kan andre - personale, kolleger og endda medierne - læse den. Dette er en god grund til at holde dit sprog så tilgængeligt som muligt, selvom den tilsigtede læser har noget kendskab til emnet.