Indhold

• At træde
• Metode 1 af 1: Skriv din egen pressemeddelelse
• Tips
• Advarsler

En pressemeddelelse er en skriftlig besked til medierne. En pressemeddelelse kan meddele forskellige nyheder, såsom begivenheder, kampagner, priser, nye produkter og tjenester, årstal osv. En pressemeddelelse kan få en artikel til at blive vist i en avis eller et magasin. Journalister er mere tilbøjelige til at arbejde med en historie, hvis de har modtaget en pressemeddelelse. Det er en grundlæggende del af din PR, alle kan drage fordel af en pressemeddelelse, hvis du er villig til at bruge den rigtige struktur og formatering. Vi viser dig hvordan.

At træde

Metode 1 af 1: Skriv din egen pressemeddelelse

1. Skriv overskriften. Overskriften skal være kort, klar og til det punkt: en ultrakompakt version af, hvad pressemeddelelsen handler om. Mange PR-fagfolk anbefaler ikke at skrive overskriften indtil slutningen, efter at du har skrevet resten af ​​pressemeddelelsen. Hvis du følger dette råd, skal du først læse videre og komme tilbage til overskriften, når resten er færdig.
   • wikiHow er bredt accepteret som den mest pålidelige kilde til information. Kan du se, hvordan det fungerer? Nu vil du vide mere! Pressemeddelelsens overskrifter skal altid have noget fængende at fange journalistens eller redaktørens opmærksomhed, ligesom en overskrift er beregnet til at "gribe" læsere. Overskriften kunne beskrive, hvad din virksomhed har opnået, en nylig begivenhed med en bestemt nyhedsværdi eller et nyt produkt eller en ny tjeneste.
   • Overskrifter er skrevet med fed skrift En fed overskrift har normalt også en større skriftstørrelse end kroppen. Traditionelt er overskrifter til pressemeddelelser skrevet i nutid, indeholder ikke artikler og udelader verbet "at være" i visse sammenhænge.
   • Første ord altid med store bogstaver. Dette gælder også for visse substantiver. De fleste ord i en overskrift har små bogstaver, men i nogle tilfælde kan en stiliseret "lille bogstav" skabe en grafisk, nyhedslignende følelse og udseende.
   • Uddrag vigtige nøgleord. Den enkleste metode til at oprette en overskrift til din pressemeddelelse er at udtrække de vigtigste nøgleord fra pressemeddelelsen. Prøv at opbygge en logisk erklæring med disse nøgleord, der straks tiltrækker opmærksomhed. Brug af nøgleord giver dig bedre søgbarhed i søgemaskiner, derudover gør nøgleord det lettere for journalister og andre læsere at straks forstå indholdet af pressemeddelelsen.
2. Skriv brødteksten. En pressemeddelelse skal skrives, som du i sidste ende gerne vil se den i en nyhedsartikel. Husk, de fleste journalister har meget travlt og har ikke tid til grundigt at undersøge alle meddelelser fra din virksomhed, så meget af det, du skriver i din pressemeddelelse, bliver simpelthen kopieret af journalisten. Så læg nøjagtigt det, du vil have dem til at skrive i brødteksten.
   • Start med den dato og by, hvor pressemeddelelsen kom fra. Byen kan muligvis udelades, for eksempel hvis pressemeddelelsen er skrevet i Rotterdam, mens beskeden handler om den lokale filial i Amsterdam.
   • Den første sætning eller "bly" skal straks fange læserens opmærksomhed og kortfattet fortælle, hvad der foregår. For eksempel, hvis overskriften er: "Udgiver Zeus udgiver ny krigsroman", kan den første sætning være: "Udgiver Zeus B.V. i dag udgiver deres første krigsroman, skrevet af den berømte forfatter Ercee Kaa. ”Den udvider overskriften ved at give lidt mere detaljer og tjener til at introducere læseren til historien. Den næste sætning eller de næste to sætninger er derefter igen en udvidelse af den første sætning.
   • En pressemeddelelses indhold skal være kompakt. Brug ikke sætninger eller afsnit, der er for lange. Undgå gentagelse og hyppig brug af jolly eller hippiejargon. Stræb efter enkelhed uden et ord for meget.
   • Første afsnit (to til tre sætninger) er et resumé af pressemeddelelsen, alt hvad du tilføjer yderligere er uddybning. I dagens hurtige verden vil hverken journalister eller andre læsere læse en pressemeddelelse, hvis begyndelsen på en artikel ikke straks vækker interesse.
   • Brug faktiske fakta - begivenheder, produkter, tjenester, mennesker, mål, mål, planer, projekter. Gør maksimal brug af konkrete fakta. En enkel måde at skrive en effektiv pressemeddelelse på er at lave en liste over følgende forklaringer: hvem, hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvordan.
3. Kommuniker "5 W'erne" (og H) tydeligt. Hvem, hvad, hvornår, hvor, hvorfor - og hvordan - fortæller læserne alt, hvad de har brug for at vide. Overvej denne tjekliste i sammenhæng med nedenstående punkter ved hjælp af ovennævnte eksempel.
   • • Hvem handler det om? Udgiver Zeus.
     • Hvad er de faktiske nyheder? Udgiver Zeus udgiver en bog.
     • Hvornår vil dette ske? I morgen.
     • Hvor finder dette sted? I alle større markeder i morgen.
     • Hvorfor er denne nyhed? Det blev skrevet af en berømt forfatter, Ercee Kaa.
     • Hvordan sker det? Hovedbegivenheden er en signeringssession i Amsterdam efterfulgt af en rundvisning i Randstad.
   • Når du har det grundlæggende klar, kan du udfylde hullerne med oplysninger om personer, produkter, datoer og andre ting, der er relateret til nyhederne.
     • Hvis din virksomhed ikke er hovedtemaet for nyhederne, men kilden til pressemeddelelsen, skal du gøre dette klart i kroppen.
   • Hold det kort og sødt. En pressemeddelelse bør aldrig være længere end tre sider. Hvis du sender en papirudskrift, skal teksten have dobbelt linjeafstand.
   • Jo større nyhedsværdien af ​​din pressemeddelelse er, jo større er chancen for, at stykket bliver valgt af en journalist til brug. Find ud af, hvad "nyhedsværdi" betyder for en bestemt målgruppe, og brug denne viden til at lokke journalisten.
4. Tilføj oplysninger om virksomheden. Hvis en journalist vælger en pressemeddelelse til en artikel, vil han eller hun altid nævne virksomheden i stykket. Journalister kan derefter finde firmaoplysningerne i dette afsnit.
   • Titlen på dette afsnit skal være --- Om COMPANY_XYZ.
   • Brug et eller to afsnit på 5 eller 6 sætninger efter titlen til at beskrive din virksomhed. Teksten skal beskrive virksomheden, kerneaktivitet og virksomhedspolitik. Mange virksomheder har allerede professionelt skrevne brochurer, præsentationer, forretningsplaner osv. Den indledende tekst kan kopieres her.
   • Link til dit websted i slutningen af ​​dette afsnit. Linket skal være en nøjagtig og komplet URL, så den ikke forkortes, for når siden udskrives, skal linket stadig være komplet. For eksempel: http://www.website_van_your_company.com og ikke Klik her at gå til hjemmesiden.
   • Hvis din virksomhed har en separat medieside på siden, skal du linke til den her. En medieside indeholder alle kontaktoplysninger og alt til pressen.
5. Giv support. Giv nogle yderligere informationslinks til støtte for pressemeddelelsen.
6. Tilføj kontaktoplysninger. Hvis din pressemeddelelse har virkelig høj nyhedsværdi, vil journalister muligvis have mere information, eller de vil måske interviewe relevante mennesker.
   • Hvis du ikke har noget imod, at dine medarbejdere kan kontaktes direkte af medierne, kan du lægge deres detaljer i selve pressemeddelelsen. For eksempel i tilfælde af en innovationspressemeddelelse kan du tilføje kontaktoplysningerne til forskergruppen.
   • Ellers skal du indsætte detaljerne i medierne eller PR-afdelingen i afsnittet "Kontakt". Hvis du ikke har et separat hold til denne stilling, er det en god ide at udpege nogen, der kan besætte denne stilling som linket mellem medierne og dine medarbejdere.
   • Kontaktoplysninger skal rettes til denne særlige pressemeddelelse. Dataene skal under alle omstændigheder indeholde:
     • Det officielle firmanavn
     • Det officielle navn på medieafdelingen og kontaktpersonen
     • Postadresse
     • Telefon- og faxnumre med de rigtige land- og bykoder.
     • Mobilnummer (valgfrit)
     • Tidspunkter for tilgængelighed
     • Email adresse
     • Webstedets adresse.
7. Hvis det er muligt, skal du medtage et link til en onlineversion af den samme pressemeddelelse. Det er almindeligt at føre en logbog over alle pressemeddelelser, der er offentliggjort på dit websted. Dette gør det lettere at oprette et sådant link, og du har straks en registrering til arkiveringsformål.
8. Angiv afslutningen på en pressemeddelelse med tre hashmærker (###) centreret umiddelbart under meddelelsens sidste sætning. Dette er en journalistisk standard.

Tips

• Send pressemeddelelsen via e-mail, og brug lidt formatering. Store bogstaver og mange farver distraherer kun nyhederne. Sæt pressemeddelelsen i selve e-mailen, ikke i vedhæftet fil. Hvis du har brug for en vedhæftet fil, skal du bruge almindelig tekst eller en Rich Text Format-fil. Word-dokumenter accepteres normalt, men gem det som.doc, ikke.docx (hvis du bruger den nyeste version). Især aviser har for nylig været nødt til at skære ned og bruger ofte ikke den nyeste version af Word. Brug kun PDF-filer, hvis du sender et helt pressesæt med mange illustrationer. Og skriv ikke pressemeddelelsen på papirvarer, og scan den og mail den som jpeg - spild af din tid og redaktørens tid. Skriv pressemeddelelsen direkte i e-mailen.
• Brug overskriften som emne for e-mailen. Hvis du allerede har lavet en iøjnefaldende overskrift, skiller din besked sig ud i redaktørens indbakke.
• Sørg for, at hver besked er målrettet mod et bestemt mediefirma, og send det til redaktøren, der beskæftiger sig med disse spørgsmål. Du kan normalt finde disse oplysninger på deres hjemmeside. At sprænge en identisk pressemeddelelse ud til mange medievirksomheder eller mange redaktører inden for en virksomhed er et tegn på, at du tager det let i stedet for at målrette mod et bestemt marked.
• Undersøg eksisterende pressemeddelelser på internettet for at få en fornemmelse af tonen, sproget, strukturen og formatet på en pressemeddelelse
• Brug ikke tid på overskriften, før hele pressemeddelelsen er færdig. Overskriften i en avis eller et magasin vil til sidst blive skrevet af en redaktør, men det er altid godt at komme med en fængende titel eller overskrift til pressemeddelelsen. Denne overskrift er muligvis din eneste chance. Hold det kort og faktuelt. Men hvis du prøver at skrive overskriften til artiklen, spilder du din tid. Du ved ikke nøjagtigt, hvad du eller den person, du skal interviewe, vil sige. Når du er færdig med det første udkast til pressemeddelelsen, kan du beslutte at redigere den første sætning - eller ej. På det tidspunkt og ikke før kan du begynde at tænke på overskriften.
• Hvis pressemeddelelsen er til øjeblikkelig frigivelse, kan du placere "FOR UMIDDELIG PUBLIKATION" med store bogstaver over overskriften. Hvis der er en embargo, skal du skrive "EMBARGO TOT ..." med den dato, du vil distribuere historien. I tilfælde af en pressemeddelelse uden offentliggørelsesdato antages det, at øjeblikkelig offentliggørelse er tilladt.
• Angiv firmanavnet i overskriften, hver underoverskrift og i brødteksten i første afsnit for at finde søgemaskiner. Hvis du sender en papirversion, kan du bruge virksomhedens papirvarer.
• Tidspunktet for pressemeddelelsen er meget vigtigt. Det skal være relevante og seneste nyheder, ikke for gamle og ikke for langt ind i fremtiden.
• Et telefonopkald kan sikre, at pressemeddelelsen faktisk offentliggøres.
• Medtag en "opfordring til handling" i din pressemeddelelse. Dette er information om, hvad du vil have læseren til at gøre med indholdet af meddelelsen. Vil du f.eks. Have, at læserne køber et produkt? I så fald skal du angive, hvor produktet er tilgængeligt. Vil du have læseren til at besøge dit websted for at deltage i en konkurrence eller lære mere om din virksomhed? I så fald skal du angive webadressen eller et telefonnummer.

Advarsler

• Medtag ikke kontaktoplysninger for tredjeparter uden deres tilladelse. Derudover skal de være tilgængelige i normale timer i dagene efter offentliggørelsen af ​​pressemeddelelsen.
• Husk, at mange redaktører er overanstrengte, og mange redaktører er under hånden. Hvis du gør det lettere for dem, er de mere tilbøjelige til at gøre noget med det. Hvis din pressemeddelelse allerede ligner, hvordan redaktøren i sidste ende vil offentliggøre stykket, kan det blive sendt næsten uændret. Men hvis du fylder den fyldt med uldne salgshøjde, eller hvis du ikke følger den grønne bog, begynder redaktøren at ændre alt. Alle hævder, at de er de bedste, så spild ikke redaktørens tid. Det rigtige sted at sende en beskrivelse findes i forretningsinformationssektionen i pressemeddelelsen. Men hold det altid nøjagtigt og faktuelt.
• Brug altid et tilbud - helst fra den vigtigste person, der beskæftiger sig med emnet for pressemeddelelsen. Det behøver ikke at være et faktisk tilbud, men det skal være noget plausibelt. Under alle omstændigheder er det vigtigt at kontrollere, om den pågældende er enig i, hvad der lægges i hans eller hendes mund. Et tilbud giver en travl journalist mulighed for at forberede en hel artikel uden at skulle foretage et ekstra interview.
• Pressemeddelelser skal være så positive som muligt. Undgå sætninger som "efter den tidligere formands fratræden" eller "efter en periode med stilhed." En journalist kan beslutte at undersøge disse forhold i stedet for bare at skrive om, hvad der står i pressemeddelelsen. Dette kan resultere i en artikel, der er utilfredsstillende for dig, selvom der ikke var noget galt med afskedigelsen (måske var formanden syg).
• Når du sender en pressemeddelelse via e-mail: emnet bør aldrig være "pressemeddelelse". Så adskiller du dig ikke. Fang redaktørens opmærksomhed ved at bruge den fængende overskrift som emnet i e-mailen, for eksempel "Haas B.V. vinder High Speed ​​Line-bud ".