Indhold

• At træde
• Metode 1 af 2: Del 1: Har de rigtige færdigheder
• Metode 2 af 2: Del 2: Vær repræsentativ
• Tips
• Advarsler

Alle virksomheder, der modtager besøgende, har brug for en receptionist. En receptionist er en person, der modtager besøgende i virksomheden eller institutionens tæller. Det er normalt den første person, den besøgende skal møde, og som du ved, er førstehåndsindtryk altid meget vigtige. Receptionisten skal modtage den besøgende høfligt og svare korrekt, også i telefon eller via e-mail. Det er som det er virksomhedens telefonkort.

At træde

Metode 1 af 2: Del 1: Har de rigtige færdigheder

1. Har fremragende organisatoriske færdigheder. Som receptionist er du virksomhedens visitkort - - du er den person, kunden først taler med, og som medarbejderne kommer til information og planlægning. Ud over at tage opkald og henvise besøgende er du ofte nødt til at beskæftige dig med kunder, organisere alle mulige arrangementer, arrangere aftaler osv. Da dette medfører mange ansvarsområder, er det vigtigt at du som receptionist er godt organiseret, så du gøre flere ting på samme tid. kan gøre. Hvis du ikke er i stand til at påtage dig flere opgaver på samme tid og udføre dem i den rigtige rækkefølge, holder du ikke længe som receptionist.
   • En god måde at blive organiseret på er at investere i et arkiveringssystem, som du kan arbejde med. Det er vigtigt, at du ved, hvilke papirer og information din chef, kolleger og kunder muligvis har brug for. Gem alle disse oplysninger i forskellige mapper - på computerens skrivebord eller på papir. Organiser dit system, som fungerer bedst for dig - hvis du har brug for neon-sticky notes til det, er det også fint.
   • At være organiseret betyder også, at du kan motivere dig selv - du behøver ikke nogen til at fortælle dig, hvordan du gør noget, eller for at holde dig på rette spor. Hvis du er godt organiseret, ved du nøjagtigt, hvilke opgaver du skal udføre på en dag, og hvilke ting der har prioritet.
   • Sørg for, at du har (en masse) telefonnumre ved hånden, for eksempel dem fra kolleger, entreprenører, sælgere, redningstjenester osv. Du får brug for dem alle på et bestemt tidspunkt. Opbevar telefonnumrene i et specielt computerprogram eller i en Rolodex.
2. Sørg for, at du har lidt teknisk viden. Det vigtigste stykke teknologi, som en receptionist skal håndtere, er telefonen - og alle de knapper og linjer, der er knyttet til den. Computerfærdigheder er også uundværlige - de fleste receptionister har brug for at vide, hvordan man sender e-mails og være gode til at bruge en tekstbehandler. Det er også nyttigt, hvis du ved, hvordan du opretter regneark og bruger programmer, der er specifikke for det firma, du arbejder for.
   • Husk, at du sandsynligvis også bliver nødt til at være i stand til at håndtere kopimaskine, scanner og printer (og fejlfinding af problemer, som dine kolleger oplever, når du arbejder med disse enheder). Hvis du ved, hvilken slags udstyr du bruger, kan du gå ned i vejledningerne, så du kan løse de mest almindelige problemer.
3. Vær pålidelig. Det forventes, at receptionisten altid skal være ved sit skrivebord - virksomheden får et dårligt navn, hvis ingen besvarer telefonen, eller hvis ventetiden er meget lang. Gør det at være troværdig din prioritet - hvis din chef ved, at han kan stole på dig, og at du altid er der for at hjælpe, gør du dig selv uundværlig.
4. Vær en god lytter. En vigtig del af at være receptionist er at lytte til andre mennesker - i telefonen, når en kunde stiller et spørgsmål ved skrivebordet, eller når oplysninger videregives til dig. Hvis du er en god lytter, kan du arbejde mere effektivt - du vil lettere kunne løse problemer, hvis du straks forstår, hvad nogen beder om dig, og du bedre kan henvise kunder til afdelingen, hvor de kan hjælpe.
5. Lav notater om alt. Når din chef beder dig om at gøre noget, skal du notere detaljerne. Når en kunde ringer, skal du sørge for at skrive deres oplysninger ned (navn, kontaktoplysninger, hvad de ønsker osv.). Noter hjælper dig med at holde orden og minde dig om alle de små ting, der følger med på en dag. Skriv dine noter ned i en notesbog eller opbevar den til enhver tid. Du vil blive overrasket over, hvor nyttigt det er, især hvis du vil vide, hvad den person, der ringede for fem timer siden, ønskede.
   • Sørg for at skrive meddelelser ud i detaljer og læse, hvad du har skrevet. Gentag meddelelsen og / eller kontaktoplysningerne, mens du skriver den ned for at sikre dig, at du har de rigtige oplysninger.
6. Svar høfligt på telefonen med en standardhilsen, såsom "God morgen, du taler til ____ (dit navn), fra ____ (firmanavn), hvordan kan jeg hjælpe dig?Sørg for at svare på telefonen efter en eller to ringer. Det er ikke okay at sætte folk på hold i mere end et minut (det er længere end du måske tror).
   • Lyt omhyggeligt til navnet på den person, den person, der ringer, beder om. Gentag, hvis du vil være sikker. Spørg, om den, der ringer op, kan stave navnet, hvis det er svært at forstå.
   • Overfør samtalen pænt med en standard sætning, såsom "Vent et øjeblik, jeg sender dig igennem til Mr. Smith". Eller hvis personen er i en samtale: "Mister Smit er i øjeblikket i en samtale. Vil du vente, eller skal jeg give meddelelsen videre?". Tak høfligt op og overfør opkaldet.
7. Hils pakkerne med samme professionalisme og høflighed som enhver anden besøgende. Du skal muligvis underskrive en levering. Sørg for, at din signatur er læselig. Leveringspersonen har muligvis brug for anvisninger, hvor pakken skal placeres. Sørg for at kontakte de rigtige medarbejdere for sådanne sager.
8. Modtag kunder, der kommer effektivt og høfligt til virksomheden. Når den besøgende har fortalt dig, hvem de er, og hvem de leder efter, forbinder du dig med den person og fortæller dem, hvem der er der. En standard sætning, som du kan bruge til dette er: "Mr. Smit, Mrs. Jansen fra XYZ b.v. er her til aftalen kl. 2". Forsøg altid at give et for- og efternavn og det firma, de repræsenterer. Det er nyttigt at spørge, om han / hun har en aftale. Smit vil derefter give yderligere instruktioner om, hvor kunden skal vente, og hvor lang tid det tager. Du kan derefter fortælle den besøgende: "Mister Smit vil være der om et øjeblik". Eller: "Mr. Smit siger, at han er ved at afslutte et møde, og at han vil være der om 5 minutter. Sid venligst ned".

Metode 2 af 2: Del 2: Vær repræsentativ

1. Har en positiv holdning. Som nævnt ovenfor er receptionisten virksomhedens visitkort - kunderne ser dig først og besvarer spørgsmål fra folk, der ikke kan komme til kontoret. Ingen ønsker at blive mødt af et surt eller grumpet ansigt. Hav altid et smil på dit ansigt og en munter personlighed. Vær tålmodig med vanskelige kunder, selvom de går på dine nerver.
   • Selvom du har en meget vanskelig klient, skal du fortsætte med at minde dig selv om, at du har en stærk, glad personlighed. Fortæl dig selv, at de tager deres frustrationer ud over dig, men ved, at så længe du gør dit bedste for at imødekomme dem, er du ikke den, der gør noget forkert. Bedre at holde dig kølig end at eksplodere.
2. Hav en hilsen klar. Det er altid vigtigt at hilse på en venlig måde. Selvom du skal afslutte noget, før du kan hjælpe kunden, er det vigtigt at hilse på dem, så de ved, at de er blevet set, og at de vil blive hjulpet.
   • For eksempel kan du hilse med: "God morgen! Hvis du sætter dig ned, har jeg ret med dig!".
3. Vær høflig. Vær respektfuld. Behandl alle som om de var den vigtigste person til at gå ind på kontoret i dag. Dette er dit job - ingen bryr sig om, at du tilbragte timer i en trafikprop i morges, eller at du bare hældte kaffe over dine nye lædersko. Efterlad personlige bekymringer derhjemme. Få kunden til at føle sig godt tilpas og nyd at tale med dig.
4. Kjole repræsentant. Du repræsenterer et firma, så du skal se pænt ud. Invester i tøj, der matcher virksomhedskulturen. Hvis du er receptionist i en bestemt type forretning (for eksempel et tøjmærke) kan det være godt at bære tøj fra dette mærke. Tend til den konservative side, medmindre du arbejder et sted, hvor mode eller andre faktorer er vigtige.
   • Kontroller, om din virksomhed har specifikke regler for tøj. Din virksomhed kan have det fint med formelt arbejdstøj, men husk aldrig dig til kjole formelt (sweatpants bliver måske ikke værdsat).
5. Se altid pænt ud.

Tips

• Hold personlige ting adskilt fra arbejde. Det betyder også, at du ikke håndterer personlige samtaler og e-mails på arbejdspladsen. IT-afdelingen kan overvåge dine computeraktiviteter.
• Vær venlig over for ledere, se om du kan hjælpe dem, når du ikke har noget at gøre.
• Husk, hvem der betaler din løn, og vær altid respektfuld for dem.
• Find nogen, der kan holde øje med skrivebordet eller telefonen, når du har brug for at gå på toilettet, når du går ud til frokost, på ferie osv. På den måde vil der ikke være vrede mennesker, der venter på dig, når du kommer tilbage.
• Spørg kolleger, hvis du kan hjælpe med noget. Du kan få venner bedre ved at hjælpe end fjender ved at klage.
• Håndtering af post er ofte også en del af dit job. På din første dag skal du straks finde ud af, hvor det skal hen, hvem der leverer det, og hvornår.
• Vær altid villig til at lære en ny opgave. Alsidighed kan give dig meget.
• Skriv beskeder i to eksemplarer, og giv en kopi til den person, som meddelelsen er beregnet til. Eller brug en dagbog, det gør tingene lettere at finde, især hvis du leder efter et navn eller telefonnummer.

Advarsler

• Sig aldrig "Jeg vil ikke." Så mister du hurtigt dit job.
• Lad ikke som om du er god. Folk ser lige igennem det. Vær oprigtig interesseret, høflig og respektfuld. Hvis du ikke kan gøre dette, skal du ikke blive receptionist. Du nedtager virksomhedens omdømme. Så kig efter et kontorjob, hvor du ikke behøver at komme ud offentligt.
• Diskuter ikke med en kunde eller opkalder. Henvis ham / hende til en overordnet.