Indhold

• Trin
• Råd

Har du problemer med en bank, forsikringsselskab, statsbureau, arbejdsgiver eller skole? Har du brug for at sende dem et brev, der overbeviser dem om at gøre noget eller overtale dem til at hjælpe dig med et problem, men du er ikke sikker på, hvor du skal begynde at gøre det? Den følgende artikel vil guide, hvordan man skriver et effektivt overbevisende brev.

Trin

Del 1 af 4: Forbered

1. 

   Op ideer. Inden du begynder at skrive et brev, skal du tænke over, hvad du vil formidle gennem brevet, hvorfor du skriver dette brev samt eventuelle indvendinger, som modtageren måtte komme med efter dig. læse brev. At have en idé i tankerne først hjælper dig med klart at definere hovedindholdet i brevet samt forstå emnet, som brevet sigter mod.
   • Åbning af brevet med et sætningsmønster: Jeg vil overbevise "læseren" om "formålet". Erstat sætningen "læser" med den person, du sender brevet til, og "formål" med noget, du prøver at overbevise.
   • Når du har gennemført ovenstående trin, så spørg dig selv: Hvorfor? Understreg grunde til, at du ønsker, at læseren skal acceptere dine ønsker.
   • Når du først har anført årsagerne til det, skal du organisere dem efter betydning. Sæt alle de vigtige årsager i en kolonne og de grunde, der er mindre vigtige end i en anden kolonne. Dette trin hjælper med at opsummere information for at fremhæve vigtig og relevant information.

2. 

   
   
   Kend dit formål. Sørg for, at du ved nøjagtigt, hvad dine mål er. Hvad er de ting, du skal udføre, og hvad du vil have, at dine læsere skal gøre.
   • På samme tid skal du selv tænke over løsninger til løsning af de problemer, du tænker på.

3. 

   
   
   Forstå målbrevet. Analyse og forståelse af dit emne hjælper dig med at forme sammensætningen af ​​dit brev. Hvis det er muligt, skal du afgøre, om dine læsere sandsynligvis er enige eller uenige med dig, eller om de vil være på den neutrale side. Dette trin hjælper dig med at finde ud af, hvor du kan tænke dig mere.
   • Prøv at identificere den sande identitet på den person, du sender brevet til. Hvem er de, og hvad får dig til at tro, at de virkelig skal hjælpe dig? Vil dit brev bare blive ignoreret, eller vil det blive håndteret? Er modtageren i en høj position eller en med funktionen til at løse dette problem? Afhængigt af modtagerens position vil der være forskellige formuleringer.
   • Prøv at finde ud af, hvad læserens meninger og tanker om det emne, der diskuteres. Kan der opstå modstridende synspunkter mellem dig og dine læsere? Hvordan kan du præsentere sådanne synspunkter på en formel måde?
   • Find ud af, hvad der interesserer din læser med dit emne. Har de evnen til at håndtere? Er de direkte påvirket af dette emne? Hvor meget tid har de brug for at gennemgå dem?
   • Tænk over de typer bevis, du skal præsentere i dit essay for at overtale læseren.

4. 

   
   
   Undersøg emnet. Meget overbevisende sprog bør omfatte faktiske beviser og relaterede oplysninger. Sørg for, at du ser fra et andet perspektiv. Undersøg ikke bare problemet ud fra dit synspunkt, men nævn de modsatte synspunkter og deres fakta.
   • Brug faktiske kendsgerninger, logiske argumenter, statistikker og relevant bevis til støtte for dit krav.
   • I stedet for bare at insistere på, at den modsatte sides holdning er forkert, skal du forklare, hvorfor din holdning er korrekt og fortjener at blive overvejet.
   reklame

Del 2 af 4: Formatering af et brev

1. 

   Brug blokformat. Forretningsbreve har et unikt format. Når du læser et brev skrevet i det rigtige format, bliver læseren ikke distraheret på en eller anden måde. Omvendt, hvis du ikke ordner ordentligt, vil brevet give et dårligt indtryk af dig i læsernes øjne, og de kan muligvis smide dit brev til side.
   • Start med at bruge linjeskift og separate afsnit.
   • Lad os justere hvert afsnit. Med andre ord må du ikke indrykke afsnittet som når du skriver prosa eller essay.
   • En linje mellem afsnit.
   • Brug en standard skrifttype, normalt Times New Roman eller Arial med en skriftstørrelse på 12.

2. 

   Adressen placeres separat i begyndelsen af ​​brevet. Start med at skrive din adresse i bogstavets øverste venstre hjørne. Medtag ikke dit navn, men medtag kun adressen på gaden, byen, provinsen (brug "stat" for lande med stater som USA ...) og områdekode. Du kan også indtaste dit telefonnummer og din e-mail på de separate linjer nedenfor. Hvis du bor i Storbritannien, skal adressen være på højre side. Så en linje væk.
   • Indtast datoen. Måneder er skrevet i brevform efterfulgt af henholdsvis dato og år. Bemærk: Denne metode bruges i engelsktalende lande. I Vietnam bruger man ordren "Dag ... måned ... år ..."). Én linje.
   • 4. juni 2013
   • Indtast modtagerens navn og adresse. Prøv at specificere modtagerens identitet. Én linje.

3. 

   Åbn brevet med en hilsen. "Kære" med modtagerens navn er en accepteret velkendt forordsformular. Sørg for, at modtagerens navn er skrevet korrekt, så navnet i hilsenen matcher modtagerens navn i beskedoverskriften.
   • Brug titler som Mr. (Mr.), Ms. (Ms.), Professor (Dr.) sammen med modtagerens fornavn, når du henviser til efternavnet. Hvis du ikke er sikker på, hvilket navn du skal kalde en kvinde, skal du bruge "Ms. (Ms.)"
   • Brug altid et kolon efter en titel.
   • Efterlad en linje mellem hilsen og første afsnit
   • Kære professor Brown:

4. 

   
   
   Luk brevet med en konklusion. Før du skriver din afsluttende sætning, skal du tænke på brevet. "Tak" er en af ​​de grundlæggende typer af afsluttende sætninger, mens sætninger som "Venlig hilsen" er mere venlige. Tænk på, om dit brev matcher en respektfuld eller venlig afslutning. Uanset hvilken slags konklusion du vælger, skal du følge reglen om, at det første ord skal være stort og det næste ord er små bogstaver. Efter slutningen sætning er et komma.
   • Vælg "Hilsen (med respekt for dig)" for det formelle mailformat. "Med venlig hilsen", "Venlig hilsen", "Tak, (tak,)" eller "Med venlig hilsen (med venlig hilsen)" er afsluttende formularer. standard for forretnings-e-mail. "Bedste hensyn, (bedste,)", "bedste hensyn" eller "Hav en dejlig dag" er intime udtryk. og en mindre fjern følelse.
   • Lav plads til fire linjer til din signatur, før du skriver dit navn.
   • Tak skal du have,
   reklame

Del 3 af 4: Skrivning af breve

1. 

   
   
   Kort og kortfattet. Overbevisende bogstaver skal være korte og høflige. Iværksættere læser sjældent et brev, der er mere end en side langt, eller et brev med en irriterende tone. Vandre ikke, spred. Prøv at bruge klare, sammenhængende sætninger. Undgå uden for emnet, og giv unødvendige, marginale eller overdreven information.
   • Undgå at bruge alt for detaljerede sætninger. Brug for at bruge meget overbevisende forklarende sætninger. Sætningerne skal være korte, lette at forstå og lette at læse.
   • Skriv ikke for lange afsnit. Medtag ikke for meget information i hvert afsnit, da det får læseren til at føle sig deprimeret, når han læser brevet, ikke gå væk fra emnet eller prøv at gøre sagen mere forvirrende. Hold dig til de oplysninger, der er nært beslægtede i hvert afsnit, og gå videre til et andet, når du begynder at udvikle en ny idé.

2. 

   
   
   Angiv hovedideen i de første to sætninger. Start med en let og ligetil åbningssætning. Angiv dine ønsker (det vil sige hovedideen) i de første to sætninger.
   • Første afsnit skal kun bestå af to til fire sætninger.

3. 

   Andet afsnit skal understrege formålet med brevet. I dette afsnit skitseres dine tanker, krav eller mål. I stedet for at angive specifikke grunde, oplysninger eller indhold, skal du forklare fuldt ud din holdning, dine punkter, interesser eller anmodninger og forklare vigtigheden af ​​problemet. hvor indflydelsesrig det er på dig, der tvinger dig til at handle.
   • Husk at arrangere dit indhold på en rimelig, høflig måde med realistiske sætninger. Undgå at bruge for følelsesladet sprog, brug ikke tvangsord, brug ikke uhøflige sætninger med læserne (læsere her kan være enkeltpersoner eller organisationer) såvel som viser ikke uhøflighed over for modparten.

4. 

   Lav understøttende punkter i de næste afsnit. De næste par afsnit vil retfærdiggøre dit punkt ved at give ledsagende information og yderligere detaljer. Sørg for at give logiske, faktiske, rimelige, praktiske og juridiske detaljer. Giv ikke bare meninger, der er følelsesmæssige, overbevisninger eller simpelthen personlige ønsker. Få ikke læseren til at læse en lang historie; punkter skal fremføres hurtigt og præcist. Her er et par små taktikker, der hjælper dig med at opnå dette:
   • Citerer faktiske statistikker og begivenheder for at engagere læsere. Sørg for, at de præsenterede statistikker og fakta kommer fra pålidelige, legitime kilder, og at statistikken og fakta anvendes ærligt af dig i deres oprindelige sammenhæng. .
   • Citér forskningseksperterne for at vise, at de har en lignende opfattelse af dig i dette spørgsmål og modsætter sig den modsatte sides synspunkter. Disse eksperter skal have en pålidelig position inden for det område, de forsker på, og være i stand til at gøre opmærksom på det pågældende spørgsmål.
   • Angiv grundene til, at din anmodning skal godkendes. Metoden til at overbevise ved at forklare nogen, hvorfor du mener, at noget skal gøres, så de kan ændre mening mere effektivt end bare at bede dem om at gøre noget. . Forklar den aktuelle situation, og hvorfor den skal ændres.
   • Giv dine detaljer, specifikationer og forståelse af det emne, der taler om kravet. Nævn tidligere bestræbelser på at løse problemer eller manglen på handling.
   • Bevis relateret til det pågældende spørgsmål skal ledsages af et eksempel. Læg bevis, der får læseren til at se problemets størrelse.
   • Husk at begrænse det, du skal nævne i dit afsnit. Angiv din sag og situation på en enkel måde. Ikke for dybt ind i detaljerne, men det er nødvendigt at give nok nøgleindhold. Vælg kun de mest relevante statistikker, eksperter og udtalelser.

5. 

   Omvend den modsatte sides mening. Nøglen til at være i stand til effektivt at overtale nogen er at udfordre de modsatte meninger. Hvis du vil forudsige stødende argumenter eller spørgsmål fra læsere, kan du nævne dem i brevet. Find fælles grund med den modsatte side, eller kom med overbevisende synspunkter for at bakke op om din mening.
   • Sørg for, at du åbent anerkender forskellen mellem dit synspunkt og den anden side. Forsøg på at skjule dem vil kun svække dit argument. Fremhæv i stedet de værdier, oplevelser og problemer, som du har til fælles med den modsatte side.
   • Undgå at bruge fordømmende sprog. At sætte for meget følelser i ord reducerer retfærdigheden i dine argumenter. Et brev med for meget negativitet og dømmekraft kan hæmme dine læsers samtykke til dine meninger.

6. 

   Luk brevet ved at gentage din anmodning. Gentag din anmodning eller mening i slutningen af ​​meddelelsen. I dette afsnit kan du foreslå en løsning eller tage skridt til at løse problemet. Nævn i brevet, at du vil følge op på dette brev via telefon, e-mail eller ved selvkontrol.
   • At slutte med en veletableret sætning hjælper med at overbevise læseren om at læne sig mod dig eller i det mindste hjælpe dem med at se problemet mere tydeligt set fra dit synspunkt.
   • Medbring dine egne løsninger eller metoder. Enig om at gå på kompromis, ellers tager begge sider et skridt tilbage. Vis læseren, hvad du har gjort, og hvad du forbereder dig på at løse situationen.
   reklame

Del 4 af 4: Afsluttende trin

1. 

   Kontroller for fejl. Stavefejl og dårlige grammatiske strukturer er den første ting, der giver læserne et dårligt indtryk af dig. Først når artiklen ikke har nogen fejl, kan læseren fokusere på indholdet og ideen, som artiklen ønsker at formidle. Læs brevet igen flere gange, inden du trykker på sendeknappen. Læs brevet højt for at høre, om det går godt.
   • I tilfælde af behov skal nogen kontrollere stavefejl i dit brev (eller du kan bruge stavekontrolsoftware).

2. 

   Underskriv med din rigtige signatur. Underskriv brevet direkte, hvis du sender det i stedet for e-mail. Dette hjælper med at personalisere brevet og kontrollere, at brevet er skrevet af dig.

3. 

   Kopier andre vigtige mennesker. Hvis andre mennesker i virksomheden eller i en anden organisation har brug for at læse dit brev, skal du sende dem en kopi. Dette betyder at udskrive det tilsvarende antal personer, der skal sendes, underskrive de rigtige kopier og sende.

4. 

   Afsendere skal opbevare en kopi. Husk altid din registrering med oplysninger om, hvornår den blev sendt, og modtagerens oplysninger. Noter, hvad du skal gøre næste for at løse problemet, indtil problemet er løst. reklame

Råd

• Skal skrive i formel form. Modtageren af ​​brevet stoler ikke på dig, hvis du bruger et afslappet eller uformelt samtalsprog.Brug af formelt sprog hjælper også med at gøre brevet mere høfligt end brugen af ​​meningsløs slang!
• Brug mildt sprog. Folk har en tendens til at hjælpe dem, der er venlige over for dem.
• Ikke uden for emnet. Pas på ikke at tilføje ekstra information, der ikke er relevant for det emne, du taler om. I stedet skal du holde dig til det relevante indhold og ikke komplicere tingene. Brug rigtige fakta for at få dem til at skille sig ud.
• Brug kun punkttegn i det midterste afsnit, hvis nogle af trinene, handlingerne eller forslagene skal vises tydeligt.
• Brug standard engelsk til at skrive breve (til engelsktalende lande). Dette er ikke en tekst eller sociale medier; Dette er et formelt brev. Forkortelser, slang og emojis kan få din besked videre.
• Juster fokuspunkter i henhold til opfattelsen af ​​virksomheder eller agenter. En nonprofitorganisation og et stort selskab tænker måske anderledes.
• Behandl ikke dine læsere, som om de skylder dig noget og beder om noget fra dig. I stedet overbevis dem på et venligt og professionelt sprog.