Indhold

• Trin
• Del 1 af 2: Business Letter Format
• Del 2 af 2: Sådan skriver du et virksomhedsbrev
• Tips

Hvis du har din egen virksomhed, skal du sandsynligvis skrive forretningsbreve til dine kunder. Målene kan være forskellige: underretning om nye begivenheder eller betingelser, reaktion på kundeklager på virksomhedens vegne. Uanset årsagen til at skrive, er det vigtigt at bevare en professionel tone og forretningsstil til enhver tid.

Trin

Del 1 af 2: Business Letter Format

1. 1 Brug et professionelt brevpapir. Forretningsbrevet repræsenterer din virksomhed. I den forbindelse bør brevet have den passende form. Glem også at bruge dit firmas logo eller mærke.
   • Du kan oprette et brevhoved ved hjælp af færdige farveskabeloner til Microsoft Word. Brug et ægte firmalogo eller -mærke.
2. 2 Åbn en teksteditor. Alle virksomhedens forretningsbreve skal altid skrives på en computer.
   • Opret et nyt dokument, og indstil margenerne til 2,54 centimeter.
   • Brug et serif -skrifttype som Times New Roman, Georgia eller Arial. Så skriftstørrelsen bør ikke være mere end 12, men ikke mindre end 10. Fontens type eller størrelse bør ikke påvirke bogstavets læsbarhed negativt.
   • Brug afstand mellem en linje.
3. 3 Tilpas blokformen. Blokformularen er det mest almindelige format for virksomhedsbreve. Det er også det nemmeste at oprette og følge. Hvert element efterlades berettiget og adskilt af et mellemrum. I rækkefølge fra toppen af ​​siden til bunden skal et forretningsbrev indeholde følgende elementer:
   • Dagens dato eller den dato, brevet blev sendt. Glem ikke at inkludere datoen, fordi den bruges til regnskab af afsender og modtager samt til juridiske formål. Angiv den nøjagtige dato.
   • Afsenderens adresse. Dette er din adresse i standardformat. Hvis din adresse allerede er angivet i overskriften på brevet, kan du springe dette trin over.
   • Udgående adresse. Indtast navn og adresse på modtageren af ​​brevet. Du kan bruge adressen "Master" eller "Mistress". Så hvis modtageren er Nina Serova, kan du skrive både "Fru Nina Serova" og "Nina Serova".
   • Vær hilset. Du kan skrive “Kære fru Serova” eller “Kære Nina Serova”. Hvis du ikke er sikker på, hvem der vil læse brevet, skal du skrive “Dear Sirs”. Der er også en mulighed "Til orientering for alle interesserede parter", men den bør efterlades som en sidste udvej, hvis adressaten er ukendt.
   • Brevets hoveddel. Denne del vil blive diskuteret mere detaljeret i det næste afsnit.
   • Sidste del og underskrift. Skriv: "Med venlig hilsen" - eller: "Bedste ønsker."

Del 2 af 2: Sådan skriver du et virksomhedsbrev

1. 1 Definer din målgruppe. Brevets tone bør altid forblive professionel uanset publikum, men valget af ord og sproglige midler afhænger af brevets adressat. Hvis brevet er til en anden virksomheds HR -afdeling, skal der bruges et mere formelt sprog. Når du henvender dig til en bestemt klient, kan du ty til et uformelt og enkelt sprog.
   • Det vil også hjælpe dig med at undgå misforståelser. Brug ikke udtryk, der er uforståelige for læseren. For eksempel kender kunderne muligvis ikke de forkortelser, der bruges til rumprogrammet i din virksomhed, så brug dem ikke i dit brev.
   • Den vigtigste regel for virksomhedsskrivning er, at teksten skal være klar, kortfattet og høflig.
2. 2 Angiv formålet med brevet på den første linje. Overvej formålet med brevet. Vil du angive en ny kontoradresse? Minde kunden om gælden? Svar på klagen? Husk dette, når du skal skrive den første sætning i brevet. Brug ikke vag formulering og kom lige til sagen.
   • Skriv i første person, hvis du udtrykker din mening som virksomhedsejer. Skriv den anden person, hvis du taler på vegne af en virksomhed eller organisation.
   • Brug en entydig erklæring som: "Vi informerer dig hermed" - eller: "Vi ønsker hermed at vide følgende." Skriv i den første person, hvis du henvender dig som ejer af virksomheden som: "Jeg vil kontakte dig", - eller: "For nylig lærte jeg ..., så jeg vil ...".
   • For eksempel vil du (ejeren af ​​virksomheden) informere Nina Serova om en måneds gæld. Start dit brev således: "Jeg vil gerne meddele dig, at der fra marts 2015 er en gæld på din konto."
   • Hvis du er ansat i en virksomhed og reagerer på en kundeklager over din virksomheds rumprogram, skal du starte sådan: "Vi har modtaget dine kommentarer vedrørende vores Mars -koloniseringsprogram."
   • Nogle gange skal du fortælle læseren, at han vandt en konkurrence eller fik en plads på en uddannelsesinstitution. Start sådan: "Jeg er glad for at informere ...", - eller: "Vi er glade for at informere ...".
   • Hvis du har brug for at rapportere dårlige nyheder, skal du starte med denne sætning: "Med beklagelse informerer vi dig ...", - eller: "Efter grundig overvejelse blev det besluttet ...".
3. 3 Brug en gyldig stemme. I officiel tale bruges den passive stemme ofte, men det kan gøre bogstavets tekst ensformig eller uforståelig. En gyldig stemme gør det muligt at formidle information i en afgørende tone.
   • Et eksempel på en passiv stemme: "Hvilke trin kan der tages?" I dette tilfælde er emnet "trin" ikke handlingens udfører, men oplever handlingen på sig selv.
   • Eksempel på en gyldig stemme: "Hvilke trin kan vi tage?" I denne version bruges en aktiv stemme, som giver dig mulighed for klart og tydeligt at formidle ideen.
   • Nogle gange giver den passive stemme dig mulighed for at formidle dit budskab og ikke henlede for meget opmærksomhed på en fejl eller grimme kendsgerninger. Brug det kun i dette tilfælde. Normalt foretrækkes en gyldig stemme.
4. 4 Link til tidligere begivenheder eller kommunikation med læseren. Du har muligvis tidligere informeret Nina Serova om gælden. Læseren kunne udtrykke sin utilfredshed med dit rumprogram på den sidste konference. Hvis du allerede har kommunikeret, skal du minde om denne kendsgerning. Læseren vil kunne huske vigtige detaljer, og dit brev vil være meget vigtigere og mere presserende.
   • Brug sætninger som: "I henhold til det foregående brev fra ...", "Tak for din rettidige betaling i sidste måned," - eller: "Vi var glade for at høre dine konstruktive kommentarer på konferencen i maj."
5. 5 Kom med en anmodning eller tilbud hjælp. Giv en positiv tone med en høflig anmodning eller tilbud samarbejde i form af hjælp.
   • Lad os sige, at du ejer et firma og ønsker at overbevise en klient om at betale en gæld. Brug udtrykket: "Jeg ville være taknemmelig for din hjælp og øjeblikkelige betaling."
   • Hvis du skriver på vegne af en virksomhed, skal du bruge sætningen: "Vi vil gerne arrangere et personligt møde for dig med vores HR -chef."
   • Tilbyder også at besvare alle mulige spørgsmål og fjerne læserens tvivl. Eksempel: "Vi vil med glæde besvare ethvert af dine spørgsmål eller afklare tvivl om betaling", - eller: "Vil du vide flere detaljer om vores program?"
6. 6 Fuldfør brevet. Brug en opfordring til handling fra din side eller kundens side. Dette kan være en anmodning om at betale gælden inden for en bestemt tidsramme eller et tilbud om at arrangere et møde med en klient.
   • Skriv et forslag med håb om at kommunikere i fremtiden: "Ser frem til at møde dig på budgetmødet i næste uge," - eller: "Vi vil med glæde diskutere alle disse aspekter med dig mere detaljeret, når vi mødes på vores kontor . ”
   • Angiv, om der er vedlagt dokumenter til brevet. Tilføj en sætning som: "Vi sender dig en faktura for sidste måned," - eller: "En kopi af rumprogrammet er vedhæftet brevet."
   • Brug en afsluttende sætning til sidst. Det er bedst for kunderne at skrive: "Med venlig hilsen", - eller: "Bedste ønsker."
   • Brug ordlyden "Hilsen" i formelle breve til fremmede.
   • Skriv: "Alt godt", hvis du kender eller samarbejder med en person.
7. 7 Ret fejlene. Korrekt formatering og formulering spiller ingen rolle, hvis der er grammatiske fejl i brevet!
   • Prøv at finde alle tilfælde af den passive stemme og foretag de passende justeringer.
   • Vær opmærksom på lange og forvirrende sætninger. I et forretningsbrev gælder reglen "Bedre mindre er bedre", så lange sætninger bør kasseres.

Tips

• Udskriv brevet på uforet A4 -papir. Hvis mailing, fold brevet tre gange og læg det i en standard kuvert.