Indhold

• Trin
• Metode 1 af 2: Sådan skriver du en organisationsændringsplan for ændringer
• Metode 2 af 2: Sådan spores ændringer i ethvert projekt
• Anbefalinger

Der er to typer ændringsstyringsplaner. En af dem tager højde for ændringens indvirkning på organisationen og har til formål at understøtte overgangsperioden. En anden type plan giver dig mulighed for at spore fremdriften i et enkelt projekt, fange afvigelser eller ændringer i projektets forløb og omfang. Målet med begge planer er klart og tydeligt at formulere, hvad der præcist skal gøres.

Trin

Metode 1 af 2: Sådan skriver du en organisationsændringsplan for ændringer

1. 1 Angiv årsagerne til ændringen. Angiv de faktorer, der har påvirket beslutningen om at gennemføre ændringen, såsom lav produktivitet, ny teknologi eller en ændring i organisationens mission.
   • En tilgang er at beskrive den aktuelle situation i organisationen, og hvilken tilstand den vil føre til i fremtiden den skitserede plan.
2. 2 Angiv typen og omfanget af ændringer. Beskriv kort arten af ​​de forventede ændringer inden for projektet. Angiv præcis, hvad ændringen vil påvirke: jobansvar, processer, politik og / eller organisationsstruktur. Angiv de afdelinger, teams, systemer og andre komponenter i organisationen, der vil blive påvirket af de kommende ændringer.
3. 3 Angiv, hvilken interessent der støtter dette projekt. Angiv alle interessenter, der vil blive påvirket af implementeringen af ​​denne plan, f.eks. Topledelse, projektleder, projektsponsor, slutbrugere og / eller virksomhedens medarbejdere. Angiv for hver kategori, om disse interessenter støtter forandringsprojektet.
   • Prøv at afspejle disse oplysninger i tabellen for større klarhed og klarhed. For eksempel kan metrik som bevidsthed, støtte og indflydelse tages som en nyttig skabelon og rangeres som høj / medium / lav for hver interessentgruppe.
   • Hvis det er muligt, skal du gennemføre ansigt til ansigt interviews for at opbygge interessentstøtte.
4. 4 Opret et forandringsledelsesteam. Dette team er ansvarligt for at kommunikere information til alle interessenter, lytte til deres bekymringer og sikre, at ændringer gennemføres så problemfrit som muligt. Vælg personer, som organisationen har tillid til og respekteret, og som har gode kommunikationsevner.
   • Dette gælder også for ledelsesniveau. Fremhæv ledernes opmærksomhed på, at de ikke kun skal blive enige om planen, men også aktivt skal fremme forandringer.
5. 5 Udvikle en konceptuel tilgang til styring af organisationen. Den fulde støtte fra influencers i organisationen er afgørende for en vellykket implementering af forandringer. Lad hver leder sige deres mening om forandring og opmuntre alle til at spille en aktiv rolle for at få succesfuld forandring.
6. 6 Lav en plan for hver interessentgruppe. Vurder hver enkelt interessentgruppes risici og bekymringer, herunder dem, der understøtter ændringer. Opdel opgaverne mellem medlemmerne af forandringsledelsesteamet for at løse disse spørgsmål.
7. 7 Lav en kommunikationsplan. Kommunikation er den vigtigste komponent i forandringsledelse. Kommuniker så ofte som muligt med alle, der er involveret i forandringsprocessen. Fremhæver ubarmhjertigt årsagerne til ændringen og de fordele, den vil medføre.
   • Interesserede parter bør være i stand til at kommunikere personligt for at sikre tovejskommunikation. Ansigt til ansigt møder er afgørende.
   • Informationskilden bør være den øverste ledelses sponsor, hver medarbejders linjechef og enhver yderligere virksomhedsrepræsentant, som interessenterne har tillid til. Alle oplysninger skal udføres på en ensartet måde.
8. 8 Spor modstand. Ændringer modtages altid med fjendtlighed. Dette sker på individuelt plan, så tal med interessenter personligt for at identificere årsagen til modstand. Spor klager og klager, så ændringsledelsesteamet kan løse problemer rettidigt. De mest almindelige problemer af denne art omfatter:
   • Manglende motivation til at ændre sig eller mangel på en hastende følelse.
   • Manglende forståelse for det store billede eller årsagerne til, at ændringer er nødvendige.
   • Manglende input til processen.
   • Usikkerhed om fremtiden, fremtidige ansvarsområder eller krav til fremtidigt ansvar.
   • Manglende ledelse til at opfylde forventninger til implementering af ændringer eller kommunikation.
9. 9 Fjern forhindringer. Svaret på de fleste klager bør være yderligere oplysninger eller ændringer i kommunikationsstrategien om specifikke spørgsmål. I andre tilfælde kan det være nødvendigt med yderligere trin, som skal inkluderes i din plan eller overlades til ændringsledelsesteamet for at gennemføre efter behov. Overvej, hvilket af følgende der kan være relevant for din organisation:
   • I tilfælde af ændringer i jobansvar eller arbejdsprocesser er det nødvendigt at fokusere på personalets uddannelse.
   • Hvis du forventer et fald i teammoralen eller en alt for stressende overgang til et nyt miljø, skal du ødelægge atmosfæren med en virksomhedsbegivenhed eller medarbejderbelønning.
   • Hvis interessenter ikke er motiveret til at ændre, udvikle et incitamentsystem.
   • Hvis interessenter føler sig overbord, skal du holde et møde for at få deres feedback og justere din plan i overensstemmelse hermed.

Metode 2 af 2: Sådan spores ændringer i ethvert projekt

1. 1 Definer roller i forandringsledelse. Angiv alle de roller, der er nødvendige for dette projekt. Beskriv det ansvar og de færdigheder, der kræves for hver rolle. Inkluder som minimum en projektleder, der skal implementere ændringer på daglig basis, og en projektsponsor, der skal spore overordnede fremskridt og træffe beslutninger om forandringsledelse på ledelsesniveau.
   • Ved større projekter i en stor organisation skal du dele projektledelsesrollen mellem flere mennesker med forskellige baggrunde.
2. 2 Brug ændringskontrolpanelet. Projekter i software har typisk et dashboard til ændringskontrol, som medlemmer af hver interessentgruppe kan få adgang til. Sådan software muliggør automatisk afstemning af ændringsanmodninger, hvilket eliminerer dette ansvar for projektlederen samt informerer interessenter om beslutninger. Denne tilgang fungerer godt i projekter med et stort antal interessenter samt i de projekter, der kræver regelmæssig revision af projektets omfang og mål.
3. 3 Udvikle en proces til implementering af ændringsanmodninger. Overvej, hvordan ideen omsættes til virkelighed, når nogen på teamet identificerer det nødvendige trin. Beskriv denne proces og koordiner den på forhånd med hele teamet. Her er et eksempel:
   • Et teammedlem udfylder en formular til ændringsanmodning og videresender denne anmodning til projektlederen.
   • Projektlederen registrerer denne anmodning i den generelle forespørgselsliste og noterer anmodningens status, når der træffes en beslutning om at implementere en idé eller opgive den.
   • Lederen udsteder et teammedlems opgave at udarbejde en mere specifik plan under hensyntagen til de nødvendige ressourcer.
   • Projektlederen sender planen til godkendelse til projektsponsoren.
   • Ændringen gennemføres. Interesserede parter informeres regelmæssigt om den aktuelle situation.
4. 4 Opret en ændringsanmodningsformular. Hver ændringsanmodning skal registreres i den generelle liste over anmodninger og indeholde følgende:
   • datoen for ændringsanmodningen
   • Skift anmodningsnummer tildelt af projektlederen
   • navn og beskrivelse
   • anmoders navn, e -mail -adresse og telefonnummer;
   • prioritet (høj, medium, lav). Planer for øjeblikkelig forandring kræver en klar tidslinje;
   • produkt- og versionsnummer (til softwareudviklingsprojekter).
5. 5 Registrer yderligere oplysninger i anmodningsloggen. Anmodningsloggen bør også afspejle de nuværende beslutninger og gennemførelsesforanstaltninger. Ud over de oplysninger, der er angivet i anmodningsformularen, bør følgende data også indeholde her:
   • et mærke på resultaterne af godkendelsen (godkendt eller annulleret)
   • underskrift af den person, der godkendte anmodningen
   • gennemførelsesperioden for ændringen
   • slutdatoen for ændringsprojektet.
6. 6 Spor store ændringer. Udover at holde styr på projektstatus på daglig basis, vil det være nyttigt at holde styr på alle større beslutninger for et givet projekt. Optegnelser som disse gør det lettere at spore langsigtede projekter eller projekter, i løbet af hvilke ledelsesændringer finder sted. Disse oplysninger bruges også til at informere kunder og topledelse. For eventuelle ændringer i tidspunktet, omfanget eller kravene til et projekt, prioriteter eller strategi, skal du være opmærksom på følgende oplysninger:
   • Hvem tog beslutningen.
   • Da beslutningen blev truffet.
   • En kort beskrivelse af årsagerne til beslutningen og implementeringsprocessen. Vedhæft alle dokumenter, der er relateret til denne proces.

Anbefalinger

• Skab tillid og engagement blandt både dine medarbejdere og kunder. Ændringer har en tendens til at få folk til at føle sig utilpas. At vise folk, at du er forpligtet til at handle i deres bedste interesse, kan hjælpe dig med at få deres støtte.