Indhold

• At træde
• Del 1 af 4: Ændring af din tilgang
• Del 2 af 4: Skære ned på bulk-e-mail
• Del 3 af 4: Indstil dine egne filtre
• Del 4 af 4: Ændring af dine vaner
• Tips
• Advarsler

Hvis du stoler på e-mail som den vigtigste form for kommunikation, kan du have hundreder af ulæste beskeder i din indbakke. At vade gennem denne sump og prøve at finde ud af, hvilke e-mails der er værd at læse, kan være ekstremt frustrerende. For at undgå at skulle håndtere et bjerg af e-mails hver dag, skal du prøve at reducere antallet af e-mails, du modtager. Så det er vigtigt at begrænse antallet af e-mails, du modtager, til dem, der er af interesse for dig.

At træde

Del 1 af 4: Ændring af din tilgang

1. Lær dit e-mail-program at genkende spam. Marker meddelelser, som du betragter som spam, så de automatisk stopper i din indbakke i fremtiden. Når du modtager spam, skal du vælge beskeden og markere den som spam. Dette markerer afsenderen som en spammer, og alle efterfølgende meddelelser ender i spam-mappen.
   • De fleste webmail-klienter (såsom Gmail og Hotmail) har allerede et spamfilter indbygget, der automatisk flytter spam fra din indbakke til spam-mappen. Spamfiltre er i stand til at genkende spam ved deres tekst og et stort antal modtagere.
   • Spam-beskeder er tilfældige, massesendte e-mails, ofte med henblik på markedsføring eller en fidus.
   • Da spam-beskeder kan indeholde vira, er det en god ide ikke at åbne beskeden for at markere den som spam. Det er bedre bare at slette mailen i stedet for at få en virus, fordi du vil markere en besked som spam som spam.
2. Prøv en anden e-mail-tjeneste. Andre e-mail-klienter kan undertiden have mere kraftfulde spamfiltre og andre funktioner. Hvis du ikke er imponeret over din e-mail-tjeneste, kan du prøve en anden.
   • Gmail anses generelt for at være en af ​​de mere effektive, når det gælder filtrering af spam, og har mange tilgængelige værktøjer, der hjælper dig med at administrere dine e-mails.
   • Hvis din e-mail-adresse kræver, at du bruger en bestemt klient, men du stadig vil prøve en anden, skal du videresende din e-mail, så du kan modtage e-mails på den anden adresse via en anden klient.
3. Undgå websteder og tjenester, der beder om en e-mail-adresse. Videresend kun din e-mail til websteder, som du stoler på og er kendt for. Giv aldrig din e-mail-adresse ud, medmindre den er virkelig vigtig. En e-mail-adresse er en af ​​dine personlige former for kontakt, f.eks. Dit mobil- eller fastnettelefonnummer. At være ansvarlig, når du tilmelder dig websteder, hjælper ofte med at reducere e-mails.
   • Selvom et websted, hvor du efterlader en e-mail-adresse, muligvis ikke e-mailer dig selv, kan det ske, at de sælger til en anden virksomhed, der derefter sender dig spam.
   • Virksomheder, hvor du efterlader din e-mail-adresse uden for internettet, kan også gøre det. Vær især forsigtig med berygtede organisationer som rejsebureauer og lodtrækninger. Fordi de ved nøjagtigt, hvad du leder efter, vil de hurtigt videresælge dine data til relaterede virksomheder eller tjenester.
4. Send ikke din e-mail-adresse på websteder. Du kan undertiden blive fristet til at sende din e-mail-adresse på et websted. Dette kan være dit eget websted eller som svar på et andet websted (såsom nyhedswebsteder eller blogs). En anden almindelig fejl er at sende din e-mail-adresse på fora. Der er trolde, der gennemsøger internettet efter e-mail-adresser og derefter sælger disse adresser til virksomheder, der sender spam. Ved at tage et par forholdsregler kan du sikre dig, at dette ikke sker.
   • En hyppigt anvendt løsning er at afmelde e-mailen fuldstændigt i stedet for som en e-mail-adresse. Så for eksempel bliver "[email protected]" til "jackjohn på email dot com".
   • Hvis du vil sende din e-mail-adresse på dit eget websted, skal du oprette et link, der automatisk genererer en e-mail til dig i stedet for at angive e-mail-adressen. Dette kaldes et link "mailto:".

Del 2 af 4: Skære ned på bulk-e-mail

1. Afmeld nyhedsbreve. Bortset fra spam er nyhedsbreve en af ​​de vigtigste faktorer, der bidrager til en stor tilstrømning af e-mail. Når du opretter konti på forskellige sider (såsom aviser og onlinebutikker, hvor du nogensinde har købt noget), hvor du skal angive en e-mail-adresse, abonnerer disse websteder dig automatisk på deres nyhedsbreve.
   • For at stoppe modtagelsen af ​​nyhedsbreve er alt, hvad du skal gøre, at åbne og rulle ned i meddelelsen. Det er obligatorisk at placere et link i bunden af ​​et nyhedsbrev, der gør det muligt for modtageren at afmelde sig nyhedsbrevet. Klik på linket Afmeld eller Afmeld, så fjernes din e-mail-adresse fra adresselisten, så du ikke længere modtager nyhedsbreve fra dette websted.
   • Dit spamfilter filtrerer ikke disse meddelelser ud, fordi de kommer fra legitime websteder.
2. Skift dine sociale medieindstillinger. Sociale mediekonti som Facebook og Twitter er ofte oprettet til at sende dig e-mails hver gang du modtager en besked, nævner, kan lide, fav eller kommentar. Hvis du er træt af at spilde din tid på at kontrollere din mobil, hver gang det indikerer, at en lignende er ankommet, skal du ændre dine kontoindstillinger, så du kun får besked, når der sker noget vigtigt, eller så du slet ikke modtager underretninger om begivenheder.
   • I stedet for at modtage disse konstante meddelelser er det bedre at manuelt kontrollere din konto for aktiviteter i slutningen af ​​dagen. Dette er bedre end at vade gennem et hav af e-mails.
3. Opret en separat e-mail-adresse til spam. En anden mulighed, hvis du bruger mange websteder, hvor du skal angive en e-mail-adresse, eller du vil modtage standard bulk-beskeder, er at anmode om en separat e-mail-adresse for at modtage de specifikke meddelelser. Giv dette videre til websteder og virksomheder, og brug din private eller forretningsmæssige e-mail, som den er beregnet til.
   • Du kan også vende om og anmode om en ny e-mail-adresse til privat og forretningsbrug.

Del 3 af 4: Indstil dine egne filtre

1. Opret dit eget filter. De fleste webmail-klienter har en filtermulighed til at filtrere meddelelser ud. Beskedfiltre fungerer på samme måde som spamfiltre, bortset fra at førstnævnte indstilles manuelt af brugeren. Du kan oprette et filter til specifikke e-mail-adresser på en sådan måde, at det hver gang du modtager en besked fra den konto, automatisk ender i papirkurven.
   • For at oprette filtre skal du gå til dine kontoindstillinger og vælge indstillingen "Filter". Nu kan du angive den e-mail-adresse, der skal filtreres ud, og hvor den skal omdirigeres til (f.eks. Til papirkurven eller en bestemt mappe på din konto).
2. Filtrer efter afsender. Hvis du konstant får uønskede e-mails fra bestemte e-mail-adresser (som de irriterende daglige vittigheder, du får fra en munter kollega eller klassekammerat), skal du overveje at filtrere dem ud af din indbakke. I dette tilfælde vil du sandsynligvis filtrere efter afsenderens e-mail-adresse og ikke efter webstedet. Du kan derefter sikre, at beskederne fra disse e-mail-adresser ender i en separat mappe eller flyttes til junk mail.
3. Filtrer efter emne. Hvis spam formår at komme igennem netværket af standardfiltre, kan du vælge at oprette dine egne filtre og kontrollere for almindelige spamfraser. Her filtrerer du på indholdet af emnelinjen i e-mail-beskeden.
   • Eksempler kan omfatte de følgende ord "Cialis", "Viagra" eller "penis".
   • Sørg for, at du ikke bruger ord, der nogle gange er rigtige og nogle gange forkerte. Du er muligvis træt af e-mails om tilbud, men det er ikke en god idé at bruge ordet "tilbud" som en grund til at sende en besked til papirkurven. Det kan ske, at du er interesseret i et bestemt tilbud.
4. Filtrer efter indhold. En anden mulighed er at oprette filtre, der kontrollerer indholdet af en e-mail for søgeord eller udtryk, og derefter omdirigere denne e-mail, hvis det er nødvendigt. Dette er nyttigt, hvis du er træt af at få e-mails om et bestemt emne, der er meget i nyhederne, eller hvis du ved, at der kommer mange meddelelser om, hvad der foregår.
   • Antag for eksempel, at du driver et modefirma, og du lige har lanceret en ny skjorte til hitserien "Rainbow Unicorn Fighting Squad". Du kan oprette et filter, så meddelelser om den trøje videresendes til en speciel mappe, så du kan håndtere disse e-mails uden at miste oversigten over de andre vigtige e-mails, du får i.

Del 4 af 4: Ændring af dine vaner

1. Tjek din e-mail på bestemte tidspunkter. Det er alt for let at bruge meget tid på at kontrollere alle dine e-mails hele dagen. Dette er et almindeligt problem, især i et kontormiljø. Derfor er det en god ide at prøve at ændre dine vaner og bruge mindre tid på at behandle din e-mail. Sæt grænser, og giv dig kun 2 eller 3 korte øjeblikke i løbet af dagen, så du kan kontrollere din e-mail.
   • Kontroller f.eks. Din e-mail kl. 9, 13:30 og 17:00, og brug ikke mere end 10 minutter ad gangen.
   • Hvis du er ejer af en virksomhed eller en leder, kan du også pålægge personalet disse regler for at øge produktiviteten.
2. Undgå at maile for at være høflig. Det er dårlig praksis at svare på e-mail som en høflighed. De behandler det som en samtale, men det får bare alle til at få endnu mere e-mail. Føler dig ikke tvunget til at svare på en e-mail med noget som "Hav en dejlig dag" eller "Tak."
   • Svar kun for at angive, at du har modtaget beskeden, hvis det er vigtigt. For eksempel, hvis nogen har sendt dig noget papirarbejde, skal du kun svare ved at returnere det afsluttede eller kontrollerede arbejde eller e-maile dem, når de kan forvente det.
3. Prøv at kommunikere gennem andre kanaler så meget som muligt. E-mails er nyttige til hurtige, korte beskeder. Den slags, hvor det ikke tager mere end to eller tre meddelelsesudvekslinger at afslutte en samtale. Hvis det er nødvendigt at sende mange flere beskeder, er det mere bekvemt at håndtere dette over telefonen eller lave en aftale med den pågældende, så du sparer hinanden alle e-mails og meget tid.
4. Begræns antallet af beskeder, du kan sende pr. Dag. Hvis du vil hjælpe med at reducere den tid, du bruger på e-mail, og mængden af ​​e-mails, som andre skal læse, kan du prøve at sætte en grænse for antallet af e-mails, du kan sende om dagen. Dette får dig til at tænke bedre over, hvilke beskeder der er eller ikke er vigtige nok til at sende.
   • For eksempel, hvis du snart skal sende en besked til din chef, er det måske mindre sandsynligt, at du fortæller alle, at din datter har startet en ny virksomhed.
   • Hvis du vil sende den samme besked til alle, er der bedre metoder. Prøv at fange en post-it på alles madkasse i køleskabet, for eksempel.

Tips

• Der er tilfælde, hvor du stadig modtager nyhedsbreve selv efter afmelding. Når dette sker, skal du logge ind direkte på det websted, hvor nyhedsbrevet kom fra, og gå til dine kontoindstillinger for at stoppe med at modtage e-mails.
• Da de fleste web-e-mail-klienter er gratis, er der kun en begrænset mængde lagerplads til dine e-mails på deres servere. Derfor giver det mening at opretholde en ren postkasse.

Advarsler

• Tjek din spam-mappe nu og da for at sikre dig, at du ikke har gået glip af noget vigtigt.