Indhold

• At træde
• Del 1 af 2: Beslut, hvilken type rapport du vil skrive
• Del 2 af 2: Skrivning af en forretningsrapport

Forretningsrapporter er et af de mest effektive kommunikationsmidler i nutidens erhvervsliv. Der er flere formål med en forretningsrapport, og virksomheder eller enkeltpersoner kan bruge den til at træffe vigtige beslutninger. For at skrive en effektiv forretningsrapport skal du først forstå, hvad det er, og hvordan det kan bruges.

At træde

Del 1 af 2: Beslut, hvilken type rapport du vil skrive

1. Præsenter en idé. En rapport, der præsenterer en idé, kaldes en anbefalingsrapport / rådgivende rapport. Du kan bruge disse rapporter til at rådgive ledelsen eller andre vigtige beslutningstagere. Denne rapport har normalt et resumé og et organ. Resumeet understreger dit råd.
   • Du vil muligvis have en 3D-printer til din afdeling. For at overbevise din manager om at købe en, kan du skrive en rådgivende rapport, der formelt beder ledergruppen om en printer.
2. Præsenter risiciene ved en bestemt mulighed. En undersøgelsesrapport kan hjælpe med at bestemme risikoen ved en bestemt handling. Denne rapport hjælper en virksomhed med at se, hvilke mulige konsekvenser den kan forvente. Denne rapport inkluderer en introduktion, midtersektion og konklusion. Indledningen fremhæver det problem, der undersøges. Den midterste sektion bruges til at diskutere fakta og resultater af undersøgelsen. Og konklusionen opsummerer det hele.
   • Antag, at medicinalfirmaet X ønsker at samarbejde med medicinalfirmaet Y, men stadig har forbehold. Virksomhed X ønsker ikke at samarbejde med et firma, der har (haft) økonomiske problemer nu eller tidligere. Virksomhed X foretager en undersøgelse og bruger en forskningsrapport til detaljeret at diskutere de økonomiske oplysninger om firma Y og dets direktører.
3. Præsenter overholdelsesoplysninger for et styrende organ. Denne rapport, kaldet en compliance-rapport, hjælper virksomheder med at demonstrere deres ansvar. En virksomhed bruger en overensstemmelsesrapport for at bevise over for et styrende organ (byråd, regering osv.), At den følger alle gældende love / regler, og at den bruger penge klogt. Denne rapport indeholder en introduktion, et organ og en konklusion. Indledningen indeholder normalt en oversigt over de vigtigste kapitler i rapporten. Den midterste sektion indeholder de specifikke data, fakta osv., Som det styrende organ har brug for at vide. Konklusionen opsummerer alt.
   • CALPERS (California Workers 'Pension Plan) måtte demonstrere over for bestyrelsen, at den i 2010 fulgte alle gældende love og regler. CALPERS udarbejdede en årlig overholdelsesrapport for at demonstrere deres årlige aktiviteter.
4. Præsentere gennemførligheden af ​​en idé eller et foreslået projekt. En forskningsrapport, der bestemmer, om en idé fungerer eller ej, kaldes en gennemførlighedsundersøgelse. Denne rapport skal indeholde et resumé og organ. Resumeet præsenterer ideen. Kroppen indeholder fordelene, potentielle problemer og relaterede omkostninger ved ideen. En virksomhed kan bruge en gennemførlighedsundersøgelse til at besvare spørgsmål som disse:
   • Kan dette projekt gennemføres inden for budgettet?
   • Er dette projekt rentabelt?
   • Kan dette projekt gennemføres inden for tidsrammen?
5. Præsenter forskningsresultater fra andre undersøgelser. Denne form for forskningsrapport præsenterer en undersøgelse af et bestemt problem. Det giver et detaljeret perspektiv på et meget specifikt problem. Rapporten skal indeholde et resume (resume), en introduktion, metoder, resultater, konklusion og en anbefaling. Det bør også nævne kilderne til de citerede undersøgelser.
   • For eksempel kan en virksomhed foretage en virksomhedsundersøgelse for at afgøre, om rygning i medarbejderloungen skal elimineres. Den person, der skriver forskningen, skal udarbejde en forskningsrapport.
6. Hjælp en virksomhed med at forbedre politikker, produkter eller processer gennem overvågning. Denne rapport, kaldet en periodisk rapport, skrives med jævne mellemrum, for eksempel ugentligt, månedligt, kvartalsvis osv. Den undersøger effektivitet, fortjeneste og tab eller andre målbare tal over et valgt interval.
   • For eksempel kan en salgsmedarbejder hos en farmaceutisk virksomhed give en månedlig oversigt over hans eller hendes salgsopkald.
7. Rapport om en specifik situation. En specifik situation - i modsætning til et bestemt interval - kræver en situationsanalyse. En situation kan være så enkel som de oplysninger, der præsenteres på en konference, eller så kompliceret som en rapport om reaktionen på en naturkatastrofe. Disse rapporter indeholder en introduktion, organ og konklusion. Brug introduktionen til at beskrive begivenheden, og giv en kort forhåndsvisning af, hvad du vil diskutere i det midterste afsnit. Konklusionen diskuterer de handlinger, der er truffet eller nødvendige i situationen.
   • For eksempel: et regeringsorgan ønsker en situationsanalyse / rapport efter en orkan.
8. Præsenter forskellige løsninger på et problem eller en situation. Brug en evalueringsrapport til at give forskellige løsninger til en given situation. Baseret på resultaterne kan forfatteren foreslå en bestemt handling eller handling. Rapporten skal indeholde en introduktion, organ og konklusion. Indledningen angiver formålet med rapporten. Den midterste sektion præsenterer situationen eller problemet efterfulgt af mulige løsninger / alternativer. Konklusionen afslører den bedste løsning eller det bedste alternativ.
   • For eksempel: VDL Nedcar ønsker at oprette en fabrik i Asien. Rapporten kan give tre landemuligheder baseret på virksomhedens behov. Rapporten kan derefter konkludere, hvilket af de tre lande der er det bedste sted for et nyt anlæg.

Del 2 af 2: Skrivning af en forretningsrapport

1. Bestem dit mål og format. Spørg dig selv, hvad du vil opnå med rapporten. Vælg en af ​​rapporterne som nævnt ovenfor baseret på det ønskede mål.
   • Lav et nøjagtigt mål uanset svaret. Hvis det er rodet, vil din rapport kun forvirre din læser, hvilket påvirker rapportens pålidelighed.
   • For eksempel vil du have et større reklamebudget for din afdeling. Fokuser din rapport på det aktuelle annonceringsbudget, og hvordan du kan bruge et større budget effektivt.
2. Find ud af, hvem din læser er. Din læser kan være en ekstern part (en person, der ikke arbejder inden for din virksomhed) eller nogen inden for din virksomhed. Tænk på din læsers viden om emnet, og hvor sikker han / hun er på det. Tænk også på, hvordan læseren vil bruge oplysningerne i rapporten.
   • Husk, uanset din læser, intet taler mere tydeligt til en virksomhed eller klient end penge.
   • Antag for eksempel, at du vil implementere et program til din afdeling, hvor funktionelle opgaver deles. Du beslutter, at din målgruppe består af HR-direktøren for virksomheden, CEO og COO. Tænk på, hvor meget de måske allerede ved om disse typer programmer. Svaret på det sætter tonen for rapporten. Hvis virksomheden aldrig har tænkt over et sådant program, skal rapporten være både informativ og strategisk. Hvis virksomheden har tænkt over det før, skal rapporten være mindre informativ og mere overbevisende.
3. Beslut hvad du skal lære. Den sværeste del af at skrive en forretningsrapport er ikke selve skrivningen. Det samler konklusionen og indsamler de nødvendige data til støtte for denne konklusion. Dette kræver en række færdigheder, herunder dataindsamling og markedsanalyse. Hvad har du - og i sidste ende ledelsen - brug for at være i stand til at træffe en informeret beslutning om emnet?
4. Indsaml de korrekte data til din rapport. Det er vigtigt, at dine data kommer fra grundig forskning; Ellers risikerer du at påvirke pålideligheden. Dataindsamlingen afhænger af den type rapport, du skriver. Sørg for at bruge nøjagtige indikatorer, der er relevante for formålet med rapporten.
   • Du kan finde data internt, hvilket betyder, at du kan indsamle dem ret hurtigt.For eksempel kan du ringe til salgsafdelingen for at få salgstal, så du hurtigt kan behandle dine data i din rapport.
   • Eksterne data kan også være tilgængelige internt. Hvis en afdeling allerede har foretaget en kundeanalyse, kan du låne den. Du behøver ikke selv at undersøge. Dette varierer efter virksomhed, men forfatteren af ​​en forretningsrapport behøver normalt ikke foretage den indledende undersøgelse.
   • For eksempel, hvis du skriver en anbefaling / rådgivende rapport, skal du undersøge alle fordelene ved din foreslåede idé og indarbejde disse resultater i din rapport.
5. Kompilér din rapport. Hvordan du sammensætter din rapport afhænger af dit mål. For eksempel udarbejder du en overholdelsesrapport anderledes end en gennemførlighedsundersøgelse. Når du først har en idé om, hvordan du vil sammensætte din rapport, kan du skrive indholdet.
   • Opdel relevante data i forskellige kapitler. En forretningsrapport bør ikke være en strøm af tal og information. Opdeling af data i separate kapitler er vigtig for en vellykket skrevet forretningsrapport. Hold f.eks. Salgstallene adskilt fra kundeanalysen, og giv dem en separat titel.
   • Brug overskrifter til at strukturere rapporten, så den hurtigt kan læses som en uafhængig undersøgelse, mens du understøtter rapportens grundlæggende formål.
   • Da nogle dele er afhængige af analysen eller input fra andre, kan du ofte arbejde på delene hver for sig, mens du venter på analysen.
6. Træk konklusioner med specifikke anbefalinger. Træk klare konklusioner, der følger logisk af dataene i rapporten. Giv en klar anbefaling om den bedste politik baseret på konklusionen.
   • Eventuelle mål bør omfatte specifikke og målbare handlinger. Skriv ned ændringer i jobbeskrivelser, tidsplaner eller omkostninger, der kræves for at implementere den nye plan. Hver erklæring skal straks demonstrere, hvordan den nye metode hjælper med at nå det mål / den løsning, der er givet i rapporten.
7. Skriv ledelsesoversigten. Resuméet skal være på rapportens første side, men det skal være det sidste, du skriver. Resuméet skal præsentere dine resultater og konklusioner og give en kort oversigt over, hvad nogen vil læse, hvis de vælger at læse hele rapporten. Som en trailer i en film eller et abstrakt i et akademisk essay.
   • Resuméet er så navngivet, da det sandsynligvis er det eneste, en travl leder vil læse. Fortæl din chef hovedpunkterne på ikke mere end 200-300 ord. Hvis din chef er nysgerrig, kan han / hun læse resten af ​​rapporten.
8. Brug om nødvendigt infografik til dataene. I nogle tilfælde kan det være nyttigt at bruge grafer eller diagrammer til at præsentere kvantitative data. Brug farve, når det henleder opmærksomhed og får informationen til at skille sig ud. Brug, hvor det er muligt, punkttegn, tal eller tekstfelter for at gøre rapporten lettere at læse. Dette adskiller dine data fra resten af ​​rapporten og styrker dens betydning.
   • Generelt er visuelle tal en god idé til forretningsrapporter, fordi selve teksten og dataene kan være lidt tørre. Overdriv det dog ikke. Al infografik skal være relevant og nødvendig.
   • Brug tekstrammer på sider med meget tekst uden tabeller eller billeder. En hel tekstside kan trætte læseren. Et tekstfelt kan også være effektivt til at opsummere hovedpunkterne.
9. Citer dine kilder, hvis det er nødvendigt. Afhængigt af hvilken type forskning, du har foretaget, skal du forklare, hvor du har dine oplysninger fra. Formålet med en bibliografi eller ressursside i en forretningsrapport er at give andre kilden til informationen, hvis de selv ønsker at se dataene.
   • Brug en passende måde at citere kilderne i din rapport på baggrund af din branche.
10. Læs din rapport igen. Stavefejl eller enkle grammatiske fejl kan give dine læsere det indtryk, at du ikke har lagt ned nok kræfter. Disse fejl kan endda sætte spørgsmålstegn ved pålideligheden af ​​dine resultater. Sørg også for at præsentere dine oplysninger på en klar og nøjagtig måde.
    • For eksempel må du ikke overdrive det med dyre ord eller komplicerede sætninger.
    • Undgå dialekt eller slang.
    • Hvis din rapport og dit publikum er bundet til en bestemt branche, kan du bruge jargon eller tekniske udtryk. Men du skal være forsigtig med ikke at bruge den for ofte.
    • Generelt er forretningsskrivning bedre i den passive form, og dette er et af de få tilfælde, hvor den passive form er bedre end den aktive form.
    • Du kan ofte gå glip af fejl, når du læser dit eget arbejde igen, fordi du er for bekendt med det. Tænk over, hvem der i din afdeling også drager fordel af rapporten og kan læse den for dig. Vær åben for feedback. Det er bedre at høre fejlene fra en medarbejder end fra en chef. Læs hver kommentar, og skriv om rapporten under hensyntagen til kommentarerne.
11. Skriv en indholdsfortegnelse. Gør forretningsrapporten så formel som muligt, og opret en indholdsfortegnelse, så den er gennemsigtig, og folk hurtigt kan rulle til et kapitel. Inkluder alle relevante kapitler, især resuméet og konklusionen.
12. Bind din forretningsrapport sammen. En grundig, grundigt undersøgt rapport passer bedst til en smuk præsentation. Dette kan omfatte en dejlig mappe, bogbinder eller papir. Pointen er, at din forretningsrapport ser så skarp ud, at din læser er ivrig efter at læse den.
    • Dette gælder også for alle grafer og diagrammer i rapporten.