Indhold

• At træde
• Del 1 af 2: Udarbejdelse af et forretningsbrev
• Del 2 af 2: Skriv forretningsbrev
• Tips

Når du driver en virksomhed, skal du sandsynligvis skrive breve til dine kunder. Det kan være nødvendigt at fortælle dem om nye begivenheder eller særlige tilbud, eller du skal muligvis svare på en kunde, der har en klage på vegne af din virksomhed. Uanset årsagen til dit brev, brug altid en professionel tone.

At træde

Del 1 af 2: Udarbejdelse af et forretningsbrev

1. Brug et professionelt brevpapir. Et forretningsbrev repræsenterer din virksomhed. Så det skal se særpræg ud og være af høj kvalitet. Virksomhedens logo eller brand skal også være på det.
   • Du kan lave et brevhoved med layouts i Microsoft Word. Sørg for at bruge dit eksisterende logo eller brand i brevhovedet.
2. Åbn et tekstbehandlingsprogram. Du skal altid oprette et forretningsbrev på en computer.
   • Opret et nyt dokument, og sæt dokumentets margener til 1 tomme.
   • Brug en serif-skrifttype som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Sørg for at bruge en skriftstørrelse, der ikke er større end 12, men ikke mindre end 10. Brevet skal ikke være vanskeligt at læse på grund af forkert skrifttype eller størrelse.
   • Sørg for at bruge en enkelt afstand.
3. Brug blokformen. Blokformularen er det mest almindelige format for forretningsbreve. Det er også det nemmeste at arbejde med. Hver overskrift skal være mod venstre margen, og der vil være et mellemrum efter hver overskrift. Startende fra top til bund skal dit forretningsbrev have følgende overskrifter:
   • Den aktuelle dato eller den dato, hvor du sender brevet. Datoen er vigtig, da den kan bruges til dine optegnelser og adressatens. Det kan derefter også anvendes lovligt. Så sørg for, at datoen er korrekt.
   • Afsenderens adresse. Dette er din adresse, formateret i et standard adresseformat. Hvis din adresse allerede er på brevhovedet, kan du springe dette trin over.
   • Adressatens adresse. Dette består af navn og adresse på den person, som du skriver brevet til. Brug af Mr. / Mrs. er valgfri. Så hvis du for eksempel skriver til Nina de Vries, kan du udelade Mevrouw-delen.
   • Indledningen. Dette kan være "Kære fru de Vries" eller "kære Nina de Vries". Hvis du ikke er sikker på, hvem der læser brevet, skal du bruge "Dear Sir or Madam". Du kan også bruge "L.S.", men kun som en sidste udvej, hvis du ikke har nogen idé om, hvem der læser dit brev.
   • Brevets krop. Vi vil fokusere mere på dette senere i denne artikel.
   • Afslutning af brevet med underskrift. Dette kan være "Venlig hilsen" eller "Venlig hilsen".

Del 2 af 2: Skriv forretningsbrev

1. Bestem, hvem din målgruppe er. Brevets tone skal altid være professionel, uanset din målgruppe. Men du bliver muligvis nødt til at ændre dit sprog eller dit valg af ord afhængigt af modtageren. Hvis du skriver til en anden virksomheds personaleafdeling, skal du være mere formel på dit sprog. Men hvis du skriver til en bestemt klient, kan du bruge lidt mere afslappet eller afslappet sprog.
   • At bestemme din målgruppe betyder også, at du kan være tydelig over for din målgruppe. Undgå at bruge terminologi, som din læser ikke forstår. For eksempel kender en kunde sandsynligvis ikke de forkortelser, der bruges til din virksomheds rumprogram, så brug ikke dem i brevet.
   • Den gyldne regel ved at skrive et godt forretningsbrev er at være klar, kortfattet og høflig.
2. Angiv formålet med brevet i første sætning. Overvej formålet med brevet. Er det for at informere dine kunder om din nye placering? Er det for at minde en kunde om en ubetalt regning eller udestående saldo? Eller for at svare på en kundes klage? Med dette mål i tankerne skal du oprette et kladde til den første sætning, der straks fortæller din læser, hvad brevet handler om. Vær ikke vag over formålet med dit brev. Vær ligetil.
   • Start med "Mig", hvis du vil give udtryk for din mening som virksomhedsejer. Brug "vi", når du skriver på vegne af en virksomhed eller organisation.
   • Fokuser på en direkte erklæring som: "Med dette brev vil vi informere dig" eller "Med dette brev vil vi anmode dig om". Du kan også bruge en "I" -erklæring, hvis du skriver brevet som virksomhedsejer. Såsom: "Jeg kontakter dig på grund af" eller "Jeg har for nylig hørt det ... og vil gerne vide mere om ..."
   • For eksempel, hvis du (som virksomhedsejer) skriver et brev til Nina de Vries om en ubetalt konto fra sidste måned, kan du starte med: "Jeg kontakter dig gennem dette brev på grund af en udestående saldo på din konto fra marts 2015 . "
   • Eller som medarbejder i en virksomhed, hvis du svarer på en kundes klage over virksomhedens rumprogram, kan du starte brevet med "Vi modtog din klage over vores rumprogram til Mars."
   • Måske skriver du brevet for at fortælle en kunde, at de har vundet en konkurrence eller en plads i et kursus. Start med en sætning som: "Jeg informerer dig gerne ..." eller "Vi vil gerne meddele dig, at ..."
   • Hvis du er nødt til at levere dårlige nyheder, skal du starte med en sætning som: "Vi beklager at meddele dig, at ..." eller "Efter nøje overvejelse besluttede jeg ikke at ..."
3. Brug den aktive stemme i stedet for den passive stemme. På det generelle sprog bruger vi ofte den passive form. Men den passive form gør det, du skriver, kedeligt og forvirrende. Den aktive form er meget mere effektiv i et forretningsbrev, fordi den sætter en mere selvsikker tone.
   • Et eksempel på en passiv form er for eksempel: `` Hvilke specifikke klager kan jeg løse for dig? '' Emnet for sætningen, kunden ('dig') er i slutningen af ​​sætningen i stedet for i starten af sætningen.
   • Et eksempel på den aktive form er for eksempel ”Hvad kan jeg gøre for at løse dine klager?” Denne version af sætningen i den aktive form er meget klarere og lettere for læseren at forstå.
   • Brug af den passive form kan være en fantastisk måde at få din besked videre uden at være opmærksom på en fejl eller tvivlsomt punkt. Men brug kun dette da. Generelt er den aktive form meget mere effektiv i forretningsbreve.
4. Påpeg en tidligere begivenhed eller samtale med læseren, hvis relevant. Du har muligvis kontaktet Nina de Vries tidligere på denne måned med en advarsel om hendes ubetalte regning. Eller måske udtrykte en klient frustration over rumprogrammet på en konference i sidste måned. Hvis du allerede har interageret med læseren, skal du anerkende dette. Det minder læseren om din tidligere kontakt og får forretningsbrevet til at virke mere presserende og vigtig.
   • Brug en sætning som: "Fortsætter fra mit brev om din ubetalte regning" eller "Tak for din betaling i marts". Eller "Det var meget nyttigt at høre om din holdning til rumprogrammet på konferencen i maj."
5. Lav en anmodning eller tilbud hjælp. Sæt en positiv tone med læseren ved at stille en høflig anmodning eller tilbyde dem hjælp i form af et samarbejdsforhold.
   • Sig, at du er en virksomhedsejer, der beder en kunde om at betale en regning. Brug en sætning som: "Jeg sætter pris på, at du afregner din ubetalte regning hurtigst muligt."
   • Sig, at du skriver på vegne af din virksomhed. Brug en sætning som: "Vi arrangerer gerne et ansigt-til-ansigt-møde mellem dig og vores HR-officer."
   • Du kan også tilbyde at besvare eventuelle spørgsmål eller bekymringer, som dine læsere måtte have. Brug en sætning som: "Jeg vil med glæde besvare eventuelle spørgsmål eller bekymringer, du har angående din konto." Eller: "Vil du have os til at give dig flere detaljer om programmet?"
6. Luk brevet. Tilføj et opfordring til handling for dig selv og for læseren. Dette kan være en anmodning om betaling inden en bestemt dato eller en note om at lave en formel aftale med læseren.
   • Tilføj en sætning, hvor du henvender dig til adressaten i fremtiden. "Jeg ser frem til at se dig på budgetmødet i næste uge." Eller "Jeg ser frem til at drøfte dette yderligere med dig under vores besøg i hovedkvarteret."
   • Vær opmærksom på de dokumenter, du vil føje til dit brev. Tilføj en sætning som "I vedhæftede filer finder du den udestående faktura" eller "Vedhæftet finder du en kopi af vores rumprogram."
   • Afslut brevet med en afsluttende sætning. Brug "venlig hilsen" til kunder eller kunder.
   • Brug "Venlig hilsen" i formelle breve til folk, du ikke kender.
   • Brug kun "Hilsen" eller "Hilsen", når du skriver til nogen, du kender godt eller arbejder sammen med.
7. Læs brevet igen. Al din nøjagtige formatering og ord vil være forgæves, hvis brevet er fuld af stavefejl!
   • Bemærk enhver brug af den passive form, og prøv at ændre sætningen til den aktive form.
   • Vær opmærksom på eventuelle lange, uklare og komplicerede sætninger. I et forretningsbrev er mindre normalt mere, så forkorte længden af ​​dine sætninger, hvis det er muligt.

Tips

• Når du udskriver brevet, skal du bruge en tom A4. Når du sender brevet, skal du folde det i tredjedele og sende det i en standardkonvolut.