Indhold

• Trin
• Råd
• Advarsel

Bevis for beskæftigelse (specifikt ansættelsesbrev) er et officielt dokument udarbejdet af arbejdsgiveren på baggrund af anmodning fra en tredjepart med henblik på at godkende medarbejderens faglige historie. bevæger sig. Et jobbekræftelsesbrev kræves normalt, når en person har brug for et banklån, en lejebolig, ansøger om et job, eller når der er anden grund til en karrierehistorisk bekræftelse. Når du skriver et jobbekræftelsesbrev, skal du forklare, hvem du er, give et nøjagtigt resumé af medarbejderens opgaver og bekræfte hans eller hendes erhverv. Alt dette skal præsenteres på en professionelt betegnet brevformular; Sørg for, at du har angivet dine fulde kontaktoplysninger og underskrift. Læs instruktionerne nedenfor for at lære at sammensætte et komplet og nøjagtigt identifikationsbrev.

Trin

Del 1 af 2: Forbered dig på at forberede professionelt identifikationsbrev

1. 

   
   
   Overvej hvorfor du skrev dit identitetsbrev. Dit indhold og din tone vil variere afhængigt af læseren. Hvis du sender et bekræftelsesbrev til en finansiel institution, skal din stemme være professionel, og brevet skal indeholde økonomiske oplysninger (f.eks. Løn, provision, lønstigning eller bonus). Omvendt, hvis du skriver til en ny medarbejder, skal din stemmetone være mere venlig, og du kan også fjerne økonomiske oplysninger.
   • At forstå formålet med og omfanget af din virksomhedsbekræftelse hjælper dig med at udarbejde et brev med det indhold, som din modtager har brug for.

2. 

   
   
   Tænk over, hvem der skal skrive bevis for ansættelse. Normalt vil arbejdsgiveren på vegne af medarbejderen skrive et brev, der bekræfter arbejdet. I denne situation er det mere sandsynligt, at medarbejderen henvender sig til dig, arbejdsgiveren, og anmoder om en bekræftelse af ansættelsen til et bestemt formål. På den anden side kan medarbejderen også skrive for at bekræfte ansættelsen.På det tidspunkt vil du, medarbejderen, skrive til og bede om arbejdsgivers underskrift eller ændre indholdet af brevet efter arbejdsgiverens skøn. Hvor det er muligt, skal arbejdsgivere skrive breve på vegne af arbejdstagerne og bør ikke lade medarbejderne selv skrive breve.
   • Hvis du er arbejdsgiver og skal skrive til dine medarbejdere, skal du vide, hvordan du tilpasser dit indhold til de standarder, der skal overholdes, så du kan kontrollere meddelelsen i brevet. På samme tid, som arbejdsgiver, vil det faktum, at du skriver et brev for at bekræfte arbejdet selv, give oprigtighed og ægthed til brevet. Ulempen er imidlertid, at du skal bruge tid på at skrive disse breve. Som arbejdsgiver er chancerne for, at din tidsplan er ret travl, og det kan være tidskrævende at skrive et brev. Bekræftelsesbreve er dog ofte korte og koncise, så du behøver ikke bruge for meget tid på at skrive breve, især hvis du tidligere har haft en lignende oplevelse.
   • Hvis du er en selvskrevet medarbejder, kan du nøjagtigt udtrykke de oplysninger, der skal overføres til modtageren uden at spilde tid på at beskrive dine ideer til din arbejdsgiver. Samtidig vil skrivning af dit eget bekræftelsesbrev reducere presset på din arbejdsgiver om, hvor lang tid de har brug for at bruge skrivningen af ​​brevet (især ved at skrive brevet selv vil gøre chefen glad. , fordi han ikke behøver at skrive for dig). Din arbejdsgiver skal dog altid underskrive bekræftelsesbrevet, og de accepterer muligvis ikke dit tilbud. Så tager det længere tid at omskrive brevet, eller du kan tvinge arbejdsgiveren til at skrive brevet til dig.

3. 

   
   
   Indsaml de ønskede oplysninger. Når du forstår, hvem læseren er, og hvem der skriver brevet, skal du samle alle de oplysninger, der er nødvendige for at skrive et komplet bekræftelsesbrev.
   • Hvis du er arbejdsgiver, skal du tale med din medarbejder om indholdet, der skal medtages i brevet, specifikt oplysningerne om modtageren, formålet med brevet, detaljer, der skal medtages i brevet. indhold og tid til at sende brevet.
   • Hvis du er medarbejder og skriver til dig selv, har du alle de oplysninger, du har brug for at udarbejde, men du skal også tale med din arbejdsgiver på forhånd om deres forventninger til et brev. bekræftet arbejde. Dette vil sikre, at du skriver brevet i henhold til de standarder, der er fastsat af arbejdsgiveren, så de kan acceptere indholdet af brevet.
   reklame

Del 2 af 2: Skrivning af karriere

1. 

   Brug virksomhedens titel. Når du begynder at skrive dit bekræftelsesbrev, vil du altid bruge det officielle firma brevpapir. Hvis du er arbejdsgiver, skal du have din emnelinje klar; Hvis du er medarbejder, så spørg din arbejdsgiver, om du kan bruge det officielle firma brevpapir. Brug af et formelt brevpapir validerer brevet og får modtageren til at stole på dets indhold.
   • Hvis du ikke har en emnelinje tilgængelig, kan du bruge din computer til at oprette en til din besked. Brevpapiret skal indeholde arbejdsgiverens firmanavn, adresse, telefonnummer og e-mail. Overskriften skal også give oplysninger om den person, der skrev brevet (samt deres stilling) og datoen for brevet blev skrevet.

2. 

   Registrer modtageroplysninger så detaljerede som muligt. Hvis du især kender modtagerens navn, skal du sende en besked direkte til ham eller hende. Hvis du ikke ved, hvem der modtager beskeden, skal du medtage modtagerens navn som den anmodende organisation med en billedtekst på meddelelsens brødtekst.
   • For eksempel, hvis du kender modtagerens adresse og navn, skal du skrive dem lige under emnelinjen og følge med den relevante hilsen, såsom "Kære".
   • Hvis du ikke ved, hvem modtageren er, skal du sende beskeden til den relevante del af din organisation med en kommentar om brødteksten. For eksempel, når du sender et brev til en finansiel institution, så en medarbejder kan låne penge, kan du sende et brev til den lokale filial med følgende fodnote, "Bekræftelse af arbejde for Lånemodtagelse. " Brug derefter en passende hilsen, f.eks. "Dear Sir / Madam."

3. 

   Forklar, hvem du er. I første afsnit i dit bekræftelsesbrev skal du forklare, hvem du er, og formålet med dit brev. De krævede oplysninger inkluderer din jobtitel i virksomheden, hvor længe du har arbejdet der, samt hvor længe du lærte den medarbejder, der er nævnt i brevet, at kende. Selvom du er medarbejderen, der skriver til dig selv, skal du skrive som om arbejdsgiveren skriver til dig, da det er dem, der accepterer indholdet af brevet.
   • For eksempel kan du skrive: "Mit navn er Tran Van B, jeg er vicedirektør for salg og marketing hos ABC Group. Jeg har arbejdet i ABC Group i 12 år og kender denne medarbejder. i 7 år. I de sidste 3 år var jeg medarbejderens direkte leder. "

4. 

   Giv arbejdsbekræftelse. Det næste afsnit i brevet er en oversigt over arbejdet for de ansatte i virksomheden. Dette inkluderer start- og slutdatoer for ansættelsen, medarbejderens position i virksomheden, sæson- eller langtidsjob, og om medarbejderen stadig arbejder for virksomheden eller ej. Om nødvendigt skal medarbejderens økonomiske oplysninger også medtages her.
   • Et eksempel på en passende tekst: "Jeg skriver dette brev for at bekræfte arbejdstagerens job. Medarbejderen har været hos ABC Group i 7 år, startende den 7. september 2003. Medarbejderen har stillingen som stedfortrædende salgsafdeling, en langvarig stilling i ABC Group. Medarbejderen er fortsat vicechef i ABC Group fra den 7. januar 2011. "
   • Et andet eksempel kan være som følger: "Jeg skriver for at bekræfte, at medarbejderen har arbejdet i ABC Group i 7 år. Medarbejderen har arbejdet i ABC Group fra 7. september 2003 til 7. januar 2011. Mens han arbejdede i ABC Group, var medarbejderens stilling vicechef. Medarbejderen arbejdede på fuld tid i 7 år hos ABC Group med en årsløn på 600 millioner dong. "

5. 

   Oversigt over arbejdstagerens opgaver. Dette afsnit beskriver medarbejdernes pligter i din organisation. Disse oplysninger er mest nyttige, når du skriver beskæftigelsesbekræftelsesbreve til nye medarbejdere, der ansøger om et nyt job. Selvom bekræftelsesbrevet ikke er et anbefaling, vil det ikke være et problem, hvis du tilføjer nogle positive kommentarer om medarbejderen. Dit omdømme som arbejdsgiver vil ændre sig i en positiv retning; Du vil også hjælpe medarbejderne med at finde nye job, leje ejendom eller låne i en bank.
   • Denne passage kan skrives som følger: "Medarbejdernes pligter i ABC Group inkluderer: Medarbejderen er ansvarlig for at sælge varmeapparater i Nord. Medarbejderen er i stillingen som leder og ansvarlig. Ansvaret for at fremme et team på syv til ni sælgere Medarbejdere skal sikre kundetilfredshed, løse kundeklager og rapportere kvartalsvis til hovedkvarteret om fremskridt. udvikling af salg. "

6. 

   Undgå at dele følsomme eller ulovlige oplysninger om arbejdere. I USA har de fleste stater love, der beskriver, hvad du kan og ikke kan tale om i dit henvisningsbrev og i erklæringer til din potentielle arbejdsgiver. I nogle stater kan du kun give oplysninger om medarbejdere med medarbejdergodkendelse. Andre stater tillader arbejdsgivere at videregive næsten alle medarbejderens oplysninger, forudsat at sådanne oplysninger er korrekte og leveret i god tro. Inden du afslører følsomme oplysninger, skal du sørge for at kontrollere statens lovgivning. Du kan starte din søgning her.
   • For eksempel tillader Alaska-statsloven en arbejdsgiver at videregive oplysninger om en medarbejders præstationer, og arbejdsgiveren holdes ikke ansvarlig for at fremsætte sådanne krav undtagen ikke-arbejdsgiver bevidst eller bevidst videregiver falske eller vildledende oplysninger eller oplysninger, der krænker arbejdstagernes borgerlige rettigheder.
   • Et andet eksempel er Connecticut-staten, hvor arbejdsgivere har lov til at afsløre alle faktiske og nøjagtige påstande.

7. 

   Giv kontaktoplysninger til modtagere. Det sidste afsnit i ansættelsesbekræftelsesbrevet skal indeholde dine (eller din arbejdsgivers) kontaktoplysninger. Du skal vise disse oplysninger, medmindre modtageren har yderligere spørgsmål eller bekymringer. Sørg for, at du har bekræftet, at modtageren kan kontakte dig.
   • For eksempel kan afsnittet om kontaktoplysninger se sådan ud: "Hvis du har spørgsmål eller har brug for yderligere information, bedes du kontakte på (84-4) 555-5555 eller via e-mail tranvanb @ ABCCorp.com. "

8. 

   Underskriv og send brevet. Når du er færdig med brevet, tilføjer du den afsluttende sætning, underskriver det og returnerer det derefter til medarbejderen eller sender det selv til modtageren.
   • Afslut med "Venlig hilsen".
   • Brug altid en officiel underskrift og angiv titlen i brevet.
   • Tilføj eventuelle frimærker eller certificeringer, som din virksomhed normalt bruger til sådanne breve.
   reklame

Råd

• Det kan være nødvendigt at du skriver om arbejdstagerens stilling, hvis han eller hun ansøger om et visum eller et grønt kort for at komme til USA. Du bliver nødt til at grave dybere ned i vigtigheden af ​​det arbejde, den ansatte udfører.
• Nogle virksomheder udpeger visse personer til at udføre verifikationsaktiviteten, og andre kan have specielle brevskabeloner, som du skal bruge til dit identitetskort. Hvis du er i tvivl, skal du kontakte dit bureaus afdeling for menneskelige ressourcer.
• Nogle arbejdsgivere beder medarbejderne om at udarbejde et brev og derefter underskrive det. Hvis du beder en medarbejder om at gøre det, skal du læse teksten i brevet omhyggeligt, inden du underskriver det.

Advarsel

• Giv kun økonomiske oplysninger, hvis en medarbejder kræver det. Hvis du er et selvcertificerende brev fra en medarbejder, kan du tilføje de oplysninger, du finder nødvendige.
• Nævn ikke personlige oplysninger om medarbejderen, medmindre han eller hun tillader det.
• Hvis din arbejdstager beder om en bekræftelse på beskæftigelsen, når du ikke længere arbejder sammen med dig, skal du ikke give en grund til, at de holder op med at arbejde med dig, selvom bruddet skete i fred.