Sådan skriver du en hændelsesrapport

Indhold

Trin
Del 1 af 3: Strukturér din begivenhedsrapport
Del 2 af 3: Find det rigtige materiale til din rapport
Del 3 af 3: Sidste hånd for at skrive en hændelsesrapport
Tips
Hvad har du brug for

Måske skal du skrive en rapport om begivenheden og afgøre, hvor vellykket det var og sammenligne resultaterne med målene. Dette er vigtigt, så de mennesker eller virksomheder, der er vært for arrangementet, kan forstå, om de skal ændre noget. Der er måder, du kan gøre din begivenhedsrapport mere vellykket. Dette er vigtigt, hvis du skal holde et andet arrangement!

Trin

Del 1 af 3: Strukturér din begivenhedsrapport

1 Bestem stil og format på din præsentation for et bestemt publikum. Begivenhedsrapporter kan sys, hæftes, e -mailes i PDF -format, udføres ved hjælp af en PowerPoint -præsentation og mere.
- Sørg for at strukturere din begivenhedsrapport efter sektion. Du bør sammenligne resultaterne af begivenheden med de mål, du har sat. Opsummer de vigtigste resultater af begivenheden.
- Skræddersy begivenhedsrapporten til hver sponsors og publikums behov og interesser. Overvej sponsorernes mål. Til en vis grad er sponsorer den centrale målgruppe for din begivenhedsrapport. De vil vide, om det var værd at sponsorere dit arrangement. Så glem ikke at overveje, hvad de vil vide, og hvilke aspekter der virkelig er vigtige for dem.
- Forbered også begivenhedsrapporten for at opfylde begivenhedens specifikke krav og sponsorens unikke karakter. Du bør ikke skrive en standard, typisk rapport.Det er værd at overveje, at din rapport også vil blive gjort opmærksom på virksomhedens ledelse og økonomichefer.
2 Organiser processen, så du registrerer de oplysninger, du har brug for under hele arrangementet. Stol ikke bare på din hukommelse.
- Nedskrivning af oplysninger før, under og efter begivenheden giver dig mulighed for at oprette en mere detaljeret og derfor mere effektiv rapport. Det hjælper dig også med at præsentere oplysninger i kronologisk rækkefølge.
- Sikre kontinuerlig dataindsamling, rekruttere flere mennesker om nødvendigt (herunder potentielle praktikanter) til dette formål. Vigtigst er det, at du ikke behøver at vente til slutningen af begivenheden for at oprette en rapport.
3 Reducer rapporten til vigtige punkter. Problemet med nogle hændelsesrapporter er, at de blot angiver begivenhedens rækkefølge eller fokuserer på reklametilbud. Gør det ikke. Fremhæv i stedet nøglepunkter klart og analytisk.
- Vælg nogle af begivenhederne for begivenheden for en detaljeret oversigt. Tænk over, hvilke tre begivenheder der gik bedst, og hvilke tre der var de mest uventede.
- Overbelast ikke din rapport med unødvendige detaljer såsom en frokostmenu eller en detaljeret præsentation af hovedhøjttaleren. Du bør fremhæve, hvad der virkelig betyder noget.

Del 2 af 3: Find det rigtige materiale til din rapport

1 Skriv en oversigt over projektet. Aktivitetsrapporten skal indeholde et resumé af projektet, som er en forkortet version af den mere detaljerede fulde rapport. Tag dette CV som en introduktion.
- Du kan oprette to rapporter - et projektsammendrag designet til personer, der er interesseret i resultaterne af en begivenhed, og en mere detaljeret fuld rapport for dem, der ønsker at sponsorere eller organisere et arrangement.
- I projektresuméet bør du fokusere på de centrale punkter og resultater. Projektresuméet skal være kort - en eller to sider. Det skal opsummere de vigtigste detaljer om begivenheden og omfatte en kort fortolkning af dataene.
2 Inkluder illustrerende materiale i din begivenhedsrapport. Det er meget mere effektivt at præsentere publikum for et diagram, der afspejler statistiske oplysninger, frem for at kede publikum med utallige tal og datoer.
- Hvis arrangementet involverede et nyt produkt, kan du vedhæfte et foto af det. Billeder af selve begivenheden hjælper med at illustrere hændelsesrapporten. Prøv at lægge sponsorannoncer op på dit websted for at understøtte din rapport. Igen kan intet af dette vente til arrangementets afslutning.
- Det vil være godt at inkludere prøver, reproduktioner og andre eksempler på webstedet. Rapporter antallet af mennesker, der har modtaget kuponer fra sponsorer og så videre. Tilbyde dækning af begivenheden både on-site og off-site i pressen, for publikum, for sponsorer.
3 Dokumentér enhver presse- eller omtale. Du bør evaluere, hvad der er blevet omtalt i pressen i forhold til de mål, du sætter.
- Fokuser på trykte annoncer og artikler, der indeholder sponsornavne og annoncer, udover at indsamle tal og annonceplaceringer.
- Dokumentér tv -reklamer, offentlige meddelelser, ratings og nyhedsnoteringer.
- Glem ikke at være opmærksom på information om radioen, annoncering af prislister, værdien af reklame og reklame, revisionsrapporter og mere.
4 Sørg for at inkludere en omtale af formålet med begivenheden i din rapport. Det er meget vigtigt at korrelere begivenhedens mål med resultatet, så glem ikke at nævne, hvad projektets mission og mål var.
- Du kan også inkludere arrangementets program. Du bør også nævne de vigtigste deltagere i arrangementet. Glem ikke kortheden.
- Brug det meste af din tid på at liste og diskutere begivenhedens vigtigste resultater og sammenligne dem med de anførte mål.Vær realistisk og undgå at overskue aspekter, der ikke har haft særlig succes.
5 Medtag finansieringsoplysninger i din begivenhedsrapport. Det er vigtigt at give en detaljeret diskussion af budgettet for arrangementet, og hvor meget der faktisk blev brugt (eller potentielt investeret). Sørg for at sammenligne potentielle omkostninger med rigtige, og vis, hvad der gik godt, og hvad der kræver yderligere arbejde.
- Du bør dække alle omkostninger, herunder marketing- og salgsfremmende aktiviteter, medarbejderkompensation og sponsoromkostninger. Det er vigtigt at udarbejde et detaljeret budget. Økonomichefer og topledelse vil gerne se de fakta, der understøtter resultaterne.
- Medtag nettoindkomstberegninger, f.eks. Provision, sponsorater og prøver. Men glem ikke, at du sammenligner indtjening med forventet indtjening. I forhold til hvad? Godt spørgsmål.
6 Inkluder statistik, der er meningsfuld for læseren. Opret ikke en rapport, der kun viser oplysninger, der får dig til at føle dig godt. Besøgstallet bør også angives. Det er en god idé at levere målbare data.
- Andre relevante statistikker er det samlede salg og besøgende. Denne form for data tilføjer troværdighed til din hændelsesrapport. Indtast dine besøgsoplysninger. Inkluder demografi, besøgstal og offentlig forskning (f.eks. Indkøbsvaner).
- Rapporter antallet af mennesker, der har reageret på sponsorkampagner og donationer til velgørende formål. Dokumenter den økonomiske indvirkning og medarbejdernes deltagelse.
7 Understøt dataene med et kvalitetselement. Din rapport bør indeholde statistiske oplysninger, men du har også brug for folks input til at give feedback af høj kvalitet.
- Indsaml feedback fra deltagere og teammedlemmer, så data om begivenhedens succes og fiasko ikke udelukkende kommer fra rapportens forfatter. På denne måde vil din rapport fremstå mere troværdig.
- Overvej at inkludere uafhængig forskning. Vurdering af pressedækning er et eksempel på, hvor uafhængig forskning kan foretages.
- Vurder stedet og omgivelserne. Du bør tage dig tid til at evaluere stedet og omgivelserne fra andres perspektiv. Diskuter, hvor godt pladsen blev brugt på konferencen, arrangementet og så videre.

Del 3 af 3: Sidste hånd for at skrive en hændelsesrapport

1 Udarbejd din rapport til tiden. Prøv at lave og offentliggøre en rapport umiddelbart efter begivenheden. Glem ikke at markere denne begivenhed i din kalender. Nogle mennesker mener, at rapporten skal offentliggøres inden for en måned efter begivenheden, men andre hævder, at det er bedre at gøre det om et par dage.
- Når der er en deadline, skal du lave din rapport til tiden. Måske skriver du en rapport til et eller andet bureau, som en klient har bestilt. Vær opmærksom på alle krav.
- Det, der betyder noget, er, at dit publikum vil forvente en dyb og rettidig rapport. Så tag dig tid til at få det rigtigt, men forsink ikke processen.
2 Ret din rapport. Sørg for, at din hændelsesrapport er velskrevet og fri for stave- eller tegnsætningsfejl.
- Sørg for, at din rapport er dyb nok. Bemærk en god tommelfingerregel - "vis, ikke tal." Det betyder, at det er en god idé at give specifikke eksempler til støtte for de mere generelle punkter, der er skitseret i rapporten.
- Glem ikke dit publikum, og sørg for, at det du skriver lyder formelt og professionelt. En hændelsesrapport er ikke et rutinedokument; det er et vigtigt dokument til at afgøre, om aktiviteten var værd at ressourcerne brugt på den, så rapporten burde lyde overbevisende.

Tips

Tag flere billeder, end du tror vil være nødvendigt.Når du skriver din rapport, vil du sætte pris på nytten af dette råd.
Når du indsamler feedback fra værter og mennesker, der planlagde begivenheden, bør du ikke gøre det med det samme. De vil forblive på plads, selv efter afslutningen af begivenheden. Du bør først spørge folk fra mængden; de vil være de første til at forlade begivenheden. Du skal heller ikke genere præsentanten, hvis han har travlt med noget andet, du finder ham senere og kan spørge om alt.
Når du indsamler feedback, skal du føre en samtale og stille spørgsmål naturligt, så vil din samtalepartner oprigtigt fortælle, hvad han synes om begivenheden.
Indsaml flere anmeldelser, end du tror, du har brug for. Det vil du blive glad for senere.
Gode fotos viser, hvad der skete ved arrangementet samt folks reaktioner.
Prøv at tage billeder af hele billedet, herunder personer og præsentanten på et foto, for at formidle til læseren, hvor stor begivenheden var.