Indhold

• At træde
• Metode 1 af 3: Valg af det rigtige format
• Metode 2 af 3: Skriv din besked
• Metode 3 af 3: Forbered din e-mail, der skal sendes

Mange mennesker er ret tilbageholdende med at skrive en formel e-mail. Du bruger normalt e-mail til at sende personlige og uformelle meddelelser. Hvis du har brug for at sende en e-mail til en lærer, arbejdsgiver, klient, regeringsorgan eller anden formel destination, er der nogle enkle retningslinjer, du kan følge. Hold din besked klar og kortfattet, og følg almindeligt accepterede standarder for stil, tone og formatering. Og glem ikke at læse og kontrollere din e-mail, inden du sender den.

At træde

Metode 1 af 3: Valg af det rigtige format

1. Brug en neutral e-mail-adresse. Det er bedst at bruge en e-mail-adresse, der er en variation af dit rigtige navn og ikke et brugernavn, kaldenavn eller kaldenavn. For at oprette en e-mail-adresse, der ikke består af mere end dit navn uden ekstra tal eller bogstaver, kan du bruge punktum og / eller bindestreger eller bindestreger.
   • For eksempel ser en e-mail-adresse som [email protected] ikke særlig professionel ud. Adressen [email protected] derimod gør et langt mere seriøst indtryk.
2. Hold dig til en professionel skrifttype. De fleste e-mail-tjenesteudbydere giver dig ikke mulighed for at vælge mellem et stort antal forskellige skrifttyper og layoutstile. Uanset hvad er det bedst at holde sig til en traditionel stil i en formel e-mail med en skrifttype som Times New Roman eller Arial. Brug ikke dekorative skrifttyper som Comic Sans eller Old English. Husk også følgende:
   • Indtast din e-mail i en læselig skriftstørrelse, såsom skriftstørrelse 12.
   • Undgå specielle stilarter som kursiv, fremhævet eller flerfarvet skrifttype, medmindre deres anvendelse er berettiget i forbindelse med indholdet og formålet med din e-mail.
   • Skriv ikke hele teksten med store bogstaver. Hvis du skriver alt med store bogstaver, ser det ud til at du råber på modtageren.
3. Vælg et kort og præcist emne. I dit emne skal du bruge nøgleord, der beskriver nøjagtigt, hvad e-mailen handler om, med ikke mere end et par ord. På den måde hjælper du med at forhindre læseren i at overse din besked, fordi e-mailen ikke har noget emne, et emne, der er for vagt eller et emne, der giver indtryk af, at e-mailen ikke er vigtig.
   • Emner som: "Spørgsmål", "Besked fra mig" eller "E-mail om et vigtigt emne" er for vage eller overflødige og derfor helt ubrugelige.
   • På den anden side er et emne som "Tidsplan, gæsteliste, frokostindstillinger og mødeoversigt den 12. marts" alt for lang til at håndtere. Desuden dækker denne titel flere emner.
   • En titel som "Meeting Damage to Escalator March 12" er kort og klar. Han peger modtageren på et enkelt hovedemne og den tilsvarende dato.

Metode 2 af 3: Skriv din besked

1. Vælg en passende hilsen. Start altid en formel e-mail med en passende hilsen. Det er bedst at kalde adressaten ved hans eller hendes navn (hvis du kender dem). I princippet begynder hilsen til en formel e-mail altid med "Kære ..." efterfulgt af titlen (sir / fru), personens efternavn og et komma. Hvis du allerede kender den person, som e-mailen er adresseret til, kan du starte hilsen med "Kære ..." efterfulgt af fornavnet.
   • Hvis du ikke kender navnet på den person, som din e-mail er rettet til, skal du bruge en hilsen som "Dear Sir / Madam", "Dear Chairman / Dear Board", eller om nødvendigt "Til hvem det vedrører".
   • Start ikke din e-mail med "Hej", "Hej", "Farvel" eller andre afslappede hilsner.
2. Præsenter dig selv i første afsnit, hvis det er nødvendigt. Hvis din besked er rettet til nogen, som du i øjeblikket ikke har et eksisterende forhold til, såsom en ny klient, skal lederen af ​​afdelingens rekrutterings- og udvælgelsesafdeling for det firma, du vil henvende dig til, eller en embedsmand i kommunen først sige hvem du er, og hvad årsagen er til din besked. Gør dette i en sætning eller to i begyndelsen af ​​din e-mail.
   • Hvis du f.eks. Vil sende en e-mail til en potentiel arbejdsgiver, kan du sige, "Mit navn er Erik van Raam. Årsagen til denne e-mail er, at jeg gerne vil ansøge om den stilling som administrativ assistent, der er nævnt på webstedet CarrièreXYZ.nl. "
3. Start med de vigtigste oplysninger. Når du har introduceret dig selv og opsummeret årsagen til din besked, kan du gå videre til hoveddelen af ​​din e-mail. Sæt de vigtigste oplysninger næsten øverst. På denne måde viser du respekt for modtagerens dyrebare tid, og du afklarer hurtigt formålet med din e-mail.
   • For eksempel, hvis du skriver til en embedsmand hos et regeringsorgan, er det første, du kunne sige, "Mit navn er Aletta van Raam. Jeg fandt din e-mail-adresse på webstedet for den offentlige anklagemyndighed. Jeg skriver til dig for at sætte spørgsmålstegn ved den stævning, jeg modtog den 31. december 2009 i forbindelse med en trafikovertrædelse. "
4. Sig, hvordan det er direkte. I en formel e-mail er det absolut ikke noget problem at være direkte, så længe du forbliver høflig. Ved at gå omkring bushen opnår du kun, at din læserens opmærksomhed aftager, hvilket gør det sværere for ham eller hende at bestemme nøjagtigt, hvad du vil eller har brug for.
   • For eksempel, hvis du mailer til en lærer, skal du ikke spilde plads med unødvendige udfyldninger som "Jeg er Diana Franssen. Kender du mig? Kemi 221 er mit yndlingsemne i øjeblikket. Jeg kan godt lide den måde, foredragene er organiseret på. Jeg kan altid følge alt perfekt, og jeg ved altid nøjagtigt, hvad jeg kan forvente på en eksamen. Når jeg taler om eksamen, ville jeg spørge om den næste eksamensuge. "
   • I stedet er det meget klarere at skrive noget som: "Mit navn er Diana Franssen og jeg deltager i kemi 221 med dig. Jeg skriver til dig med et spørgsmål om en mulig konflikt i de kommende eksamensperioder."
5. Hold det kort. Der er ingen standardregel for den foreskrevne længde på en e-mail. Ikke desto mindre er det bedst at holde en maksimal længde på overfladen på en skærm (på en bærbar computer eller pc) til en e-mail.
   • Hvis din e-mail er relativt lang, skal du dele den i flere korte afsnit. Indsæt en tom linje mellem to afsnit i stedet for indrykning i begyndelsen af ​​hvert afsnit.
6. Hold dit sprog formelt. Du skriver en formel e-mail i en professionel sammenhæng, hvorfor du naturligvis vil give et godt indtryk. Brug komplette sætninger og høflige sætninger. Undgå ting som:
   • Slang
   • Unødvendige forkortelser eller sammentrækninger
   • Humørikoner og smileys
   • Vulgært sprog
   • Vittigheder
7. Luk din e-mail korrekt. Hvad der gælder for hilsenen, gælder også for afslutningen. Du kan lukke en formel e-mail på en række acceptable måder. Medtag altid dit fulde navn og din position under lukningen. Afhængigt af indholdet af din e-mail kan du bruge en eller flere af følgende lukninger:
   • "Jeg venter på dit svar,"
   • 'Venlig hilsen,'
   • Med venlig hilsen
   • 'På forhånd mange tak,'
   • 'Venlige tak,'

Metode 3 af 3: Forbered din e-mail, der skal sendes

1. Tilføj eventuelle vedhæftede filer, som du vil medtage. Hvis du har brug for at medtage visse vedhæftede filer i din e-mail, skal du angive dem i brødteksten i din e-mail for at fortælle modtageren, at der er vedhæftede filer med e-mailen. Vær rart at holde antallet og størrelsen af ​​vedhæftede filer lille, og vælg traditionelle og bredt kompatible filtyper.
   • Tilføj f.eks. En kommentar som: "Vedhæftet vil jeg sende dig en kopi af mit CV og portefølje i PDF-format."
2. Tjek din e-mail omhyggeligt for stave- og grammatikfejl. Stol ikke blindt på stavekontrollen hos din e-mail-udbyder eller tekstbehandlingsprogram. At læse din e-mail højt eller bede en anden om at tjekke den for dig er en fantastisk måde at vælge stavefejl, stavefejl eller uklare sætninger.
3. Sørg for, at der ikke er fortrolige oplysninger i din e-mail. Husk altid, at e-mail ikke er et 100% sikkert kommunikationssystem. Husk, at e-mail-servere kan blive hacket, eller at modtageren med vilje eller ej kan dele oplysninger, som du ikke ønsker at offentliggøre med andre.
   • Undgå at medtage adgangskoder, kontonumre eller andre fortrolige oplysninger i en e-mail.