Indhold

• At træde
• Del 1 af 3: Forberedelse af resultatrapporten
• Del 2 af 3: Oprettelse af meningsfuldt indhold
• Del 3 af 3: Brug af effektivt sprog
• Tips

Skal du skrive en resultatrapport? Mange stillinger kræver dette, og ofte er dette selvvurderinger, der beder dig om at rapportere om, hvad du har lavet i løbet af året. Du er muligvis blevet bedt om at skrive en rapport om et møde i stedet. Viden om, hvordan man korrekt skriver en sådan rapport, kan gøre en stor forskel, om man opfattes som succesrig eller ej.

At træde

Del 1 af 3: Forberedelse af resultatrapporten

1. Start med et resumé afsnit. Opsummer oversigten øverst i evalueringen. Informer læserne om den samlede præstation.
   • Du skriver muligvis en præstationsrapport for en nonprofitorganisation. Du kan opsummere succeser som f.eks. At have organiseret vellykkede begivenheder for interessenter, fået anerkendelse fra branchen og udvidet en kundebase.
   • Du behøver ikke rodet i resuméet med detaljer. Her opsummerer du de vigtigste punkter. Du giver et overblik. Prøv ikke at gøre rapporten for lang. To sider er en god tommelfingerregel, medmindre arbejdsgiveren har et specifikt ønske. Bed din arbejdsgiver om at se, om der er et anbefalet format.
2. Angiv detaljer, der understøtter hvert punkt i resuméet. Nu skal du retfærdiggøre hovedpunkterne i resuméet i starten med detaljer senere i rapporten.
   • Brug en tekstoversigt. Organiser forskellige områder i deres egne afsnit og brug underoverskrifter under hver overskrift. For eksempel kan et af dine afsnit kaldes "Organiserede begivenheder".
   • Under en sådan overskrift kan du sende (med punkttegn eller bogstaver) en kort oversigt over hver begivenhed, dens formål og hvordan det hjalp gruppens mission. Vær specifik her.
3. Brug et professionelt format. Indsaml ikke rapporten. Du vil have rapporten til at se godt organiseret ud, i en professionel skrifttype og på pænt papir.
   • Opret en titel, og centrer den øverst på siden. Brug fed underoverskrifter til at organisere information.
   • Angiv de grundlæggende oplysninger øverst i rapporten. Præsenter de datoer, der er omfattet af evalueringen, og navnet og titlen på den person, der oprettede den.
4. Opbevar en log for hele den pågældende periode. Det bliver meget lettere, hvis du holder styr på fremskridt, når det sker.
   • Hold en dagbog eller mappe, hvor du holder styr på dine præstationer i evalueringsperioden. Dette vil gøre dit liv meget lettere, når det er tid til at skrive rapporten.
   • Manglende overholdelse kan resultere i at glemme vigtige præstationer, der opstod i begyndelsen af ​​perioden.

Del 2 af 3: Oprettelse af meningsfuldt indhold

1. Mind folk om dine præstationsmål og forventninger. Du skal minde folk om, hvad målene var i starten af ​​evalueringsperioden. Hvad var målene? Hvad er forventningerne til opgaven? Hvis du ikke ved det, skal din arbejdsgiver give det.
   • Forklar derefter, hvordan de blev opnået ved at vise faktiske tal. Pointen er at sammenligne hvad dine aktiviteter eller resultater var med de oprindelige projekter.
   • For eksempel: hvis du har skaffet flere penge end forventet, vil dette komme positivt til investorer eller overordnede. Men hvis du ikke giver et benchmark, er det sværere at vurdere, om og i hvilket omfang det har været en succes.
2. Giv optagelser. Medtag et par grafer eller diagrammer, hvis du tror, ​​de hjælper læseren med at evaluere de data, du præsenterer.
   • Husk, at nogle læsere kun vil skimme rapporten, fordi de sandsynligvis har travlt. Visuelle hjælpemidler kan derfor ofte formidle dit punkt lidt mere effektivt.
   • Du må dog ikke bombardere læseren med for mange grafer. Vælg en eller to grafer, der fremhæver hovedpunkterne.
3. Fokus på BIL. Denne teknik hjælper dig med at dokumentere din præstation. Det står for udfordring, handling og resultater. Dette hjælper dig med at organisere din præstation.
   • Se opgaven med opgaven. Beskriv derefter den handling, du har taget for at løse problemet, og dokumenter derefter dine resultater. Lad os for eksempel sige, at du er manager på en restaurant. Du kunne skrive: Udfordring - Linjerne blev for lange omkring middagstid, hvilket øgede kundeklager med 10 procent. Handling - En servitrice indsat en time tidligere for at øge antallet af ansatte i travle timer. Resultat - Klager fra kunder over lange ventetider faldt til to, et fald på 80 procent.
   • Hovedpointen er at være specifik her. Overordnede præstationer som "Jeg er en holdspiller" giver ikke meget mening, fordi alle kan sige sådan noget. Nøglen er at linke resultater til kerneproblemer og demonstrere succes gennem data og specifikationer.
4. Angiv din metode. Hvis dit program involverede en form for dataindsamling, er det en god ide at kort forklare den metode, du brugte.
   • Lad læserne vide årsagen til den valgte forskningsmetode. Forklar fordelene og resultaterne af undersøgelsen. Hvorfor var dette en troværdig metode? Brug for eksempel restaurant-scenariet til at forklare, hvorfor det giver mening at bruge klager som en metode.
   • Forklar hvad forskningsdataene betyder, og hvad du forsøgte at opnå med forskningen.
5. Fokuser på dig ydeevne. For at finjustere de præstationer, du vil præsentere, skal du tænke over, hvad du er mest stolt af i den periode. Måske var det din beroligende effekt på berørte besøgende. Måske var det coaching af andre. Kast ikke for mange detaljer foran læserne.
   • En anden metode, du kan bruge til at gøre dette, er STAR-metoden. Denne metode består i kort at beskrive en situation og opgave, den handling, du har taget for at nå den, og de resultater, du har opnået. Som med CAR-metoden er målet her at forbinde problemer med resultater og forklare, hvordan du opnåede dem.
   • Fokuser på ting som vanskeligheder, unikhed, første gang, høj synlighed, overholdelse af deadlines, innovation og omfanget og effekten af ​​dit arbejde.
   • Et eksempel på dette er at forklare, at da du startede som filialchef, var den årlige medarbejderomsætning 35 procent. Du implementerede en medarbejdertilfredshedsundersøgelse, oprettede medarbejdermentorskab og startede et ugentligt personalemøde. Som et resultat er personaleomsætningen faldet til 15 procent. Som dette eksempel viser, behøver forestillingen ikke at være alt for ordret, så længe den giver de korrekte links.
6. Forklar dit værd. Sig ikke bare, hvad dine resultater er, men forklar også, hvorfor disse forestillinger er af værdi for organisationen.
   • Lad os for eksempel sige, at du begyndte at afholde personalemøder. Og så? Hvilken værdi har den skabt for organisationen? Tænk over det nøje. Hvis der ikke er nogen konkret værdi, skal du muligvis understrege noget andet.
   • Hvis personalemøder hjalp med at øge medarbejdermoral, som det fremgår af et fald i sygedage (som sparede arbejdsgiveren penge), så har du demonstreret din værdi.
7. Korrekturlæs rapporten, inden du sender den. Du besejrer formålet med en færdiggørelsesrapport, hvis du afleverer noget usammenhængende, der er uprofessionelt.
   • Korrekturlæs rapporten for grammatik, tegnsætning og stavefejl. Efterlad rapporten natten over og læs den igen næste morgen. Skriv ikke rapporten i sidste øjeblik.
   • Udskriv en papirkopi, og kontroller den for fejl under korrekturlæsning. Nogle gange bliver en persons øjne så knyttet til computerskærmen, at der ikke længere bemærkes åbenlyse fejl.

Del 3 af 3: Brug af effektivt sprog

1. Angiv negative ting på en positiv måde. Hvis der er noget, hvor du ikke har opfyldt forventningerne, er det bedre ikke at undgå det. Gør det ikke til det centrale fokus i rapporten, men fokuser på det.
   • Behandl de områder, hvor du ikke har klaret dig så godt, med positivt sprog. Fokuser f.eks. På de konkrete skridt, du tager for at løse problemet, snarere end at fokusere på skylden eller undskyldningen.
   • Beklag ikke andre i en præstationsrapport. Bliv fokuseret på hvad du gjorde. Forbliv positiv. Fokuser på de ting, som du eller din gruppe klarede dig godt. Bestem de områder, du kan fremhæve.
2. Brug tal og statistik. Hvis du kan være meget specifik, vil dine svar virke mere troværdige. Hvor det er muligt, begrunder hvad du siger med noget målbart.
   • Generelle superlativer som "fremragende" eller "pålidelig" giver ikke meget mening. At fortælle nogen, at du havde "et fremragende år", er noget, som enhver kan sige.
   • Husk denne sætning: Fortæl ikke det, vis det. I stedet for at fortælle folk, at du havde et fremragende år, skal du vise dem dine præstationer gennem detaljer og data. I stedet for at sige, at du er god til kundeforhold, skal du citere resultaterne af undersøgelser af kundetilfredshed, breve, du har modtaget, og et fald i kundeklager.
   • Brugstal. At sige, at du ledede et stort antal medarbejdere, betyder ikke meget, hvis det ikke er klart, hvor stort dette antal var. Brug tal til at udtrykke størrelsen på et budget og skitsere størrelsen på opgaverne.
3. Fortæl altid sandheden. Overdriver ikke. Ikke lyve. Hvis du bliver fanget i en løgn, kan du være i store problemer.
   • Det andet problem med at lyve, selv gennem en åbenbar undladelse, er at du i sidste ende vil miste tilliden og ikke være i stand til at forbedre dig selv.
   • Vis snarere en ærlig vurdering af evalueringsperioden med både svagheder og positive punkter. Løs svaghederne. Find bare en positiv måde at gøre det på.
4. Giv andre den anerkendelse, de fortjener. Mange erhvervsmæssige og tekniske skrivekurser anbefaler ikke at bruge pronomenet "jeg". I nogle tilfælde kan du gøre dette i en præstationsrapport.
   • For eksempel kan du sige "Jeg hyrede 100 mennesker." Glem dog ikke de andre mennesker, der bidrog til succeserne. Kontakt teamet (hvis relevant).
   • Du får ekstra point, hvis du ikke synes arrogant. Varier sætningsstrukturen, så hver sætning ikke begynder med ordet "jeg".

Tips

• Tag aldrig en vred note i en præstationsrapport. Det lønner sig næsten altid at være positiv.
• Brug professionelt, formelt sprog.