Indhold

• At træde
• Del 1 af 3: Import af Excel til Access (forberedelse)
• Del 2 af 3: Import af Excel til Access
• Del 3 af 3: Brug af guiden til at gennemføre importen
• Advarsler

Access er en relationsdatabasemanager, der giver dig mulighed for at importere en eller flere Excel-databaser, så du kan sammenligne almindelige felter. Da en enkelt Access-fil kan indeholde flere Excel-regneark, er programmet også en fantastisk måde at indsamle eller analysere store mængder information på. Først skal du dog importere Excel-regnearket til Access.

At træde

Del 1 af 3: Import af Excel til Access (forberedelse)

1. Åbn begge programmer på din computer. Du bliver nødt til at købe og downloade en Microsoft Office-pakke med både Excel og Access. Du kan gøre dette online fra Microsofts websted.
   • Når programmerne er downloadet, skal du klikke på "Start" i Windows og vælge "Alle programmer".
   • Klik på "Microsoft Office", og vælg derefter "Access" (eller "Excel") i rullemenuen. Du har muligvis allerede et Excel-regneark, som nogen sendte dig, eller som du downloadede andetsteds. Du kan åbne den med Office på din computer.
2. Ryd op i dit Excel-regneark, før du importerer det til Access. Det bliver lettere, hvis du gennemgår et par enkle trin, før du importerer Excel-regnearket til Access. Pointen er, at dine data er konsistente mellem importerede regneark.
   • Det er en god ide at sikre dig, at den første række i Excel-regnearket indeholder dine kolonneoverskrifter (eller feltnavne), og at de er meget klare og lette at forstå. For eksempel for en kolonne med folks efternavne kan du navngive kolonneoverskriften / feltnavnet som "Efternavn." Vær klar og præcis, da dette gør det lettere at sammenligne kolonneoverskrifterne i to Excel-regneark.
   • I Access kan du linke tilsvarende felter mellem to eller flere regneark. Antag at du har et Excel-ark med lønoplysninger. Den indeholder folks for- og efternavne, adresser og lønninger. Antag for eksempel, at du vil sammenligne dette regneark fra Access med et andet Excel-regneark, der indeholder oplysninger om de økonomiske bidrag til en kampagne. Dette andet regneark indeholder folks navne, adresser og donationer. Hvad du kan gøre med Access er at sammenligne forskellige kolonneoverskrifter med hinanden. Du kan linke navneoverskrifter for at se, hvor personer med samme navn er i begge databaser.
   • Kontroller Excel-regnearkene for at sikre, at hver type data behandles ens, og ryd dem op, inden du importerer dem til Access. De skal være, som Access kalder det, "relationelle". For eksempel, hvis det hypotetiske løneark indeholder fornavn, efternavn og mellemste initial i en kolonne, men det andet regneark kun indeholder fornavnet og efternavnet i separate kolonner, registrerer Access dette som ingen match. Overskrifterne / kolonnefelterne skal være de samme.
3. Opdel oplysninger i en kolonne i Excel. For at løse dette problem kan du opdele data i en kolonne i Excel, så de ikke er markeret som "ingen match" i Access.
   • For eksempel kan du opdele fornavnet i sin egen kolonne, den midterste initial i sin egen kolonne og efternavnet i sin egen kolonne. Hvis dette gøres på samme måde i det andet regneark, skal et link mellem for eksempel efternavn og efternavn i Access generere et match, når navnene er de samme.
   • For at opdele en kolonne i Excel skal du fremhæve den datakolonne, du vil opdele. Klik på "Data" i hovedmenuen i Excel. Klik på "Tekst til kolonner". Generelt vælger du indstillingen "Skilt". Klik på Næste.
4. Fortsæt med at opdele flettede kolonner med guiden. Nu er du klar til at fuldføre processen med at opdele flettede data i en kolonne i flere kolonner.
   • Vælg, hvordan dataene i kolonnen skal "adskilles". Dette betyder, at hver bit information i kolonnen er adskilt af noget. De mest almindelige valg er mellemrum, komma eller semikolon. Oplysningerne er ofte kun adskilt af et mellemrum. Som i følgende eksempel: Navnet "John A. Doe" vises i en kolonne. Fornavnet John er adskilt fra det første første A med et mellemrum. Efternavnet Doe er adskilt fra den første første A med et mellemrum. Så vælg din plads som separatorer i guiden.
   • Klik på Næste. Klik på Udfør. Programmet opdeler John, A. og Doe i tre kolonner. Du kan derefter give de nye kolonner nye overskriftsnavne for at angive, hvilke data de indeholder (efternavn, fornavn osv.). Det er en god ide at oprette flere tomme kolonner til højre for de data, du deler inden du gør dette, da det skubber dataene ind i de nye tomme kolonner (i stedet for kolonner, der allerede indeholder data).

Del 2 af 3: Import af Excel til Access

1. Åbn Access-programmet på din computer. Gå til startmenuen, vælg Microsoft Office og klik på Microsoft Access. Du skal åbne en ny tom Access-database for at importere Excel-regnearket til det.
   • Vælg "Empty Desktop Database" for at oprette en ny database fra Access-programmet.
   • Omdøb det, hvis du vil. Klik på "Opret".
2. Importer et Excel-regneark til Access. Det næste trin er at hente Excel-regnearket (eller flere) i Access-databasen.
   • Klik på "Eksterne data" i værktøjslinjen fra Access-databasesystemet. Vælg "Excel" I nogle versioner af Access kan du finde denne funktion ved at klikke på "Filer" i hovedmenuen og "Få eksterne data".
   • Når "Filnavn" vises, skal du klikke på "Gennemse". Dette giver dig mulighed for at finde Excel-regnearket på din computer.
   • Forlad afkrydsningsfeltet med "Importer kildedata til en ny tabel i den aktuelle database" markeret. Dette er som standard markeret.
   • Når du finder det Excel-regneark, du vil importere på din computer, skal du klikke på det. Klik på "OK". Guiden Import til Excel åbnes.

Del 3 af 3: Brug af guiden til at gennemføre importen

1. Følg trinene i guiden i Access. For at afslutte importen af ​​dit regneark skal du gennemgå trinene i guiden.
   • Vælg regnearket i Excel-projektmappen, som du vil importere. Nogle gange er dette let, fordi Excel-regnearket kun er et ark. Men nogle gange opretter folk flere regneark i et Excel-regneark, som du kan se ved at klikke på fanerne nederst på regnearket. I så fald skal du fortælle Access-guiden, hvilket regneark du skal vælge. Klik på Næste.
   • Den næste side har et felt, der spørger, om den første række i Excel-arket har kolonneoverskrifter. Dette er rækken i et regneark, der identificerer dataene i hver kolonne (såsom efternavn, adresse, løn osv.). Det er en god ide at rydde op i Excel-regnearket først for at sikre, at den første række kolonneoverskrifter har klare kolonneoverskrifter. Kontroller derefter "Ja", at den første række indeholder kolonneoverskrifter. Dette er den enkleste tilgang. Klik på Næste.
   • Hvis den første række ikke indeholder kolonneoverskrifter, spørger det næste vindue, om du vil omdøbe felterne i Access (dette er kolonneoverskrifterne). Hvis du ikke allerede har givet hvert felt et klart og let identificerbart navn inden import (anbefales), kan du gøre det her.
2. Gennemfør importen. Der er blot et par flere trin at gå med hensyn til import. Det næste vindue i guiden spørger, om du vil angive en primær nøgle.
   • Du behøver ikke gøre dette, men det er muligt. En primær nøgle betyder, at Access tildeler hver række data et unikt nummer. Dette kan være nyttigt senere, når du sorterer dataene. Klik på Næste.
   • Den sidste skærm i guiden har et sted til et standardnavn. Du kan ændre navnet på det Excel-ark, du vil importere (det bliver en "tabel" i Access til venstre på siden, når du er færdig med at importere).
   • Klik på "Importer". Klik på "Luk". Du vil se dit bord på venstre side af skærmen. Det importeres nu til Access.
   • Hvis du vil linke til mere end et datafundament, skal du gentage denne proces med et andet eller flere Excel-regneark. Nu er du klar til at sammenligne dataene i regnearkene i Access.

Advarsler

• Hvis Excel-filen kommer fra en anden version af Office end Access, kan du bemærke problemer med at importere filer problemfrit.
• Det kan ikke understreges nok: du bliver nødt til at rydde op i dit Excel-regneark, før du importerer det. Dette betyder dels at analysere de data, du har for problemer.
• Opbevar altid en kopi af dine originale regneark, så hvis du ødelægger det, kan du gentage processen.
• Du kan ikke importere mere end 255 felter til Access.