Indhold

• At træde
• Del 1 af 3: Identificere dig selv
• Del 2 af 3: Sig din mening
• Del 3 af 3: Pak ind
• Tips
• Advarsler

Hvis du ofte skal ringe kunder til dit job, er der en god chance for, at du ofte bliver nødt til at efterlade en telefonsvarer. Men hvad skal du lige sige efter bip? Det kan være nervepirrende at huske alle relevante oplysninger til at kommunikere, hvilket kan forhindre vigtige detaljer i at blive sagt. Ved at bruge et voicemail-system behøver du aldrig at optage forvirrede og improviserede voicemails igen. Ved hurtigt at køre gennem en tjekliste i dit hoved kan du sikre dig, at du har givet alle de nødvendige oplysninger, og at du har en større chance for at blive kaldt tilbage.

At træde

Del 1 af 3: Identificere dig selv

1. Brug den korrekte intonation. Når optagelsen af ​​din besked begynder, skal du tale klart og forståeligt. Forsøg ikke at mumle eller tale for hurtigt. Gør dit bedste for at lyde interesseret og munter, så du får lytterens opmærksomhed. Selvom modtageren ikke kan se dig, bliver din generelle intonation afhentet af telefonen, så sørg for at sende den rigtige.
   • Udtal alt, hvad du siger. Dårlig modtagelse kan forvride din stemme og få dig til at falde ud. Selv en normal talende stemme kan lyde som en murring gennem telefonen.
   • Din stemme skal stemme overens med den type opkald, du foretager. For eksempel er det okay at lyde munter, når du forlader en telefonsvarer for at lykønske din nevø for at have afsluttet gymnasiet. Men hvis du ønsker at udtrykke din medfølelse med en sørgende ven, skal du sørge for, at din stemme er højtidelig og respektfuld.
2. Angiv venligst dit navn. Den første ting at gøre er at angive dit navn. På denne måde ved den person, du ringer, med det samme, hvem han eller hun har at gøre med. En simpel "dette er (dit navn)" er tilstrækkelig i de fleste situationer. Hvis du ikke har mødt nogen endnu, kan du vælge "mit navn er (dit fulde navn)". Venner og slægtninge genkender dig uden at skulle identificere dig selv. Hvis det er et forretningsopkald, har den anden person straks et navn at forbinde med stemmen og beskeden, muligvis muliggør en mere personlig form for kommunikation.
   • Dette trin synes åbenlyst, men det glemmes ofte af opkaldere.
   • Hvis du har en bestemt jobtitel eller en beskrivelse af dig selv, der kan være nyttigt for modtageren til opfølgningen, bedes du medtage den efter dit navn. For eksempel "Mit navn er Dr. Versluis, radiolog ved Universitetshospitalet i Amsterdam "eller" Dette er Ariane Janssens, Chloes mor, der er i klasse med din datter ".
3. Efterlad dit telefonnummer. Angiv dit telefonnummer straks efter at have opført dit navn. De fleste opkaldere venter til slutningen af ​​telefonsvareren med at give deres kontaktoplysninger, men hvis modtageren ikke kan skrive dem korrekt ned første gang, er de forpligtet til at lytte til den fulde besked igen. Husk at tale langsomt og formulere alt, når du kommunikerer dit telefonnummer, så det er forståeligt.
   • En enkel måde at medtage dit telefonnummer i begyndelsen af ​​en besked er at sige noget som 'Dette er (dit navn), mit nummer er (dit telefonnummer)' eller 'mit navn er (navn) og jeg ringer (nummer ) '.
   • På trods af at opkalds-ID-funktioner er allestedsnærværende, anbefales det altid at efterlade dit telefonnummer, hvis den person, der ringer til dig, ikke har gemt dit nummer, eller hvis du anmoder om et tilbagekald til et andet nummer.
4. Giv et forbindelsespunkt. Når man lytter til forretningens voicemails eller beskeder fra ukendte afsendere, bliver folk hurtigt mistænksomme eller mister interessen, hvis de ikke ved, hvem du er, og hvorfor du ringer. Berolige dem ved at nævne en fælles ven eller reference, der gav dig deres nummer. Dette sikrer igen, at telefonopkaldet kommer mere professionelt. Telefonsvareren lyder mindre påtrængende, og det er mere sandsynligt, at du får et opkald tilbage.
   • Prøv at medtage en kort introduktion, der vækker lytterens interesse, såsom "Jeg fik dit nummer fra Patrick, der fortalte mig, at du overvejede at sælge din båd."
   • Selvom du ikke foretager et forretningsopkald, er det vigtigt at finde et kontaktpunkt for at berolige modtageren. "Dette er Bob, din nabo lige overfor dig" er mere personlig end "Dette er Bob Vermeersch".

Del 2 af 3: Sig din mening

1. Tænk på, hvad du vil sige på forhånd. Før du forlader en telefonsvarer, skal du sørge for at have en klar idé om, hvad du vil sige. Dette bør ikke være et problem, hvis du ringer til en særlig grund, men at høre bip i den anden ende og indse, at du bliver besvaret, kan få dig til at miste din måde at vide, hvad du skal sige. Opdel informationen i separate punkter, og dæk dem alle, inden du lægger på.
   • For meget presserende eller vigtige telefonsvarer skal du overveje at skrive en grov version af manuskriptet på forhånd.
   • Hvis du ofte finder ud af, at du mister ledningen, skal du bare fokusere på at inkludere dit navn, et nummer, du kan ringe tilbage, og årsagen til at du ringer op med få ord.
   • Forestil dig at sende en telefonsvarer for at følge op på gårsdagens romantiske aften. Mentalt udarbejdelse af din besked, før du optager den, kan gøre en stor forskel i at se cool, rolig og samlet eller stammende og nervøs ud.
2. Hold din besked kortfattet. Begræns dine telefonsvarerbeskeder til 20-30 sekunder. Der er ikke mange situationer, hvor en telefonsvarer skal være længere. Du skal ikke kede modtageren med en meget lang introduktion eller historie. Hold det kortfattet. Forresten kan en kort besked vække mere nysgerrighed og overtale nogen til at vende tilbage, når det måske ikke ellers.
   • På den anden side kan en telefonsvarerbesked, der er for kort, få modtageren til at føle sig uvigtig, så de kan slette den uden engang at lytte til den. Dette gælder især når du ringer med et privat nummer.
   • Formålet med at efterlade en telefonsvarer er at få nogen til at ringe tilbage. Det er ikke meningen at give alle oplysninger, da det var formålet med telefonsamtalen.
3. Start med de vigtigste oplysninger. Gå ligeud og angiv klart din grund til at ringe. Hvis du kun tjekker, for eksempel når du har et forslag om at købe noget, eller hvis du følger op på en transaktion eller ønsker at bekræfte en aftale, skal du gøre det klart for modtageren. Din lytter mister hurtigt interessen, hvis du ikke fortæller dem i starten, hvorfor du kontakter dem.
   • Du har ikke meget tid til at få din pointe frem. Hvis du ikke er lige frem, sletter din lytter beskeden, før han eller hun har hørt de vigtige oplysninger.
   • Bedre at få dårlige nyheder som "far er på hospitalet" lige ud. Brug resten af ​​meddelelsen til at trøste og give forklaringer. Under alle omstændigheder er det bedre end at omgå emnet og lade din lytter bekymre dig.
4. Vær personlig og ægte. Modstå fristelsen til at tage en udformet, fælles lyd "telefonstemme". Bare vær venlig, vær dig selv og tal naturligt. Folk ved, hvornår de prøver at sælge noget på en bestemt måde, og de er mere tilbøjelige til at give dig en chance, hvis de føler, at du henvender dig til dem som en lige.
   • Når du lyder som om du læser et script, vil din lytter føle, at du bare foretager endnu et telefonopkald, fordi du skal.

Del 3 af 3: Pak ind

1. Stil et specifikt spørgsmål eller anmod om noget. Når du udfylder beskeden, skal du specifikt angive, hvorfor du ønsker, at modtageren skal ringe tilbage til dig. Stil et præcist spørgsmål eller anmod om noget, der får dem til at svare på telefonen. Hvis de efter at have lyttet til telefonsvareren er forvirrede eller usikre på, hvad du vil, så har telefonsvareren savnet sit præg.
   • Prøv sætninger som "Lad mig vide, hvis du kunne lide den opskrift, jeg sendte dig" eller "Jeg vil meget gerne høre dine tanker om dette forslag."
   • Folk er mere motiverede til at komme i kontakt, når du har en specifik anmodning i stedet for blot at sige "ring tilbage".
2. Normalt medtage dit navn og kontaktoplysninger. Udfyld din besked ved at nævne dit navn og kontaktoplysninger igen. Gentag din sang to gange, så lytteren kan skrive den korrekt ned og ikke misforstå et nummer. Sørg for at medtage alle detaljer, der kan være nyttige for din lytter til at ringe tilbage, f.eks. Når du er tilgængelig og ikke tilgængelig, og det bedste tidspunkt på dagen at ringe til.
   • At nævne dit telefonnummer mere end to gange i slutningen af ​​et opkald er en overdrivelse og kan endda tolkes som uhøfligt.
   • Hvis det er en dagligdags besked til en ven eller et familiemedlem, skal du ikke bekymre dig om dette trin.
3. Undgå en langvarig afslutning. Når det er tid til at lægge på, skal du ikke strække beskeden unødigt. Medmindre det er et personligt telefonopkald med en elsket, er der ingen grund til at ønske nogen endnu en dejlig dag. Modtagerens opmærksomhed forsvinder, når meddelelsen fortsætter, så prøv ikke at miste fokus i slutningen. Tak dem for deres tid og overlad det næste kommunikationstrin til dem.
   • Afrund venligst med noget som "Jeg ser frem til at høre fra dig" er varmere og derfor mere effektiv end generiske, kommercielle sætninger som "Jeg ønsker dig en god dag."
   • Du må muligvis ikke sammenfatte eller sammenfatte dit indlæg i slutningen. Hvis modtageren har brug for at høre en bestemt detalje igen, kan de afspille beskeden igen senere.

Tips

• Tænk et øjeblik på de voicemails, du har modtaget, der fik dig til at tænke "hvad vil denne person fra mig?". Efterlad en telefonsvarer, som du gerne vil modtage selv.
• Hvis det er relevant for modtageren, kan du udover dit telefonnummer også angive din e-mail-adresse eller en anden kontaktmetode.
• Glem ikke at medtage datoen, hvis du deler tidsfølsomme oplysninger.
• Smil! Dette kan mærkes selv gennem telefonen.
• Hvis du ringer om et følsomt emne, skal du begrænse de oplysninger, du giver i telefonsvareren, hvis det bliver hørt af andre mennesker.
• I en nødsituation eller naturkatastrofe kan du bruge en udgående telefonsvarerbesked til at fortælle folk, at du er okay.

Advarsler

• Hvis du prøver at få nogen til at ringe tilbage til dig, skal du ikke tale om tidligere mislykkede opkald. Dette kan virke irriteret, hvilket gør lytteren mindre komfortabel med at tale med dig.
• Under forretningsmæssige omstændigheder skal du altid efterlade en telefonsvarer, hvis den person, du ringer til, ikke svarer. At se flere ubesvarede opkald uden telefonsvarerbeskeder vil undergrave vigtigheden af ​​din virksomhed.