Indhold

• At træde
• Del 1 af 3: Kommuniker tydeligt
• Del 2 af 3: Vær en god lytter
• Del 3 af 3: Kommunikation elektronisk
• Tips

Miskommunikation kan være både morsom og frustrerende. Hvis du vil reducere fejlkommunikation, skal du tale tydeligt og ikke antage noget. Kontakt personen for at sikre dig, at du bliver forstået. Når du kommunikerer elektronisk, skal du være klar, kortfattet og informativ. At være en god lytter kan også hjælpe med at undgå miskommunikation. Hvis du holder din opmærksomhed på dine samtaler, kan du reducere risikoen for fejlkommunikation.

At træde

Del 1 af 3: Kommuniker tydeligt

1. Tænk før du taler. At tænke på hvad du skal sige først kan hjælpe dig med at organisere dine tanker og forberede dig på at sige noget meningsfuldt. Især hvis du er ved at føre en vigtig samtale, skal du sørge for, at dine ord er organiseret, så du kan sige, hvad du mener.
   • Husk at din holdning og tone kan formidle meget. Begræns din opmærksomhed på emnet, og prøv ikke at afvige fra det.
   • Hvis du har problemer med at sige, hvad du vil sige, skal du nedskrive et par punkter for at sikre, at du ikke glemmer noget, du vil sige.
   • Tag en bevidst pause, før du taler. Vi har ofte en tendens til at springe hovedet ind i en samtale, men hvis vi bevidst holder pause og tager et øjeblik på at organisere vores tanker, før vi taler, øger sandsynligheden for, at vores kommunikation vil være klar, og tilskuere er villige til at lytte.
2. Henlede opmærksomheden. At have en persons opmærksomhed betyder at sikre sig, at han eller hun lytter og forstår, hvad du siger. Sørg for, at personen lytter. Hvis den anden person er distraheret eller optaget af noget andet, skal du bede om deres opmærksomhed eller prøve en anden gang. Hvis den anden person synes distraheret af noget andet, skal du bede om opmærksomhed ved at sige: "Jeg vil sikre dig, at du forstår", eller "Jeg ville sætte pris på din fulde opmærksomhed."
   • Hvis personen synes distraheret, skal du fortælle dem, at du vil tale senere, når han eller hun er mere tilgængelig.
   • For eksempel, hvis du har brug for at tale med nogen, men de laver noget andet, så lad dem vide, at du har brug for at tale, og at du vil have deres opmærksomhed.
   • Må ikke råbe eller råbe til nogen for at få opmærksomhed - gå til den person og adresser dem personligt, når det er muligt.
3. Tjek dine antagelser. Du kan antage, at alle forstår, hvad du siger, eller hvad du beder dem om at gøre, men bare for at være på den sikre side, præciser alt, hvad personen måske ikke er sikker på. For eksempel, hvis du giver anvisninger, skal du forklare, hvad ellers personen skal gøre for at forberede sig. Du kan overvurdere eller undervurdere andres viden eller færdigheder, så du må hellere spørge.
   • Dette gælder især når man taler med nogen fra en anden kultur end din. Du antager måske, at de forstår jargon eller andet sprog, men det gør ikke ondt at spørge. Hvis nogen ser forvirrede ud, så prøv at forklare det bedre.
4. Vær høflig. At være høflig i at kommunikere betyder at være åben, ærlig og venlig. Du siger ikke noget, der kan være passivt aggressivt, sarkastisk eller sårende over for eller om den person, du taler med. Fokuser på at være venlig og sige hvad du mener på en måde, der er let at forstå. Hvis du afbryder, er uhøflig eller respektløs over for andre mennesker, kommunikerer du ikke effektivt.
   • Sarkasme kan let misforstås. Selvom det kan være sjovt, kan det stadig føre til misforståelser, hvis du siger det modsatte af, hvad du virkelig mener. Folk kan blive forvirrede over, hvad du faktisk mener. Sarkasme kan også være utilsigtet ond.
5. Kontroller for forståelse. Sørg for, at personen forstod dig. Du gør dette ved blot at spørge, "Er det klart?" Eller: "Har du spørgsmål?" Dette giver personen mulighed for at give udtryk for enhver tvivl eller bekymring, de måtte have.
   • Dette kan hjælpe folk med at føle sig godt tilpas med at stille spørgsmål eller bede om afklaring.
   • Når du giver anvisninger, skal du bede personen om at gentage dem, så du ved, at han eller hun forstår.
   • I nogle tilfælde er det hensigtsmæssigt at give et kort resume.
     • For eksempel: "Så for at være klar skal vi tackle Ramaker-kontoen først, og så har vi et hurtigt møde om, hvordan vi løser kommunikationsproblemerne. Forstået? '
6. Opfølgning. Kontakt den person, du kommunikerer med, for at sikre, at du har kommunikeret tydeligt. Hvis du f.eks. Har sendt en e-mail, skal du sende en anden, der spørger "Hvordan har du det?" Har du spørgsmål? "Hvis du har talt med nogen, så spørg dem et par dage senere," Tjek venligst. Alt godt?'
   • Hvis du tror, ​​du måske har kommunikeret forkert, skal du bruge dette øjeblik til at formidle alt klart og afklare, hvad der kan være forvirrende.

Del 2 af 3: Vær en god lytter

1. Forstå kropssprog. Meget af kommunikationen er ikke-verbal. Vær opmærksom på det; det kan være meget vigtigt. Oprethold øjenkontakt og hold øje med eventuelle ændringer i din egen øjenkontakt eller den anden persons øjenkontakt. Vær opmærksom på en persons kropsholdning og ansigtsudtryk, og se om der er uoverensstemmelser. Hvis du bemærker nogen forskelle, så spørg igen eller bede om afklaring.
2. Lyt godt efter. Giv din fulde opmærksomhed, når nogen taler. Mange mennesker prøver at tænke på hvad de skal sige næste gang, men forbliver involveret i den person, der taler. Folk sætter pris på det, når de føler sig hørt og forstået, og en af ​​de bedste måder at gøre dette på er ved aktivt at lytte. Vend din krop mod dem og læn dig mod dem. Bliv ikke distraheret (f.eks. Af mobiltelefoner) og bliv til stede sammen med personen.
   • Lyt ikke bare til de ord, personen siger, men lyt også til informationen og den måde, han eller hun kommunikerer på. For eksempel kan personens stemme ændre sig, når han eller hun taler om noget følelsesmæssigt eller føler sig ubehageligt.
3. Afbryd ikke den anden. Hvis en anden taler, skal du gøre dit bedste for ikke at afbryde dem. Lad personen afslutte sine tanker, før han tilføjer eller siger noget andet. På denne måde viser du, at du lytter, og at du værdsætter, hvad personen siger. Hvis du ofte afbryder folk, kan de føle sig frustrerede og ikke sige alt, hvad de vil sige.
   • At lade nogen afslutte deres tanker betyder, at du lytter fuldstændigt og ikke er bekymret for dine egne ord. På den måde vil personen føle sig mere komfortabel med at dele alt og ikke glemme noget, han eller hun ville sige, fordi samtalen blev sidetracked.
4. Stil spørgsmål. Hvis noget er uklart, eller hvis du ikke helt forstår noget, skal du stille et spørgsmål om det. Prøv at sige noget som: "Vil du præcisere, hvad du mener med ___?" Eller "Jeg er ikke sikker på, at jeg forstår ___. Kan du forklare det? '
   • Hvis personen stadig taler, og du ikke vil afbryde dem, skal du skrive spørgsmålet ned, så du ikke glemmer at stille.

Del 3 af 3: Kommunikation elektronisk

1. Organiser informationen. Hvis du prøver at formidle information, skal du sikre dig, at oplysningerne når ud til personen effektivt. For eksempel, hvis du planlægger en begivenhed, skal du angive vigtige detaljer: sted, tid og hvad folk skal medbringe. Giv klare anvisninger eller trin, som folk kan tage, og sørg for, at oplysningerne er klare.
   • Inden du sender informationen eller invitationen, skal du sørge for at den indeholder alle de nødvendige oplysninger.
2. Brug færre ord. Når du kommunikerer via tekstbeskeder eller e-mail, skal du komme til sagen. En lang e-mail kan forvirre, hvad du vil formidle. For eksempel, hvis du fremsætter en anmodning, skal du komme direkte til sagen og fremsætte din anmodning. Du kan sige, hvorfor anmodningen skal fremsættes, men fortsæt ikke på ubestemt tid. Bare sig hvad du har brug for, og afslut e-mailen kort tid efter.
   • Hvis du har tendens til at skrive lange e-mails eller tekster, vil folk sandsynligvis bladre gennem dem i stedet for at læse dem grundigt. Hvis du ikke kan komme væk fra dine lange breve, skal du overveje at sætte de vigtigste ting øverst.
   • Husk, at e-mails ikke sender sociale signaler som ansigtsudtryk og stemmetone. Brug derfor et klart sprog og undgå sarkasme.
     • Emojis er nyttige i sociale e-mails, men ikke i de fleste forretnings-e-mails.
3. Fokuser på et emne. Hold beskeden så enkel som muligt. Skrab ikke videre eller gå ind i mange ekstra detaljer, og behandl ikke flere emner i en e-mail. Det er bedre at fokusere på et emne eller emne ad gangen end mange ting i en enkelt e-mail. Hvis du har flere ting at diskutere, skal du diskutere en ad gangen via e-mail. På den måde kan personen slette hver e-mail, når han eller hun er færdig med hvert emne, og ikke glemme at gøre noget eller adressere noget.
   • Hvis du absolut vil dække flere emner på samme tid, skal du give en klar afgrænsning. Brug punkttegn, eller omarranger det for at hjælpe med at afklare indholdet.
4. Kom lige til sagen. Selvom det er okay at starte dine e-mails med "Hvordan har du det?" Eller en eller anden form for sjov, skal du ikke bruge for meget tid på at tale om noget, der ikke har noget at gøre med det, du vil formidle. Fokuser på din anmodning eller de oplysninger, du vil dele med personen. Slå ikke rundt om bushen eller giv en lang introduktion. Gå i stedet ind i hjertet af, hvad du vil eller har brug for at sige.

Tips

• Undgå at bruge sarkasme i chats, instant messaging eller e-mails uden emojis. Sarkasme kommunikeres ofte ikke ordentligt via tekst, så det er bedre at gøre det personligt.