Indhold

• At træde
• Del 1 af 4: Forberedelse til at skrive dit brev
• Del 2 af 4: Design af brevet
• Del 3 af 4: Skrivning af brevet
• Del 4 af 4: Sæt prikkerne på i
• Tips

Du har stået over for et problem med et forsikringsselskab, en bank, en arbejdsgiver, et regeringsorgan eller endda en skole. Nu er du nødt til at overbevise nogen om at gøre noget for dig eller hjælpe dig med noget. Hvordan skriver du et overbevisende brev, der gør det? Nedenfor er nogle gode ideer til dit overbevisende brev.

At træde

Del 1 af 4: Forberedelse til at skrive dit brev

1. Find inspiration til dine ideer. Før du begynder at skrive dit brev, skal du starte med at søge inspiration om, hvad du rent faktisk vil, hvorfor du vil have det, hvilke grunde svaret skal være positivt, og hvilke argumenter der er for at afvise det. Hvis du viser dine ideer, bliver det lettere at skrive en blyantversion af dit brev og forstå din holdning til dette emne fuldt ud.
   • Begynd at bruge denne sætning: Jeg vil have mit publikum overbevise om mit mål. Erstatte mit publikum med den person, du vil overbevise og erstatte mit mål med hvad du vil have dem til at gøre.
   • Når du først har bestemt det, kan du spørge dig selv: Hvorfor? Angiv grundene til, at du vil have dit publikum til at gøre, hvad du vil have dem til at gøre.
   • Efter brainstorming skal du sortere årsagerne efter betydning. Læg alle vigtige detaljer i en kolonne, og læg derefter alle de mindre vigtige detaljer i en anden kolonne. Dette trin hjælper dig med at indsnævre din ræsonnement, så du kan fremhæve de relevante, fremtrædende punkter.
2. Kend dit mål. Sørg for, at du er klar over præcis, hvad du ønsker eller har brug for. Hvad prøver du at opnå? Hvad vil du have, at dette kontor skal gøre for dig?
   • Når du opdager dit formål, skal du tænke på løsninger, du kan tilbyde.
3. Kend din læser. Ved at analysere og forstå dit publikum kan du beslutte, hvordan du formaterer dit brev. Hvis det er muligt, skal du afgøre, om din læser er enig med dig, er uenig med dig eller er neutral i det. Dette hjælper dig med at bestemme, hvor meget vægt du skal give til hver side af dit argument.
   • Prøv at finde en rigtig person, du kan henvende dig til dit brev til. Hvem er de, og hvilken indflydelse har de virkelig på at hjælpe dig? Vil de kun videregive din klage? Hvordan skal du skrive til dem? Har de en ledelsesposition eller en medarbejderstilling? Adresser dem i henhold til deres holdning.
   • Prøv at finde ud af, hvilke overbevisninger og antagelser læseren har om dit emne. Hvad er du og din læser uenige om? Hvordan kan du fremføre et modargument på en respektfuld måde?
   • Find ud af, hvad der vedrører din læser om emnet. Har de begrænsede ressourcer at bruge? Påvirker emnet dem direkte?
   • Tænk over den type bevis, som din læser har brug for til at støtte dine argumenter for at blive overbevist.
4. Undersøg emnet. Et effektivt overbevisende brev indeholder faktiske beviser og oplysninger til støtte for din holdning. Sørg for at overveje flere synspunkter. Undersøg ikke bare din side; nævner også den modsatte opfattelse og de fakta, der bruges.
   • Brug fakta, statistik, logik og anekdotisk bevis for at understøtte dit synspunkt.
   • Start ikke med at sige, at den anden side er forkert; forklar i stedet respektfuldt, hvorfor din position er stærkere og bør tages alvorligt.

Del 2 af 4: Design af brevet

1. Brug et blokdesign. Forretningsbreve har et specifikt design. Når det er gjort ordentligt, svinger designet ikke din læser frem og tilbage. På den anden side, hvis det gøres forkert, så reflekterer designet dårligt på dig, og din læser vil være i stand til at smide det til side.
   • Begynd at bruge afsnit med enkelt mellemrum.
   • Ret hvert afsnit til venstre; med andre ord må du ikke indrykke afsnittet som du ville med prosa eller et essay.
   • Efterlad en linje mellem hvert afsnit.
   • Brug en standard skrifttype, de mest almindelige er Times New Roman eller Arial, 12 point.
2. Sørg for, at brevhovedet er korrekt formateret. Begynd at skrive din adresse i øverste venstre hjørne. Udelad dit navn - skriv kun gadenavn, postnummer og by. Du kan også tilføje dit telefonnummer og din e-mail-adresse hver på en separat linje. Lad en linje være tom.
   • Indtast datoen. Indtast dagnummeret, derefter navnet på måneden fuldt ud med små bogstaver og endelig årets fire cifre. Du kan også angive stednavnet før datoen. Lad en linje være tom.
   • Haag, 4. april 2014
   • Indtast modtagerens navn og adresse. Prøv at finde en bestemt person, du vil henvende dig til dit brev til. Lad en linje være tom.
3. Start brevet med en hilsen. Det er almindeligt at starte med ordet Kære efterfulgt af personens navn. Sørg for at stave navnet korrekt. Navnet skal matche navnet på brevhovedadressen.
   • I hilsenen bruger du ikke titler, kun efternavnet. Henvis til dem med hr eller Fru..
   • Følg altid dette med et komma.
   • Efterlad en linje mellem hilsen og første afsnit.
   • Kære Mr. Brown,
4. Luk brevet med en afsluttende hilsen. Når du vælger en afsluttende hilsen, skal du tænke på tonen i dit arbejde. Nogle tekster, f.eks Med venlig hilsen er temmelig standard, en tekst som Venlig hilsen er mere formel. Beslut om dit brev har brug for en formel eller en venlig afslutning. Uanset hvad du vælger, skal det første ord starte med et stort bogstav, de følgende ord må ikke. Følg den afsluttende hilsen med komma.
   • Vælge Venlig hilsen for en mere formel konklusion. Med venlig hilsen, Med venlig hilsen er standard for forretningsbreve. Hilsen,Gr., eller Hilsen, er meget mindre formelle og venlige.
   • Efter dette skal du lade fire linjer være tomme for at give plads til en underskrift, før du skriver dit navn.
   • Med venlig hilsen

Del 3 af 4: Skrivning af brevet

1. Vær kortfattet. For at overbevise breve er det vigtigt, at de er korte og høflige. Travle mennesker læser sjældent et sådant brev, hvis det er længere end 1 side, eller hvis tonen ikke er behagelig. Uddyb ikke for meget. Prøv at bruge klare, rene sætninger. Gå ikke vild og skriv unødvendige oplysninger, sidestier og sjove historier.
   • Undgå at bruge sætninger, der er for lange. Brug stærke, faste sætninger. Din skrivestil skal være kortfattet, fokuseret og let at læse.
   • Gør ikke dine afsnit for lange. Stopp ikke så meget information i den, at du mister din læser, ikke afviger fra hovedpunktet eller gør det for svært at forstå dit pointe. Hold dig til de relevante oplysninger, og skift afsnit, når du starter et nyt emne.
2. Angiv dit hovedpunkt i de første par sætninger. Start med en venlig åbningslinje og gå derefter lige mod dit mål. Gør det klart i de første to sætninger, hvad dit behov er (hvad dit vigtigste punkt er).
   • Du bør begrænse dette afsnit til 2-4 sætninger.
3. Understreg vigtigheden af ​​din anmodning i andet afsnit. I dette afsnit skitseres din pleje, spørgsmål eller berettigelse. Du giver ikke nogen specifikke grunde, støtte eller opmærksomhedspunkter her. I stedet forklarer du dit synspunkt, karakteristika ved dit spørgsmål eller krav, og hvorfor det er vigtigt nok til at berettige handling.
   • Husk at holde det høfligt, logisk og faktuelt. Brug ikke alt for følelsesmæssigt sprog, kræv ikke handling, eller vær uhøflig over for den person eller virksomhed, du skriver til eller krænker.
4. Du vil underbygge din anmodning i de følgende afsnit. De næste par afsnit skal retfærdiggøre din holdning ved at give baggrundsinformation og detaljer. Sørg for, at de er faktiske, rimelige, praktiske, logiske og juridiske. Baser ikke din anmodning blot på følelser, personlige ønsker eller tro. Ked ikke læseren med en lang historie, gå hurtigt og præcist mod dit mål. Der er en række forskellige strategier, du kan bruge til at opnå dette:
   • Citer fakta og statistikker for at appellere til din læsers rimelighed. Sørg for, at dine fakta og statistikker kommer fra troværdige, respekterede kilder, og at du bruger dem korrekt og ikke tager dem ud af sammenhængen.
   • Citér eksperter, der støtter din holdning til dette emne eller i det mindste er uenige med den anden side.Disse eksperter skal respekteres inden for deres område og kvalificerede til at have en mening om emnet.
   • Giv en grund til, at din anmodning skal imødekommes. At bede nogen om at gøre noget er ikke en meget effektiv overtalelsesteknik, men at forklare dem, hvorfor du mener, at der skal gøres noget, kan hjælpe med at skifte mening. Forklar den aktuelle situation, og hvorfor den skal ændres.
   • Angiv detaljer, specifikationer og begrænsninger for din position og anmodning. Tal om tidligere forsøg relateret til din anmodning eller manglen på handling.
   • Giv eksempler på udtalelser, der er relateret til dit synspunkt. Tænk på andre beviser, du kan give for at vise, hvorfor dit synspunkt betyder noget.
   • Husk bare at begrænse det, du skriver i dine afsnit. Gør din sag og situation klar på en enkel måde. Bliv ikke for involveret i detaljer, men medtag alt det væsentlige. Vælg de mest relevante statistikker, udtalelser og eksperter.
5. Tal med den modsatte part. En af nøglerne til effektiv overtalelse er at tale til den modsatte part. Du vil have modargumenter, indvendinger eller spørgsmål, som dine læsere kan forudsige, så du kan identificere dem i dit brev. Find aftaler med modparten, eller yder stærk støtte til dit eget synspunkt.
   • Sørg for, at du åbent indrømmer, at der er forskelle mellem din holdning og modstanderens. Forsøg ikke at skjule dem; dette vil svække dine argumenter. Fremhæv i stedet delte værdier, erfaringer og problemer med modparten.
   • Brug ikke fordømmende synspunkter. Som et resultat bringer du for meget følelser ind i dit brev og reducerer din logiske tilgang. At være for negativ kan forhindre den anden part i at være enig med dig.
6. Afslut brevet ved at fremsætte din anmodning igen. Gentag din anmodning eller mening i slutningen. Dette er det afsnit, hvor du kan foreslå en løsning eller bede om handling. Fortæl læseren, at du vil følge op på dette brev ved at ringe, maile eller komme forbi personligt.
   • Fokuser på at slutte med en stærk sætning, der hjælper din læser med at bevæge sig mod din side eller i det mindste se tingene mere tydeligt fra dit perspektiv.
   • Tilby dine egne løsninger eller hjælp. Enig om at gå på kompromis eller mødes i midten. Vis hvad du allerede har gjort eller er klar til at håndtere situationen.

Del 4 af 4: Sæt prikkerne på i

1. Kontroller brevet for fejl. Dårlig grammatik såvel som forkert stavede ord vil give et dårligt førsteindtryk. Du vil have din læser til at fokusere på dine ideer, ikke fejlene i dit brev. Læs brevet et par gange, inden du sender det. Læs brevet højt for at høre, hvordan det lyder.
   • Du kan få nogen til at kontrollere dit brev for stavning, hvis det er nødvendigt (eller du kan bruge din stavekontrol i softwaren).
2. Underskriv brevet med din egen underskrift. Hvis du sender brevet med posten i stedet for via e-mail, skal du underskrive brevet. Dette beskytter brevet og gør brevet mere personligt.
3. Hvis det er nødvendigt, kan du sende formelle kopier til andre involverede personer. Det betyder, at du skal udskrive og sende mere end et brev, og at det skal have originale underskrifter. Skriv i så fald nederst på brevet, som du vil sende en kopi til.
4. Gem en kopi til dig selv. Opbevar altid et brev til dine egne optegnelser sammen med en liste over, hvem du sendte brevet til. Skriv noter til dine opfølgningshandlinger, indtil emnet er løst.

Tips

• Forbliv fokuseret. Sørg for ikke at medtage vilkårlige oplysninger, der ikke bidrager til emnet for brevet. I stedet skal du holde dig til de relevante fakta og være enkel. Brug fakta til at være beskrivende.
• Brug kun kugler midt i dit brev, hvis du har et meget klart sæt trin, handlinger eller anbefalinger.
• Tilpas dine synspunkter til typen af ​​virksomhed eller agentur. En frivillig organisation vil sandsynligvis ræsonnere på en anden måde end et stort selskab.
• Brug en standard hollandsk skrivestil. Dette er ikke en besked eller sociale medier; dette er et formelt brev. Forkortelser, slang og smileys kan få dig til at blive ignoreret.
• Behandl ikke læseren, som om de skylder dig noget og ikke kræver noget. I stedet overbevis dem og hold brevet venligt og professionelt.