Indhold

• Trin
• Metode 1 af 2: Konverter listen
• Metode 2 af 2: Konverter tabellen

Hvis du har brug for at overføre en liste eller datatabel fra et Word -dokument til et Excel -regneark, behøver du ikke at kopiere og indsætte hvert enkelt stykke information i den tilsvarende celle i tabellen. Du kan nemt importere et helt dokument til Excel -format med et par klik, hvis du først formaterer dit Word -dokument korrekt.

Trin

Metode 1 af 2: Konverter listen

1. 1 Først skal du forstå, hvordan applikationen transformerer dokumentet. Når du importerer et dokument til Excel, bestemmer programmet, hvilket stykke information der skal placeres i en separat celle i tabellen ved hjælp af bestemte tegn i teksten. Ved at formatere dataene i dokumentet før import, kan du kontrollere udseendet af den endelige tabel og minimere behovet for at formatere dokumentet manuelt. Denne metode er praktisk, når du skal importere en stor liste fra et Word -dokument til et Excel -regneark.
   • Denne metode er især effektiv, hvis du importerer en liste med flere emner i samme format (liste over adresser, telefonnumre, e -mail -adresser osv.).
2. 2 Tjek dit dokument for formateringsfejl. Inden konverteringsprocessen startes, skal du sørge for, at alle elementer på listen har den samme formatering. Om nødvendigt rettes eventuelle tegnsætningsfejl eller omarrangerer elementer, der ikke matcher resten. Dette vil sikre korrekt dataoverførsel.
3. 3 Tænd for visningen af ​​formateringstegn i dit Word -dokument. Ved at vise skjulte formateringsmærker kan du vælge den bedste måde at adskille listeelementer på.For at få vist formateringstegn skal du klikke på knappen Vis alle tegn på fanen Startside eller trykke på tastaturgenvejen Ctrl+⇧ Skift+*
   • De fleste lister har enten et afsnitstegn i slutningen af ​​hver linje eller et i slutningen af ​​en linje og et på en tom linje mellem emner. Du vil bruge disse tegn til at indsætte tegn, som Excel bruger til at distribuere data på tværs af tabelceller.
4. 4 Fjern afsnitsmærker mellem elementer for at slippe af med tomme linjer. Excel bruger tomme linjer mellem listeelementer til at identificere individuelle datalinjer, men de skal fjernes for at formateringsprocessen kan fortsætte korrekt. Bare rolig, du tilføjer dem igen lidt senere. Denne metode er passende, når der er et afsnitstegn i slutningen af ​​et listeelement og et på en tom linje mellem afsnittene (to pr. Linje).
   • Klik på Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
   • Indtast i søgefeltet ^ p ^ p... Dette er koden for to afsnitstegn pr. Linje. Hvis hvert listeelement består af en hel linje, og der ikke er tomme linjer mellem elementerne, skal du bruge kommandoen ^ s.
   • I feltet Erstat skal du indtaste et adskillelsestegn. Dette mærke bør ikke gentages andre steder i dette dokument. For eksempel kan du bruge skiltet ~.
   • Klik på knappen Erstat alle. Du vil bemærke, at alle elementerne på listen er smeltet sammen, men bare rolig, for der er afgrænsere de relevante steder (efter hvert element).
5. 5 Vælg hvert element i en separat boks. Nu hvor listeelementerne er adskilt, så de vises i sekventielle linjer, skal vi angive, hvilke data der skal vises i hvert felt. For eksempel, hvis den første linje i hvert element indeholder navnet, den anden indeholder adressen, og den tredje indeholder regionen og postnummeret, kan du
   • Klik på Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
   • Fjern et af tegnene ^ s i feltet Find.
   • Skift tegn i feltet Erstat med et komma ,.
   • Klik på knappen Erstat alle. De resterende afsnitsmærker erstattes med kommaer, som adskiller hver linje til et separat felt.
6. 6 Udskift separatorerne for at fuldføre formateringsprocessen. Når du følger de to ovenstående søgninger og udskifter trin, ligner din liste ikke længere en liste. Alle oplysninger vil blive præsenteret i en kontinuerlig linje, og dets fragmenter vil blive adskilt med kommaer. Den sidste søg og erstat operation returnerer dine data til en listevisning, med de enkelte fragmenter adskilt af kommaer.
   • Klik på Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
   • Indtast tegnet i feltet Find ~ (eller et andet tegn, du valgte tidligere).
   • Indtast i feltet Erstat ^ s.
   • Klik på knappen Erstat alle. Alle elementer på din liste vil blive opdelt i separate grupper adskilt af kommaer.
7. 7 Gem dit dokument som en simpel tekstfil. Nu hvor formateringen er fuldført, kan du gemme dit dokument som en tekstfil. Dette giver Excel mulighed for at læse og analysere dataene og placere hver del i det relevante felt.
   • Gå til fanen Filer og vælg "Gem som".
   • Åbn rullemenuen "Filer af typen" og vælg "Almindelig tekst".
   • Indtast et navn til din fil, og klik på knappen Gem.
   • Hvis vinduet Konverter fil vises, skal du bare klikke på OK.
8. 8 Åbn filen med Excel -applikationen. Nu hvor du har gemt filen som ren tekst, kan du åbne den med Excel.
   • Gå til fanen Filer, og vælg Åbn.
   • Åbn rullemenuen Alle Excel-filer, og vælg Tekstfiler.
   • Klik på Næste> i vinduet Tekstguide (Import).
   • Vælg Komma på listen Afgrænsere. I forhåndsvisningsvinduet kan du se, hvordan dine listeelementer vil blive opdelt i tabellen. Klik på Næste>.
   • Vælg et dataformat for hver kolonne, og klik på Udfør.

Metode 2 af 2: Konverter tabellen

1. 1 Opret en tabel med data i et Word -dokument. Hvis du har en liste med data i dit dokument, kan du konvertere det til en tabel i Word og derefter hurtigt kopiere tabellen til Excel. Hvis dine data allerede er i form af en tabel, skal du fortsætte til næste trin.
   • Vælg al den tekst, du vil formatere i en tabel.
   • Gå til fanen Indsæt, og klik på knappen Tabel.
   • Vælg "Konverter til tabel".
   • Angiv antallet af rækker i posten i feltet Antal kolonner. Hvis poster adskilles med tomme linjer, tilføjes en linje til det samlede beløb.
   • Klik på OK.
2. 2 Kontroller formateringen af ​​tabellen. Word opretter en tabel baseret på dine indstillinger. Kontroller omhyggeligt, at alle data er på plads.
3. 3 Klik på den lille "+" knap, der vises i øverste venstre hjørne af tabellen. Det vises, når du holder musen over bordet. Ved at klikke på denne knap vælger du alle data i tabellen.
4. 4 Klik på.Ctrl+Cfor at kopiere de valgte data... Dette kan også gøres ved at klikke på knappen "Kopier" på fanen Startside.
5. 5 Åbn Excel -applikation. Når du har kopieret de valgte data, kan du åbne Excel. Hvis du vil indsætte data i et allerede forberedt Excel -regneark, skal du åbne det. Flyt markøren over cellen, hvor du vil indsætte cellen øverst til venstre i den kopierede tabel.
6. 6 Klik på.Ctrl+Vfor at indsætte de kopierede data... Individuelle tabelceller fra Word -dokumentet placeres i de tilsvarende celler i Excel -tabellen.
7. 7 Opdel de resterende kolonner. Afhængigt af den type data, du importerer, skal du muligvis foretage yderligere formateringsjusteringer. For eksempel, hvis du importerer adresser, kan bynavn, stat og postnummer alle falde ind i den samme celle. Du kan få Excel til at opdele dem automatisk.
   • Vælg hele den kolonne, du vil opdele, ved at klikke på dens overskrift
   • Gå til fanen Data, og klik på knappen Tekst efter kolonner.
   • Klik på Næste>, og vælg Komma i menuen Skilletegn. I tilfælde af vores eksempel vil bynavnet blive adskilt fra områdets forkortelse og postnummer.
   • Klik på Afslut for at gemme dine ændringer.
   • Vælg den kolonne, du også vil adskille, og gentag de samme trin ved hjælp af "Mellemrum" i stedet for et komma som adskiller. Dette vil adskille områdets forkortelse fra postnummeret.