Indhold

• Trin
• Advarsler

E -mail indeholder generelt kun almindelig (ASCII) tekst, mens Word -dokumenter kan indeholde en masse formateret tekst. Der er ingen måde at bevare formateringen af ​​et Word -dokument fuldstændigt, når du kopierer det til brødteksten i en e -mail. Der er dog flere muligheder, afhængigt af dine mål.

Trin

1. 1 Vedhæft dit Word -dokument til din e -mail som en vedhæftet fil, ikke i brødteksten i e -mailen. Nogle mennesker, der modtager e -mailen, har dog muligvis ikke en Word -editor og kan derfor muligvis ikke let læse dokumentet. På grund af forskelle mellem brugernes computere kan nogle dokumenter desuden afvige en smule.
2. 2 Gem dokumentet i Rich Text Format (RTF) i Word, og vedhæft derefter dokumentet til din e -mail. WordPad, et stykke software, der leveres gratis med Windows, og næsten alle tekstredigerere kan læse RTF -filer. RTF -filer bevarer de fleste (men ikke alle) formateringer i Word -dokumenter.
3. 3 Hvis du ejer den fulde version af Adobe Acrobat eller kender en anden måde at oprette en PDF -fil på, kan du eksportere Word -dokumentet som en PDF -fil og derefter vedhæfte det i stedet. Adobe Acrobat Reader -softwaren er gratis, og de fleste brugere har den allerede installeret på deres computere. PDF -filen vil se ud som en Word -fil, men den kan ikke let redigeres.Du kan også bruge et gratis produkt kaldet PDF Creator (på http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) til at oprette PDF -filer.
4. 4 Mange e -mail -klienter giver dig mulighed for at tilføje formatering til din e -mail. Denne funktion, der ofte kaldes "rich text" eller "html mail", er tilgængelig på forskellige måder afhængigt af din e -mail -klient. Det sender faktisk e -mail i HTML -format (som en webside), hvilket er lidt mere restriktivt end RTF -formatet beskrevet ovenfor. Det er ofte mere bekvemt at have tekst i brødteksten i en e -mail -meddelelse frem for som en vedhæftet fil. Men ikke alle mennesker, der modtager e -mail, kan modtage HTML -mail.
5. 5 Indsæt dit Word -dokument direkte i din mail som tekst, men tag nogle forholdsregler først. Brug så lidt formatering som muligt. Skift "smarte citater".

Advarsler

• Vedhæft ikke dokumenter som Word -dokumenter, medmindre det er absolut nødvendigt. Normalt skal der kun vedhæftes meget lange dokumenter. Alt andet kan specificeres i ren tekst i meddelelsens brødtekst. Hvis du virkelig vil have, at modtageren skal se dokumentet nøjagtigt, som det vises på skærmen, skal du lære, hvordan du opretter en PDF -fil. Hvis han har brug for at foretage omfattende ændringer, skal du vedhæfte et Word -dokument eller en RTF -fil.