Indhold

• At træde
• Del 1 af 3: Opsætning af din SOP
• Del 2 af 3: Skrivning af din SOP
• Del 3 af 3: Sikring af succes og præcision
• Tips

En standard operationel procedure (SOP) indeholder oplysninger om, hvordan man udfører en opgave trin for trin. En eksisterende SOP skal kun ændres og opdateres, men du kan også befinde dig i en situation, hvor du skal konfigurere en helt.

At træde

Del 1 af 3: Opsætning af din SOP

1. Vælg format. Der er ingen rigtig og forkert måde at skrive en SOP på. Men din virksomhed har sandsynligvis allerede et antal SOP'er, som du kan se på for at få en idé om den ønskede opsætning. Brug eksisterende SOP'er - hvis nogen - som et eksempel. Hvis der ikke er nogen, har du et par muligheder:
   • Opsætningen med de enkle trin. Dette er godt til rutinemæssige procedurer, som er korte, giver få mulige resultater og er rimeligt konkrete. Faktisk ud over den nødvendige dokumentation og sikkerhedsforanstaltninger er det intet andet end en liste over punkter, der fortæller læseren i enkle sætninger, hvad han skal gøre.
   • Opsætningen med de hierarkiske trin. Dette fungerer godt ved længere procedurer - med mere end ti trin, der kræver, at beslutninger træffes, præciseres og terminologi forklares. Dette er generelt en liste over de vigtigste trin og deres undertrin i en bestemt rækkefølge.
   • Opsætningen med flowdiagrammer. Hvis en procedure er mere som et kort med mange forskellige mulige resultater, er et flowchart den bedste løsning. Du skal vælge denne opsætning, når resultaterne ikke kan forudsiges korrekt.
2. Tænk på dit publikum. Der er tre vigtige ting, du skal overveje, før du skriver en SOP:
   • Hvad ved dit publikum allerede? Er din offentlighed fortrolig med organisationen og dens procedurer? Kender de terminologien? Det sprog, du bruger, skal matche læsernes viden og bidrag.
   • Sprogets evner hos dit publikum. Er det muligt, at der er mennesker, der ikke taler dit sprog, hvis de læser din SOP ""? I så fald er det en god ide at medtage billeder med billedtekster og diagrammer.
   • Størrelsen på dit publikum. Hvis din SOP læses af mange mennesker (i forskellige roller) på samme tid, skal du oprette dokumentet som en dialog i et stykke: bruger 1 gør noget, derefter bruger 2 osv. På denne måde kan hver bruger se, hvordan han eller hun er et tandhjul i en maskine, der kører problemfrit.
3. Tænk på "din" viden. Bundlinjen er dette: Er du den rigtige person til at skrive dette ned? Forstår du, hvad det drejer sig om? Hvordan kunne det gå galt? Hvordan det skal være sikkert? Hvis ikke, skal du hellere aflevere jobbet til en anden. En dårligt skrevet - eller værre, forkert skrevet - SOP fører ikke kun til nedsat produktivitet og organisatorisk fiasko, men kan også være usikker og påvirke alt fra dit team til miljøet. Kort sagt, det er ikke en risiko, du vil tage.
   • Hvis det er et projekt, du føler dig forpligtet til at gennemføre, skal du ikke være bange for at bede dem, der behandler proceduren hver dag om hjælp. At gennemføre interviews er en almindelig del af SOP-oprettelsesprocessen.
4. Vælg mellem en kort eller lang SOP. Hvis du skriver eller opdaterer en SOP til en gruppe mennesker, der er bekendt med protokollen, terminologien osv. Og bare vil have en kort og kortfattet SOP, såsom en tjekliste, kan du holde den kort.
   • Udover det generelle mål og andre relevante oplysninger (dato, forfatter, ID-nummer osv.) Indeholder den kun en liste over trin. Hvis der ikke er behov for yderligere detaljer eller afklaringer, er det nok.
5. Husk formålet med SOP. Det er klart, at du har at gøre med en procedure, der gentages igen og igen i din organisation. Men er der nogen specifik grund til, at denne SOP er så værdifuld? Bør sikkerhed understreges i det? Overholdelsesforanstaltninger? Bruges det til træning eller dagligt? Her er et par grunde til, at din SOP er nødvendig for dit teams succes:
   • For at sikre overholdelse af overholdelsesstandarder
   • For at maksimere produktionskravene
   • for at sikre, at proceduren ikke påvirker miljøet negativt
   • For at sikre sikkerhed
   • For at sikre, at alt går efter planen
   • For at undgå produktionsfejl
   • Anvendes som et træningsdokument
     • At vide, hvad man skal understrege i din SOP, vil gøre det lettere at strukturere dokumentet omkring disse punkter. Det er også lettere at se, hvor vigtigt din SOP er.

Del 2 af 3: Skrivning af din SOP

1. Beskriv det nødvendige materiale. Tekniske SOP'er består generelt "ud over" selve proceduren af ​​fire elementer:
   • Titel side. Dette inkluderer 1) titlen på proceduren, 2) et identifikationsnummer på SOP, 3) datoen for udstedelse eller ændring, 4) navnet på den virksomhed, division eller afdeling, som SOP vedrører, og 5) underskrifter af dem, der forberedte og godkendte SOP. Du kan oprette denne side, hvor du vil, så længe disse oplysninger er klare.
   • Indeks. Dette er kun nødvendigt, hvis din SOP er lang, så du let kan slå den op. En simpel standardopsætning er, hvad du har brug for her.
   • Kvalitet og kvalitetskontrol. En procedure er ikke god, hvis den ikke kan kontrolleres. Sørg for, at du har det nødvendige materiale og detaljer tilgængelige, så læseren kan kontrollere, at det ønskede resultat er opnået. Dette kan være i form af andre dokumenter, f.eks. Evalueringseksempler.
   • Reference. Sørg for, at du har en liste over alle citerede eller citerede referencebøger. Når du henviser til andre SOP'er, skal du sørge for, at de nødvendige oplysninger er inkluderet i tillægget.
     • Det kan være, at din organisation bruger andre protokoller end disse. Hvis du kan henvise til en allerede eksisterende SOP, skal du slippe denne struktur og holde fast ved, hvad der allerede er der.
2. Sørg for at overholde følgende under selve proceduren:
   • Anvendelsesområde og anvendelighed. Med andre ord, beskriv formålet med processen, dens grænser, men også hvordan den vil blive brugt. Tilføj standarder, regler, roller og ansvar samt input og output.
   • Metodologi og procedurer. Dette er kødet på knoglerne - anfør alle trin, inklusive de nødvendige detaljer og inklusive alt nødvendigt udstyr. Inkluder efterfølgende procedurer og beslutningsfaktorer.Identificer "hvad ... hvis" punkterne og eventuelle potentielle overtrædelser eller sikkerhedsmæssige problemer.
   • Afklaring af terminologi. Identificer forkortelser og sætninger, der ikke er almindeligt sprog.
   • Advarsler om sundhed og sikkerhed. Opfør disse i et separat kapitel, og anfør dem også ved siden af ​​de trin, de vedrører. Trivialiser ikke disse ting.
   • Udstyr og forsyninger. Angiv, hvad der er nødvendigt, og hvilke udstyrs- eller udstyrsstandarder, du kan finde, hvornår og hvor.
   • Advarsler og problemer. Så problemafdelingen. Tal om alt, hvad der kan gå galt, hvad man skal passe på, og hvad der kan være et problem for det endelige, perfekte produkt.
     • Giv hvert emne sit eget kapitel (normalt nummereret) for at forhindre, at din SOP bliver for sproglig og forvirrende og for at holde tingene tilgængelige.
     • Dette er ikke en udtømmende liste; dette er kun toppen af ​​det proceduremæssige isbjerg. Din organisation kan angive, hvilke andre aspekter der kræver opmærksomhed.
3. Hold dine skrifter kortfattede og lette at læse. Chancerne er, at dit publikum ikke læser dem for sjov. Hold det kort og sødt - ellers mister du opmærksomheden, ellers finder de dokumentet svært at komme igennem og vanskeligt at forstå. Hold dine sætninger så korte som muligt.
   • Her er en dårligt eksempel: Sørg for at fjerne alt støv fra luftindtaget, inden du bruger dem.
   • Her er en godt eksempel ": Støvsug alt støv fra luftindtagene inden brug.
   • Generelt må du ikke tale om "dig". Det taler for sig selv. Tal aktivt og start dine sætninger med imperativet.
4. Interview om nødvendigt de ansatte, der er involveret i processen om, hvordan de udfører arbejdet. Den sidste ting du ønsker er at skrive en SOP, der bare ikke giver mening. Du truer dit teams sikkerhed, effektivitet og tid, og du tager ikke højde for procedurer, der allerede er i brug - noget dine kolleger ikke vil takke dig for. Stil spørgsmål, hvis det er nødvendigt! Dette skal gøres rigtigt!
   • Hvis tingene er uklare, skal du bede forskellige mennesker om at medbringe alle roller og ansvarsområder. Et teammedlem overholder muligvis ikke SOP, og et andet kan kun være involveret i nogle af handlingerne.
5. Del store stykker tekst i stykker med diagrammer og rutediagrammer. Hvis du har at gøre med et eller to trin, der er særligt vanskelige, kan du gøre det nemt for dine læsere med et diagram eller diagram. Det bliver lettere at læse, og det giver sindet en pause fra alle bestræbelser på at forstå alt. Og for dig ser det mere komplet og velskrevet ud.
   • Brug ikke bare dem til at krydre eller få din SOP til at se mere imponerende ud; gør det kun, hvis det giver mening, eller hvis du prøver at overvinde en sprogbarriere.
6. Sørg for, at hver side har den korrekte kodning. Din SOP er utvivlsomt en af ​​mange SOP'er. Af den grund skal din organisation have en slags database, hvor alt holdes baseret på et bestemt indekseringssystem. Din SOP er en del af denne indeksering og har derfor brug for en eller anden form for kodning for at blive hentet. Derfor skal det klart fremgå.
   • Hver side skal have en kort titel eller et ID-nummer, en dato og et sidetal. Du har muligvis brug for fodnoter; det afhænger af din organisations politik på dette punkt.

Del 3 af 3: Sikring af succes og præcision

1. Test proceduren. Hvis du ikke vil teste din procedure, har du sandsynligvis ikke skrevet det godt nok. Bed en person med "begrænset forståelse" af processen (eller en repræsentant for den fælles læser) om at bruge din SOP og blive styret af den. Hvilke problemer støder de på? Hvis der er nogen, skal du adressere dem og foretage de nødvendige justeringer.
   • Det er bedst at få din SOP testet af nogle få mennesker. Forskellige mennesker vil løbe ind i forskellige ting, hvilket giver dig mange (forhåbentlig nyttige) svar.
   • Sørg for, at proceduren testes af en person, der aldrig har gjort det. En person med forudviden vil stole på det for at komme videre og ikke i første omgang på dit arbejde, så det går glip af mærket.
2. Få SOP vurderet af dem, der rent faktisk udfører proceduren. Det betyder ikke noget i sidste ende for ægte hvad dine chefer synes om SOP. Det handler om dem derude rent faktisk er nødt til at samarbejde. Så inden du sender det til bosserne ovenpå, skal du vise frugten af ​​din pen til dem, der skal gøre eller allerede udfører arbejdet. Find hvad hun af det?
   • Ved at involvere dem og gøre dem til en del af processen er de mere tilbøjelige til at acceptere denne SOP. Og de har utvivlsomt nogle gode ideer!
3. Få din SOP kontrolleret af dine rådgivere og kvalitetskontrolafdelingen. Når holdet er i orden, kan du videresende det til dine rådgivere. De har måske mindre at sige om selve arbejdet, men de fortæller dig, hvis opsætningen er okay, hvis du har glemt noget, og de vil fortælle dig, hvordan du gør alt officielt og en del af systemet.
   • Brug de officielle dirigeringssystemer til at opnå dokumentgodkendelse, så du kan være sikker på, at processen for at give godkendelse er korrekt underskrevet. Dette adskiller sig fra organisation til organisation. Du vil bare sikre dig, at alle har sagt deres ord, og at alle regler er blevet fulgt.
   • Der skal være underskrifter nedenunder. De fleste virksomheder har ikke længere problemer med elektroniske signaturer.
4. Begynd at bruge din SOP, så snart den er godkendt. Du skal muligvis først organisere uddannelse for de involverede medarbejdere, men det kan også betyde, at dit papir er hængt op på toilettet. Sørg for, at dit arbejde bliver brugt! Du gjorde det. Tid til lidt anerkendelse!
   • Sørg for, at din SOP forbliver opdateret. Hvis dette ikke længere er tilfældet, skal du straks sørge for en opdatering, sikre at opdateringerne er godkendt og dokumenteret og sende SOP igen. Dit teams sikkerhed, produktivitet og succes afhænger af det.

Tips

• Brug blot hollandsk til at forklare trinnene.
• Husk at involvere interessenter, hvis det er muligt, så den skriftlige proces er i overensstemmelse med den aktuelle proces.
• Kontroller, om der findes en ældre version af SOP. Måske kan du begrænse dig til et par hurtige tweaks. Sørg for, at du også dokumenterer dem ordentligt!
• Har en dokumenthistorik med hver nye version.
• Brug rutediagrammer og billeder, så læseren kan følge processen korrekt.
• Vær opmærksom på klarhed. Sørg for, at flere fortolkninger ikke er mulige. Vis proceduren for en person, som ikke er bekendt med den, og spørg dem, hvad de synes: du kan stadig stå over for overraskelser.
• Få dit dokument kontrolleret, før du får det godkendt.