Indhold

• At træde
• Metode 1 af 2: Opret en plan til styring af organisationsændringer
• Metode 2 af 2: Spor ændringer til et projekt
• Tips

Der er to typer ændringsstyringsplaner. Man er bekymret over den indflydelse en ændring har på en organisation og blødgør overgangen. Den anden foretager ændringer i et projekt og producerer en klar oversigt over de justeringer eller ændringer, der er foretaget på produktet på projektniveau. Begge planer sigter mod at kommunikere tydeligt om, hvad der skal gøres korrekt og præcist.

At træde

Metode 1 af 2: Opret en plan til styring af organisationsændringer

1. Vis årsagerne til ændringen. Angiv faktorer, der førte til beslutningen om at ændre, såsom huller i ydeevne, ny teknologi eller en ændring i organisationens mission statement.
   • En mulig tilgang er at beskrive organisationens nuværende situation og den fremtidige situation, som denne plan ønsker at skabe.
2. Bestem hvilken ændring der skal foretages og dens størrelse. Beskriv kort den forventede karakter af ændringsstyringsplanen. Angiv, om dette vil påvirke jobbeskrivelser, procedurer, politik og / eller den strukturelle organisation. Angiv de afdelinger, arbejdsgrupper, systemer eller andre områder, der gennemgår ændringer.
3. Angiv støtte fra interessenter. Liste over alle interessenter, der er berørt af planen, f.eks. Seniorledelse, projektledere, projektsponsorer, slutbrugere og / eller medarbejdere. Skriv til hver gruppe, hvis interessenten støtter ændringen.
   • Du kan vise en graf for at kommunikere disse data kort og tydeligt. Du kan opdele graferne i "Bevidsthed", "Supportniveau" og "Indflydelse" for hver interessent baseret på en høj / medium / lav rating.
   • Hvis det er muligt, kan du have en-til-en-samtale for at hente support.
4. Saml et forandringsledelsesteam. Dette team er ansvarlig for at kommunikere godt med alle interessenter, angive bekymringer og sikre, at ændringsprocessen er så glat som muligt. Vælg mennesker, der nyder stor troværdighed i virksomheden, og som har gode kommunikationsevner.
   • Dette team inkluderer en initiativtager til forandringsprocessen fra det højeste ledelsesniveau. Understrege, at dette indebærer virkelig aktivt arbejde for at drive ændringerne, og at det ikke kun handler om at godkende planen.
5. Udvikle en tilgang til at få organisationens ledende personale om bord. Det er yderst vigtigt at få støtte fra organisationens ledere for at gøre ændringen til en succes. Lad hvert administrerende medarbejder give feedback om forandringen og arbejde sammen med hver person for at tage en aktiv rolle i at fremme forandringen.
6. Forbered en plan for hver interessent. For hver interessent, inklusive dem, der støtter ændringen, skal du vurdere risici og bekymringer. Opgaver forandringsledelsen til at løse disse bekymringer.
7. Udarbejd en kommunikationsplan. Kommunikation er den vigtigste del af ændringsstyringsplanen. Kommuniker regelmæssigt med alle, hvis arbejde er påvirket af ændringerne. Fremhæv grundene til at foretage ændringerne og de fordele, der følger med dem.
   • Interessenter bør have mulighed for ansigt til ansigt tovejskommunikation. Private møder er meget vigtige.
   • Kommunikation skal komme fra den ledende initiativtager til ændringen, fra hver medarbejders nærmeste vejleder og fra enhver yderligere talsmand, som interessenten har tillid til. Al kommunikation skal formidle et konsistent budskab.
8. Find ud af, hvor oppositionen kommer fra. Ændringer fører altid til modstand. Dette sker på individuelt niveau, så tal personligt med interessenter for at finde ud af hvorfor. Spor klager, så ændringsledelsen kan løse dem. Disse inkluderer især:
   • mennesker har ingen motivation for at ændre sig eller har ingen følelse af haster
   • folk forstår ikke det større billede, eller hvorfor ændringerne er nødvendige
   • der mangler deltagelse i processen
   • folk er usikre på deres job, fremtidige stilling eller krav og færdigheder
   • ledelsen opfylder ikke forventningerne til implementering eller kommunikation af ændringerne
9. Håndter blokeringer. Mange klager kan løses ved at kommunikere mere intensivt eller ved at ændre kommunikationsstrategien, så specifikke problemer diskuteres. Andre klager kræver forskellige tilgange, der kan integreres i din plan eller tildeles ændringsledelsen til at implementere dem. Tænk over, hvilken af ​​disse tilgange der passer til situationen i din organisation:
   • For ændringer i jobbeskrivelser eller procedurer, skal medarbejderuddannelse prioriteres.
   • Hvis du forventer en stressende overgang eller en med lidt motivation, skal du organisere en begivenhed eller give medarbejderne fordele.
   • Hvis interessenter ikke er motiverede til at ændre sig, skal du give incitamenter.
   • Hvis interessenter føler sig ekskluderede, skal du organisere et møde for at indsamle feedback og overveje, hvilke ændringer du kan foretage i planen.

Metode 2 af 2: Spor ændringer til et projekt

1. Definer ændringsstyringsfunktionerne. Angiv de funktioner, der vil blive tildelt til dette projekt. Beskriv ansvaret og færdighederne for hver stilling. Du skal give mindst en projektleder til at gennemføre ændringen på det daglige niveau og en projektsponsor til at overvåge de samlede fremskridt og træffe beslutninger om ændringsstyring på højt niveau.
   • For store projekter i en stor organisation kan du dele rollen som projektleder mellem forskellige mennesker, hver med specifikke færdigheder.
2. Overvej at oprette et ændringsstyringskomité. Softwareprojekter har generelt en ændringskontrolkomité bestående af repræsentanter fra hver interessentgruppe. Dette udvalg godkender ændringsanmodninger i stedet for projektlederen og kommunikerer beslutningerne til interessenterne. Denne tilgang fungerer godt for projekter, der involverer forskellige interessenter og projekter, hvis omfang og mål skal revurderes.
3. Opret en procedure til at udstede anmodninger om ændring. Når nogen på projektteamet har fundet en måde at komme videre, hvordan gør du denne idé til virkelighed? I denne plan skal du beskrive den procedure, der er godkendt af holdet. Her er et eksempel:
   • Et teammedlem udfylder en formular for at anmode om en ændring og sender den til projektlederen.
   • Projektlederen indtaster formularen i ændringsanmodningsloggen og opdaterer denne log, når anmodningerne udføres eller afvises.
   • Lederen tildeler teammedlemmerne at udvikle en mere detaljeret plan og estimere den krævede indsats.
   • Projektlederen sender planen til projektsponsoren til accept eller afvisning.
   • Ændringen gennemføres. Interessenter informeres regelmæssigt om fremskridtene.
4. Opret en formular for at anmode om en ændring. Følgende oplysninger skal inkluderes i hver anmodning og føjes til loggen:
   • dato for ansøgningsændring
   • nummeret på ændringsanmodningen, som gives af projektlederen
   • titel og beskrivelse
   • indsenderens navn, e-mail og telefonnummer
   • prioritet (høj, medium eller lav). Planer for hastende ændringsstyring har forskellige frister.
   • produktnummer og version (til softwareprojekter)
5. Føj yderligere oplysninger til ændringsloggen. Denne log skal også registrere beslutningerne og deres udførelse. Ud over oplysningerne i ansøgningsskemaet for ændring skal du give plads til følgende oplysninger:
   • godkendelse eller afvisning
   • underskrift af den person, der godkender eller afviser ansøgningen
   • frist for gennemførelse af ændringen
   • dato for ophør af ændringen
6. Hold styr på store beslutninger. Ud over ændringsloggen, der holder styr på daglige ændringer, kan du også registrere alle vigtige beslutninger, der træffes. Takket være denne rapport er det lettere at finde langsigtede projekter eller projekter, der gennemgår ændringer i deres ledelse. Denne rapport kan også tjene som grundlag for kommunikation med kunder eller topledelse. Hold øje med følgende oplysninger for enhver ændring i periode, projektstørrelse eller projektkrav, prioritetsniveauer eller strategi:
   • der tog beslutningen
   • da beslutningen blev taget
   • et resumé af årsagerne til beslutningen og proceduren for håndhævelse af den. Tilføj dokumenter relateret til denne procedure.

Tips

• Opbyg tillid og loyalitet med både dit personale og dine kunder. Folk føler sig ofte utilpas med forandring. Ved at formidle budskabet om, at du sætter dine medarbejderes interesser først, vinder du deres støtte.