Indhold

• Trin
• Råd
• Hvad du har brug for

Organisering af kontorfiler er ikke en simpel opgave, især når det kommer til at organisere store mængder filer og dokumenter. Du kan dog overvinde denne udfordring ved at planlægge og beslutte et arkiveringssystem. Dette hjælper dig med at organisere din forretningsprofil og sikrer, at du finder vigtige dokumenter hurtigere. Du kan tjekke nedenstående artikel om, hvordan du organiserer dine kontorposter for at starte din mission.

Trin

Del 1 af 3: Arranger tiden rigtigt

1. 

   Afsæt et bestemt stykke tid til at organisere din ansøgning for at undgå distraktioner i midten. Hav pap og klistermærker klar til at oprette en ny profil, inden du kommer i gang. reklame

Del 2 af 3: Organiser dokumenter og optegnelser

1. 

   
   
   Opdel bunker af dokumenter og filer i mindre, mere håndterbare klumper.
   • Behandl stakke en ad gangen, og rens eller ødelæg unødvendige papirer for at reducere mængden og begrænse redundansen.
   • Del resten af ​​dokumenterne og filerne i to separate dele, en til de filer, der skal behandles i de kommende måneder, og den anden til arkivfiler, der ikke kræver hurtig behandling.

2. 

   
   
   Organiser mapper alfabetisk, hvis du har en klientprofil. For eksempel, hvis hvert bindemiddel var navnet på en person eller et firma, kunne du sortere posterne efter personens navn. I dette tilfælde skal du mærke hvert profilkort, der indeholder kundens fulde navn.Organiser dine omslag alfabetisk, og mærk derefter din arkiveringsskuffe for at se, hvilken skuffe der har et navn, der begynder med et bestemt bogstav.

3. 

   
   
   Sorter efter kategori, hvis optegnelserne er i mange dele af virksomheden. Nogle poster vedrører fakturaer, garantier eller kontrakter, og du skal opdele dem i forskellige kategorier. Mærk hver post som relevant, og placer alle relevante dokumenter på posten. Du skal muligvis oprette en sekundær profil, så brug et hængende omslag til at markere hver kategori og omslaget til at være sekundært.
   • Opret en portefølje af presserende dokumenter, så du hurtigt kan finde vigtige papirer.
   • Sæt de midlertidige filer foran og arkivfilerne bag på skuffen, så du nemt kan få adgang til de filer, der skal behandles.
   reklame

Del 3 af 3: Sorter poster efter måned

1. 

   Ud over at bruge metoderne ovenfor kan du organisere dine bindere efter måned (og år-). Hvis du ikke har tid til at ordne det med det samme, kan du lægge dine papirer i den månedlige journal til databehandling. Dette trin hjælper dig også med at bestemme, hvor dine dokumenter skal opbevares hurtigere.
   • Den månedlige profil er også velegnet til opbevaring af papirer, der ikke tilhører en anden kategori.

2. 

   I slutningen af ​​året skal du kontrollere de papirer, der er tilbage i den månedlige post, og du kan finde ud af, at skabelonen såvel som den nye profilgruppe (kategorienavn) mangler i systemet. Opret profiler til disse papirer i det nye år.

3. 

   Klip de resterende papirer efter måned. Opbevares under "Mixed" -gruppen (Year-). reklame

Råd

• Når du har organiseret dine optegnelser, skal du holde orden på kontoret. Fix opbevaringssystemet, og returner papirerne på plads.
• Smid, genbrug eller ødelæg unødvendige dokumenter for at undgå at manipulere med det nye registreringssystem.

Hvad du har brug for

• Arkivskabe
• Hængende betræk
• Indbundet
• Klistermærker
• Markører