Indhold

• Trin
• Råd
• Advarsel

Har du brug for at skrive et professionelt og høfligt jobbrev? De fleste arbejdsbeskeder er præformaterede og nemme at kopiere, du skal bare ændre indholdet af meddelelsen. Virksomhedsmail skal altid indeholde datoen, oplysningerne om afsenderen, modtageren og nogle afsnit i meddelelsens brødtekst. Du vil skrive et billede. Følg nedenstående trin og korriger de nødvendige punkter for at matche din virksomheds standarder.

Trin

Del 1 af 4: Åbningsmeddelelse

1. 

   Forstå formatet. Uanset hvad dit brev handler om, er der nogle standarder for udseendet af det brev, du skal følge. Forretningsbreve skal skrives og skrives i en populær skrifttype som Arial eller Times New Roman. Du skal fremhæve afsnittene i meddelelser manuelt. Det betyder, at du starter et nyt afsnit ved at skrive "return" -tasten to gange. Brug ikke kommandoen indent til at fremhæve afsnit.
   • Lad margenen være ca. 2 cm på alle kanter.
   • E-mail skal også skrives i populære skrifttyper. Brug ikke skrifttyper, der efterligner håndskrift eller er farverige, undtagen sort / hvid i arbejdsmail.

2. 

   
   
   Vælg den korrekte papirtype. Arbejdsbreve skal udskrives på 22 x 28 cm papirstørrelse ("brevstørrelse"). Hvis du ikke er i USA, kan du bruge papir i A4-størrelse. Nogle lange kontrakter kan udskrives på papir på 22 cm x 36 cm ("lovlig størrelse").
   • Hvis du udskriver til mailing, skal du udskrive det på firmaets brevpapir. Dette giver brevet et mere professionelt udseende og giver også din virksomheds logo og kontaktoplysninger.

3. 

   
   
   Giv oplysninger om din virksomhed. Angiv firmanavn og adresse, hvor hver del af adressen er skrevet på en anden linje. Hvis du er ejer eller selvstændig, skal du erstatte firmanavnet med dit eget navn eller skrive dit navn over det.
   • Hvis din virksomhed har et foruddesignet brevhoved, kan du bruge det i stedet for at skrive firmanavn og adresse.
   • Hvis du selv skriver adressen, skal du enten justere til højre eller venstrejustere øverst på siden afhængigt af dig og din virksomheds præferencer.
   • Hvis du sender mail internationalt, skal du skrive landets navn med store bogstaver.

4. 

   
   
   Tilføj datoen. Fuld dato skrivning er det mest professionelle valg. For eksempel kan du skrive "1. april 2012" eller "1. april 2012". Datoen skal være berettiget, et par linjer under afsenderens adresse.
   • Hvis dit brev er skrevet inden for få dage, skal du lade den dato, hvor du afslutter brevet.

5. 

   Giv modtageroplysninger. Skriv modtagerens fulde navn, titel (hvis relevant), firmanavn og postadresse, og opdel disse oplysninger i separate linjer. Tilføj om nødvendigt et referencenummer. Modtageroplysningerne skal være begrundet med nogle få linjer under datoen.
   • Det er bedst at sende et brev til en identificeret person. På denne måde kan den person, du sender beskeden til, svare på din besked. Hvis du ikke kender navnet på den person, som du skal maile til, skal du tjekke lidt. Du kan ringe til deres firma for at bede om personens nøjagtige navn og titel.

6. 

   Vælg en hilsen. En hilsen er et respektpunkt for modtageren af ​​brevet, og hvilken hilsen der bruges, afhænger af, om du kender den person, du sender beskeden til, hvor meget du kender dem, og hvor højtideligt brevet er. . Du kan overveje følgende muligheder:
   • "Til hvem det kan bekymre sig" (til de involverede) kun når Du ved ikke hvem, især hvem du vil sende beskeden til.
   • Hvis du ikke kender modtageren af ​​din mail, er det en sikker mulighed at starte med "Dear Sir / Madam".
   • Du kan også bruge modtagerens titel og navn, for eksempel "Kære Dr. Smith" (Kære professor Smith).
   • Hvis du kender modtageren af ​​posten godt og har et tæt forhold til dem, kan du kalde dem ved navn, såsom "Kære Susan".
   • Hvis du er usikker på køn på modtageren af ​​meddelelsen, skal du blot indtaste det fulde navn, f.eks. "Kære Kris Smith" (Hej Kris Smith).
   • Glem ikke at skrive et komma efter hilsenen eller et kolon efter "Til hvem det kan bekymre sig".
   reklame

Del 2 af 4: Komponering af beskedindhold

1. 

   Lige til problemet. Tid er penge, som maksimum siger, hader de fleste iværksættere at spilde tid. Derfor bør indholdet af brevet præsenteres kort og professionelt. Skriv et brev, hvor modtageren hurtigt kan læse det ved at komme direkte til punktet og sammenfatte din mening i første afsnit. For eksempel kan du altid starte med "Jeg skriver dig angående ..." (Jeg skriver til dig om ...) og starte derfra.
   • Brug ikke tekstureret sprog, store jabs eller lange, runde sætninger - du skal kommunikere det, du har brug for at sige, så kortfattet og tydeligt som muligt.
   • Udtryk det overbevisende. Det ser ud til, at det meste af formålet med at skrive et brev er at overtale læseren til at gøre noget: skifte mening, rette en fejl, sende penge eller tage nogle handlinger. Prøv at overtale modtageren af ​​beskeden til at gøre, hvad du vil.

2. 

   Brug personens pronomen. Ideelt set skal du bruge personudtrykkene "jeg" (jeg), "vi" (vi) og "dig" (dig) i dit brev. Beskriv det som "jeg" (mig) og kald læseren "dig" (ven / bedstefar / bedstemor / bror / søster).
   • Bemærk, hvis du skriver på vegne af en organisation. Hvis du giver din virksomheds udsigter til vækst, skal du bruge "vi" (os) til at lade læserne vide, at du taler på vegne af virksomheden. Hvis du skriver om din personlige mening, skal du bruge “jeg” (mig).

3. 

   
   
   Skriv tydeligt, kortfattet og kortfattet. Lad dine læsere vide nøjagtigt, hvad du vil sige. Læsere svarer kun hurtigt på din besked, hvis indholdet af din besked er klart. Især hvis du vil have læsere til at drage konklusioner eller tage handling som svar på dit brev, så fortæl dem. Forklar din afhandling på den mest kortfattede måde.

4. 

   
   
   Brug aktive sætninger. Brug aktiv snarere end passiv, når du beskriver en situation eller fremsætter en anmodning. Passive sætninger kan gøre dit brev uklart eller ikke angive den involverede person. Derudover er den aktive sætning strømlinet og mere ligetil. For eksempel:
   • Passiv sætning: Solbriller er ikke designet eller fremstillet med hensyn til deres holdbarhed.
   • Proaktiv erklæring: Din virksomhed designer og fremstiller solbriller uden hensyntagen til deres holdbarhed.

5. 

   
   
   Vær passende fordomsfri. Brev er skrevet af mennesker og adresseret til mennesker, så undgå stive bogstaver, hvis det er muligt. Du kan ikke opbygge et nyt forhold med et ikke-personligt brev og manglende åbenhed. Undgå dog at bruge dagligdags sprog eller slang som sætninger som "du kender" (du ved), "jeg mener" (jeg mener) eller "vil" (vil gøre - forkorte af "ønsker"). stor'). Hold din tone seriøs, men venlig og entusiastisk.
   • Hvis du kender modtageren godt, skal du have en række hyggelige ønsker til dem uformelt.
   • Brug din egen vurdering, når du beslutter, i hvilket omfang du skal udtrykke dig. Nogle gange kan lidt humor hjælpe dig med at få en vellykket aftale, men vær forsigtig, når du driller, kan det være en fejltagelse.

6. 

   Høflig og høflig. Selvom du skriver et brev for at klage eller udtrykke bekymring, kan du stadig være høflig. Sæt dig selv i modtagerens sko og kom med de idéer, du kommer på, på en fornuftig måde for læserne at se, at du altid er begejstret og villig til at hjælpe.
   • For eksempel kan du komme med en hård klage som denne: "Jeg synes, dine solbriller er dårlige, og jeg vil aldrig købe dem igen." Du kan dog skrive på en mere høflig måde: " Jeg er skuffet over din virksomheds solbrilleprodukt, og jeg planlægger at købe briller andre steder i fremtiden.

7. 

   Brug overskriften "anden side" til yderligere sider. De fleste forretningsbreve skal være korte på en side. Men hvis det emne, du taler om, er længere, som en kontrakt eller et juridisk spørgsmål, har du muligvis brug for et par sider mere. Brug brevhovedskabelonen "anden side", som normalt har en forkortet adresse og samme papirtype som den første sides brevpapir.
   • Sidens nummerering er øverst på siden med den anden og efterfølgende sider. Du kan også tilføje modtagernavne og datoer.

8. 

   Indholdsoversigt. I det sidste afsnit skal du sammenfatte hovedpunkterne og tydeligt angive trinene i din handlingsplan, eller hvad du kan forvente af modtageren af ​​meddelelsen. Bemærk, at modtageren kan kontakte dig for at spørge eller tale, takke dem for deres interesse for brevet og dit problem. reklame

Del 3 af 4: Afslutningsbreve

1. 

   Vælg slutningen sætning. Den afsluttende sætning viser som en hilsen modtagerens respekt og graden af ​​højtidelighed af brevet. "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen" er normalt et sikkert valg; du kan overveje andre muligheder som "hjerteligt", "med respekt" (venlig hilsen), "hilsen" og "med venlig hilsen" (med venlig hilsen). Du kan også vælge en lidt mindre formel, men alligevel professionel afslutning som "Alt det bedste", "Bedste ønsker". , "Varm hilsen" og "Tak" og "Tak". Brug komma efter sætningen.

2. 

   Skilt. Lad cirka fire linjer være tomme, og underskriv den derefter. Underskriv din signatur efter udskrivning af brevet, eller hvis du mailer det, skal du scanne dit signaturbillede og indsætte det i denne del af meddelelsen. Du skal vælge blåt eller sort blæk til signaturen.
   • Hvis du underskriver et brev på en persons vegne, skal du skrive “pp:” foran din underskrift. "Pp" står for "per procurationem" (som "efter agentur" eller "på vegne af").

3. 

   Indtast dit navn og kontaktoplysninger. Indtast dit fulde navn, titel, telefonnummer, e-mail-adresse og eventuelle mulige kontaktmetoder under din signatur. Hver information er skrevet på en separat linje.

4. 

   Tilføj forkortelsen for typisten. Hvis en anden end dig skrev brevet, skal du tilføje denne persons initialer under signaturen. Nogle gange blev initialerne til den person, der skrev brevet, medtaget. Derfor er det vigtigt at skelne mellem den person, der skrev brevet, og som skrev brevet.
   • Hvis du f.eks. Lige har tilføjet typistens initialer, skal du skrive dem med små bogstaver: mj
   • Hvis du tilføjer forfatterens forkortelser, skal du skrive dem med store bogstaver og skriveforkortelsen med små bogstaver: RW: mj. Du kan også bruge en skråstreg mellem de to forkortelser: RW / mj.

5. 

   Bemærk vedlagte dokumenter. Hvis du vedhæfter et dokument, som modtageren kan se, skal du kommentere det et par linjer under dine kontaktoplysninger ved at notere dokumentets nummer og type. For eksempel kan du skrive: "Kabinetter (2): CV, brochure" ("Bilag (2): CV, brochure").
   • Du kan også forkorte “Kabinetter” som “Kabinetter”. eller "Enc.".

6. 

   Tilføj modtagere. Hvis du sender en kopi af brevet til en anden person, skal du medtage denne persons navn i brevet. Du kan lave en kommentar ved at skrive "cc:" under linjen "Kabinetter", "cc" står for "høflighedskopi" med personens navn og titel ("cc" for "Kulstofkopi" (kulstofkopi), når brevet skrives på kulstofpapir).
   • Skriv for eksempel: "cc: Mary Smith, vicepræsident for marketing" ("Kære: Mary Smith, stedfortrædende marketingchef").
   • Hvis du vil tilføje en anden modtager, skal du skrive en anden persons navn direkte under den første persons navn og ikke har brug for "cc:".
   reklame

Del 4 af 4: Udført

1. 

   Rediger din besked. Udseende er nøgleelementet til en professionel brevforfatter. Læser vil helt sikkert let se, at du er kompetent og ansvarlig ved at rette de mindste fejl i brevet. Du kan køre stavekommandoen for at kontrollere stavning på ord, men du kan også kontrollere ved at læse brevet omhyggeligt, inden du sender det.
   • Spekulerer på, om brevet var klart og kortfattet. Er der et afsnit med mere end tre eller fire sætninger i længden? I så fald kan du slette unødvendige afsnit.
   • Hvis brevet er virkelig vigtigt, kan du bede en ven eller kollega om at kontrollere det hurtigt. Nogle gange kan det bare tage et par sekunder at læse, hjælpe dig med at få øje på fejl eller klodset ordbrug, som du måske ikke har set.

2. 

   Hæft ikke post. Hvis meddelelsen har mange sider, skal du undgå at hæfte meddelelsen. Hvis du vil sikre dig, at siderne er ordnet korrekt, skal du bruge papirclipsen øverst til venstre.

3. 

   Mailing. Hvis du sender en mail, skal du bruge en forretningskonvolut. Hvis konvolutten er trykt på firmaets logo, skal du bruge konvolutten. Udskriv returadresse og modtageradresse tydeligt. Fold brevet i tre dele, så når modtageren åbner beskeden, foldes den første del af meddelelsen øverst og åbnes derefter til den nederste fold. Sørg for, at du har nok frimærker på, og send dem derefter.
   • Hvis du føler, at den håndskrevne adresse er udtværet og ikke stemmer overens med din professionelle stil, skal du skrive adressen i ord, lægge konvolutten i printeren og udskrive adressen på konvolutten.
   • Hvis brevet er ekstremt vigtigt og / eller presserende, skal du sende det via kurer.
   • Hvis du vil sende beskeden via e-mail, skal du konvertere den til HTML-format eller gemme meddelelsen som PDF for at beholde formatet. Papirforsendelse er dog bedre.
   reklame

Råd

• Brug en god pen til at underskrive bogstaver.
• Hurtig. Hvis du ikke kan svare på afsenderens anmodning inden for en uge, skal du fortælle ham eller hende om det og fortælle dem, hvornår de kan få et svar fra dig.
• Fokuser på det positive. Tal om de ting, du kan gøre, ikke om de ting, du ikke kan. Hvis du f.eks. Ikke har en vare på lager, skal du ikke fortælle kunden, at du ikke kan udføre deres ordre, i stedet for at sige, at produktet er populært, så din side er udsolgt. . Fortæl dem derefter, hvornår du kan tilbyde dem produktet.
• Hvis du skriver et brev med masser af indhold, skal du først liste disse ting.
  • Skriv en liste over alle de ting, du vil dække. Du skal ikke bekymre dig om ordren.
  • Angiv nøgleord, eksempler, argumenter og fakta for hvert indhold.
  • Gennemgå indholdet i din disposition, så de er relevante for dit formål og dit publikum.
  • Skær eventuelle ikke-relaterede problemer ud.
  • Arranger oplysningerne i den rækkefølge, der er bedst for læseren.

Advarsel

• Skriv ikke breve med smigrende sætninger. Et ægte kompliment er acceptabelt, men hvis du gør det i overskud, vil læseren føle, at du arbejder ved at smigre, ikke efter din evne.
• Brug ikke for hårdt og imponerende tone. Husk, at du prøver at styrke eller indlede et professionelt forhold med et forretningsbrev.