Indhold

• Trin
• Del 1 af 4: Forberedelse til at skrive chartret
• Del 2 af 4: Skrivning af vedtægter
• Del 3 af 4: Udfyldelse af vedtægterne
• Del 4 af 4: Beholdning og brug af chartret
• Tips

Non-profit organisationer, juridiske enheder og organisationer i andre lande kan bruge denne formelle og lovligt anerkendte ressource til at identificere den måde, organisationen fungerer på. Det kaldes chartret, og det anvendes til ledelse af forskellige virksomheder og institutioner, det er ekstremt vigtigt. Vedtægterne betragtes ofte som organisationens "driftshåndbog". Hvis du skal skrive et charter for en virksomhed eller organisation, indeholder denne artikel instruktioner om, hvordan du skriver et charter, der hjælper dig med effektivt at styre din organisation.

Trin

Del 1 af 4: Forberedelse til at skrive chartret

1. 1 Udpeg to, tre medlemmer af organisationen til at skrive vedtægterne. Det er nødvendigt at rådføre sig med flertallet eller alle de medlemmer af organisationen, der stod til grund for dets oprettelse. Det er usandsynligt, at du er den eneste person, og du bliver nødt til at skrive ham alene. Udpeg mindst to eller tre assistenter mere, der vil bidrage og hjælpe dig med at skrive chartret.
   • Hvis du starter en non-profit organisation, skal du oprette en bestyrelse, der vil give investeringer og hjælp til at skrive vedtægterne. Ved at arbejde som et team sikrer du, at alle stillinger præsenteres og redegøres for i vedtægterne.
2. 2 Opbyg chartret som et diagram. Det er normalt skrevet i form af afsnit og afsnit. Denne struktur vil gøre dine vedtægter lette at læse og tilpasse til andre vedtægter. Dette vil gøre det let at finde oplysninger om afstemningsregler, udvalg og andre elementer, som du kan have spørgsmål om, når organisationen begynder at arbejde.
3. 3 Begynd hver artikel med overskriften ITEM. Disse overskrifter vil blive trykt med fed skrift og nummereret med romertal. Centrer titlen på siden.
   • For eksempel ville det første element have titlen: PUNKT I: ORGANISATION. Andet punkt: PUNKT II: MÅL.
4. 4 Nummer hvert afsnit underoverskrift i hver artikel. Giv en kort beskrivelse for hvert afsnit.
   • Du kan f.eks. Skrive: Afsnit 1. Regelmæssige møder. Dette vil blive efterfulgt af et resumé af referatet af de regelmæssige møder. Angiv derefter: Afsnit 2: Særlige møder. Dette vil blive efterfulgt af et resumé af referatet af ad hoc -møderne.
5. 5 Brug et enkelt, men forståeligt sprog til dit charter. Charteret er ikke et vilkårligt dokument. Den indeholder alle de formaliteter, der kan annonceres i retten eller hjælpe fagfolk med at forstå organisationens specifikke regler og forskrifter.Gennemgå eksempler på vedtægter, brug passende ordforråd til at få dokumentet til at se professionelt ud. Bevar den passende stil.
   • Det er ikke nødvendigt at bruge juridisk sprog i chartret. Brug et enkelt sprog, der er let at forstå.
   • Efterlad detaljer til ledelsesstrategien. Charteret indeholder de grundlæggende ledelsesprincipper, der er designet til at implementere en specifik strategi. Derfor bør chartret være fleksibelt og fortolkes i overensstemmelse med en mere detaljeret strategi. Charteret er et relativt generelt dokument.
6. 6 Tilpas din organisations charter. Mange skabeloner og andre retningslinjer for udarbejdelse af vedtægterne skal skræddersyes specifikt til din organisation. Hver organisation har sine egne behov, der skal afspejles i chartret.
   • "Skrivning af kirkecharteret" ': et afsnit om præstemenigheden er inkluderet i kirkecharteret. Dette afsnit vil undersøge præsternes holdning til menigheden, om ordination af præster og om processen med at tiltrække en ny præst eller fjerne den nuværende.

Et eksempelcharter kan begynde med ordene: ”Præsten er kirkens religiøse og åndelige leder. Han eller hun skal være fri til at forkynde og tale. Præsten er ex officio medlem af rådet og alle udvalg med undtagelse af nomineringsudvalget. ” # "" Skrivning af virksomhedsvedtægter "": Når du skriver virksomhedsartikler, kan du også inkludere afsnit om hyppigheden af ​​aktionærmøder, spørgsmål relateret til selskabets aktier osv.

Del 2 af 4: Skrivning af vedtægter

1. 1 Skriv et afsnit med navnet på organisationen. Dette er det korte officielle navn på din organisation. På dette tidspunkt kan du også give oplysninger om placeringen af ​​dit kontor. Hvis organisationen ikke har en fast placering (hvis du f.eks. Er en onlinegruppe), skal du ikke inkludere adressen.
   • I dette afsnit kan du skrive: "Navnet på ABC Elementary PTO."
2. 2 Skriv et afsnit om organisationens mål. Det vil indeholde dine målsætninger. Det kan være ret simpelt, kun en sætning. Du kan gøre det mere komplekst, hvis du vil.
   • Eksempel: "ABC Elementary blev oprettet for at støtte forældreskab ved at styrke båndene mellem skole, forældre og lærere."
3. 3 Skriv en medlemsklausul. Denne klausul omhandler flere afsnit, herunder berettigelse (hvem kan blive medlem og hvordan), medlemsgebyrer (skal jeg betale for at blive medlem af organisationen? Skal jeg betale årligt?), Medlemsklasser (aktive, inaktiv), krav til, hvordan man forbliver medlem af organisationen, og hvordan man opgiver medlemskab.
   • Et eksempel på første afsnit under overskriften Medlemskab: "Medlemskab er åbent for alle, der er forpligtet til kirkens mål og programmer, uanset race, tro, køn, seksuel orientering, alder, national oprindelse, psykisk eller fysisk problem. " I de følgende afsnit beskrives gebyrer, medlemskrav og hvordan man forlader organisationen.
4. 4 Skriv et afsnit dedikeret til embedsmænd. Denne klausul vil bestå af flere afsnit om embedsmænd, herunder en liste over embedsmænd, deres opgaver, procedurer for udnævnelse og valg, mandatperioder (hvor længe de kan være i embedet).
   • I det første afsnit kan du f.eks. Skrive: "Personer i organisationen er en præsident, en næstformand, en sekretær, en revisor og tre direktører." Dette vil blive efterfulgt af afsnit, der beskriver hver embedsmands ansvar osv.
5. 5 Skriv et afsnit om møder. Denne klausul dækker flere afsnit, der beskriver, hvor ofte møderne vil finde sted (kvartalsvis? Halvårligt?), Hvor møderne vil blive afholdt (på arbejdspladsen?), Og hvor mange stemmer der kan afgives til skiftende lokationer.
   • Denne klausul angiver også antallet af medlemmer for beslutningsdygtigheden og antallet af bestyrelsesmedlemmer, der skal være til stede for at stedskiftet kan finde sted. Hvis en organisation har ni bestyrelsesmedlemmer, og chartret kræver, at to tredjedele af bestyrelsen er beslutningsdygtig, skal mindst seks bestyrelsesmedlemmer være til stede for at træffe beslutninger i organisationens bedste interesse. Nogle stater kan kræve et minimum for at oprette et beslutningsdygtighed; tjek disse oplysninger med udenrigsministeren.
   • Prøve første afsnit i denne klausul: "Der afholdes regelmæssige bestyrelsesmøder den første tirsdag i hver måned." Gå derefter til andre afsnit i afsnittet.
6. 6 Skriv en klausul om udvalget. Udvalg er specifikke enheder i din organisation, som kan være et frivilligt udvalg, fællesskabsudvalg, medlemsudvalg, fundraising -udvalg og så videre. Giv en kort beskrivelse for hver enkelt. Følg også en kort beskrivelse af, hvordan udvalgene skal dannes (udpeget af bestyrelsen?).
   • Prøveklausul: "Selskabet har følgende stående udvalg" efterfulgt af en liste og en kort beskrivelse af udvalgene.
7. 7 Skriv en klausul om parlamentariske beføjelser. Parlamentariske beføjelser er et sæt principper, der styrer, hvordan din organisation drives. Mange organisationer overholder Roberts "forretningsorden". En guide til parlamentarisk procedure baseret på husregler; vejledning i, hvordan man organiserer et møde for at sikre, at alle stemmer bliver hørt og redegjort for. Den parlamentariske magtklausul vil blive omtalt som den specifikke ressource, der styrer organisationens charter, procedurer og operationer.
   • Eksempel: Roberts "forretningsorden" styrer møder, når de ikke er i konflikt med organisationens charter. "
8. 8 Skriv klausul Ændringer og andre bestemmelser. Selvom vedtægterne er beregnet til at være nyttige og gældende i mange situationer, der kan opstå i løbet af en organisations funktion, kræver de fra tid til anden ændringer. Charterets beskrivelse af den proces, hvormed den kan ændres, viser, at din organisation er fleksibel og klar til forandring. Gør ikke processen med at ændre vedtægterne for kompliceret; Koncentrer dig om en proces, der passer til din organisations kultur og politikker. ... Du kan også inkludere et afsnit om regnskabsårets specifikationer eller beskrive regnskabsåret i et separat afsnit.
   • Eksempel på ændringsklausul: “Denne vedtægt kan ændres eller erstattes på ethvert møde med et flertal (2/3) flertal af de fremmødte og stemmende. Meddelelse om planlagte ændringer bør medtages i mødereferatet. ”
9. 9 Skriv en interessekonflikt. Din organisation skal beskytte sig selv mod personlige eller økonomiske interessekonflikter i bestyrelsen eller anden officer. Inkluder en artikel, der definerer, hvad der sker i tilfælde af en sådan konflikt.
   • Prøve: ”Når en direktør eller officer har en økonomisk eller personlig interesse i ethvert spørgsmål, der forelægges bestyrelsen til godkendelse, skal han a) fuldstændigt afsløre sin sande interesse og b) trække sig tilbage fra diskussion, lobbyvirksomhed og afstemning om sagen. Enhver transaktion eller stemme med en potentiel potentiel interessekonflikt kan kun godkendes, når et flertal af de uinteresserede direktører har fastslået, at transaktionen eller afstemningen er i organisationens interesse.
10. 10 Skriv elementet Likvidation af organisationen. Nogle statslove kræver denne klausul, der beskriver, hvordan man lukker organisationen. Dette er en god idé, selvom tilstanden i din organisation ikke kræver denne klausul, da det vil hjælpe med at beskytte din organisation i tilfælde af en intern konflikt.
    • Her kunne du skrive: "Organisationen kan likvideres efter forudgående advarsel (14 kalenderdage) og med samtykke fra mindst to tredjedele af de fremmødte på mødet."
    • Nogle stater kræver, at organisationer inkluderer en likvidationsklausul i deres vedtægter. Tjek disse oplysninger med udenrigsministeren

Del 3 af 4: Udfyldelse af vedtægterne

1. 1 Kombiner alle punkter til ét dokument. Brug det medfølgende format til hele dokumentet, én type og størrelse på skrifttypen (11 - 12 størrelser er de mest læsbare). Inkluder en forside med titlen "Vedtægter" og navnet på din organisation, datoen for den sidste revision af vedtægterne og datoen, hvor den trådte i kraft.
2. 2 Bed professionelle parlamentarikere om at gennemgå dit charter. Det bør definere følgende procedurer: drift af organisationen, afholdelse af møder, valg af embedsmænd eller udvalgsledere og så videre. Disse procedurer er baseret på regler, der bestemmer rækkefølgen af ​​procedurer, hvor mange mennesker der skal stemme for at træffe en beslutning, hvem der kan stemme ved fuldmagt osv. En professionelt akkrediteret parlamentariker er en, der er ekspert i disse regler og procedurer, der regulerer de fleste vedtægter.
   • En parlamentariker kan findes ved at kontakte den relevante forening, f.eks. American Institute of Parliamentarians.

eller find det på internettet. Mest sandsynligt bliver du nødt til at betale for hans tjenester. # Bed en advokat om at gennemgå dit charter. Rådfør dig med en advokat, der har specialiseret sig i nonprofit-organisationers aktiviteter. Han vil vurdere, om dit charter er i overensstemmelse med andre nøgledokumenter i din organisation.

1. 1
   • De fleste samfund har gratis eller billig juridisk rådgivning for organisationer. De kan arbejde på et lovuniversitet, en offentlig eller almennyttig juridisk klinik.
2. 2 Accepter organisationens vedtægter på mødet. Charteret skal vedtages af organisationen, for at det kan træde i kraft. Organisationens direktør har ikke hjemmel til at vedtage vedtægterne.
   • Medtag en accepterklæring i slutningen af ​​vedtægterne og angiv datoen for vedtagelse. Organisationens sekretær skal underskrive ansøgningen.
3. 3 Registrer vedtægterne hos det relevante regeringsorgan, hvis det er nødvendigt. Nogle stater kræver registrering af vedtægter, mens andre kun kræver periodisk rapportering af nøglemedarbejdere og indgivelse af finansielle oplysninger. Kontakt statssekretæren for at levere en kopi af statutterne til det relevante regeringsorgan.
   • Virksomhedsdokumenter kræver som regel ikke statsregistrering. Mange stater kræver udarbejdelse af chartret, men du kræver ikke, at du registrerer det. Virksomhedsdokumenter kan deles af aktionærer og andre nøglepersoner.

Del 4 af 4: Beholdning og brug af chartret

1. 1 Opbevar vedtægterne på hovedkvarteret. Gem den i en mappe sammen med stiftelsesdokumenterne, referater af møder, en liste med navne, adresser på direktører og andre ledere i organisationen.
   • Det er en god idé at gøre chartret tilgængeligt for alle medlemmer af organisationen ved at lægge det ud på dit websted eller et tilgængeligt sted på dit kontor. Selvom der ikke er specifikke krav til vedtægts tilgængelighed, vil dette kun gå i dine hænder.
2. 2 Medbring vedtægterne til et medlemsmøde eller privat møde. Det vil være nyttigt at have chartret ved hånden i dette tilfælde. Henvis til vedtægterne, når du stemmer for at flytte en organisation, træffe afgørelse om udvalg eller bestyrelsesmedlemmer eller på anden måde deltage i aktiviteter, der er beskrevet i dine vedtægter. Dette vil hjælpe mødet med at fungere gnidningsløst og overbevise rådets medlemmer om at udtrykke deres synspunkter hensigtsmæssigt.
3. 3 Læs chartret igen, og opdater det regelmæssigt. Efterhånden som din organisation ændres, skal dit charter muligvis også ændre sig. Charteret skal være i stand til at tilpasse sig konstante ændringer, dette vil gøre det fleksibelt og let korrigeret.Du kan foretage mindre eller mere væsentlige ændringer.
   • For eksempel kan du foretage mindre ændringer og tilføje et nyt udvalg på samme tid.
   • Hvis du vil revidere vedtægterne, skal du først holde et møde mellem organisationens medlemmer for at få godkendelse til ændringerne. Underret alle medlemmer af mødet, hvor chartret vil blive diskuteret og revideret, og giv dem mulighed for at indsende deres ændringer til gennemgang. I dette tilfælde anbefales det at arbejde med flere underudvalg: et underudvalg kan skrive ændringsforslag, et andet for at se efter uoverensstemmelser med ændringer, det tredje for at kontrollere ændringer for stavning og grammatik. Og forelæg de sidste medlemsmuligheder til en afstemning.

Tips

* Der er mange forskellige versioner af vedtægterne. Det er nyttigt at se på en række vedtægter, især organisationer som din. * Rådfør dig med en anden organisation for at få mere at vide om processen med at skrive og revidere deres vedtægter. * Sørg for, at dine vedtægter er i overensstemmelse med andre vigtige dokumenter i din organisation, f.eks. Stiftelsesdokumentet, styringsregler og andre dokumenter, der afspejler organisationens funktion. Sørg for, at titlerne på en række bestyrelsesposter og jobbeskrivelser er de samme for alle dokumenter, og at mødedage er de samme sammen med andre mindre detaljer. Hvis du er tilknyttet en anden virksomhed, f.eks. Udenrigsministeriet, skal du sikre, at dit charter opfylder dets forventninger og krav. * Det er en god idé at tildele forskellige underudvalg til at gennemgå vedtægternes konsistens. Dobbelttjek dit arbejde.