Indhold

• Trin
• Tips
• Advarsler

For den korrekte tilrettelæggelse af arbejdet på kontoret er det meget vigtigt at have et effektivt regnskabssystem og opbevaring af dokumenter. Uanset antallet af personer, der har adgang til dokumenter, bør systemet være organiseret på en sådan måde, at alle kan finde det nødvendige dokument. Hvis systemet til registrering og opbevaring af dokumenter er svært at bruge, vil du begynde at efterlade alle dokumenter ved hånden i frygt for at miste dem i arkivskabet, hvilket resulterer i, at dit skrivebord vil være fyldt med bunker papirer.

Trin

1. 1 Vælg et arkiveringssystem. Uanset hvad det er, skal det først og fremmest være logisk, så du kender den nøjagtige placering af hvert dokument. Mulige løsninger:
   • Alfabetisk. Dette system fungerer bedst, hvis de fleste af dine dokumenter indeholder navnene på klienter, patienter eller kunder.
   • Emne eller kategorier: De fleste systemer er organiseret efter emne eller kategori, de fungerer godt, når de er organiseret korrekt, men meget forvirrende, når de ikke er ordentligt organiseret.
   • Nummereret / kronologisk. Dette system fungerer bedst til nummererede eller daterede dokumenter såsom indkøbsordrer eller recepter.
2. 2 Brug hængemapper i arkivskabe. Hængende mapper kan ikke fjernes, de fungerer som indehavere til konvolutter, som du vil tage ud af æskerne.
3. 3 Organiser dokumenter i stakke i kategorier. Hvis stakken er mere end 5 cm høj, skal den opdeles i underkategorier. Hvis stakken er for lav, skal du kombinere den med en anden stak og omdøbe. Navnene på stablerne skal give dig mulighed for let at bestemme, hvilken af ​​dem du vil sende et bestemt dokument.
4. 4 Læg hver stak i en papirkuvert og etiket tydeligt. Det er bedst at bruge centrerede faneblade i stedet for forskudt for at give dine dokumenter et renere udseende.
5. 5 Læg konvolutter i hængende mapper. For de fleste dokumenter fungerer almindelige hængende mapper, men for tykke eller underkategoriserede dokumenter skal du bruge mapper med flad bund. Du kan arrangere mapperne i enhver rækkefølge, men normalt bruges et alfabetisk system til dette.
6. 6 Mærk de hængende mapper med de samme navne som konvolutterne. Arranger alle plastikfaner i venstre side af mappen, hvis du ikke bruger et lodret arkivskab. I sidstnævnte tilfælde, med mapperne fra venstre mod højre i en åben skuffe i stedet for fra forsiden til bagsiden, skal du placere fanerne til højre.
7. 7 Reservemapper og konvolutter skal foldes i nærheden af ​​arkivskabet, så du altid hurtigt kan tilføje en mappe, når du har et dokument i hænderne, der ikke tilhører de eksisterende mapper. Brug ikke mapper, der er for tykke eller tynde. Husk at ændre mappenavne, når du omarrangerer dokumenter.
8. 8 I slutningen af ​​året skal du fjerne alle mapperne, mærke de nye papirmapper med de samme kategorienavne og placere dem i arkivskabene. Gå gennem de gamle mapper for at overføre nogle af de dokumenter, du har brug for, til de aktuelle mapper, og send resten til arkivet.

Tips

• Du vil måske farvekodede mapper ved at udskrive farvede tags på din computer for at få dit arkivskab til at se mere imponerende ud. Men når du skal foretage ændringer, f.eks. Tilføje en mappe, kan du blive frustreret, når du opdager, at du løber tør for mapper med den rigtige farve og skal underskrive mappen manuelt. Enkelhed er det sikreste.

Advarsler

• Opret aldrig en stak kaldet "Diverse", ellers kategoriserer du aldrig disse dokumenter.
• Efter at have organiseret et arkiveringssystem, skal du holde orden i arkivskabet. Tag dig tid hver dag til at sortere og fjerne dokumenter fra dit skrivebord. Modstå fristelsen til at placere en dyb dokumentkurv oven på dit arkivskab, ellers fylder du det og ender med et rodet lager.