Indhold

• Trin
• Tips
• Advarsler

I erhvervslivet er der to hovedområder, som en revisor skal vedligeholde - tilgodehavender og gæld. Det er to retninger, hvis navne taler for sig selv. Hvis den første er ansvarlig for at modtage midler fra salg af varer og tjenester, er den anden ansvarlig for at betale for varer og tjenester, der er nødvendige for virksomheden. Denne artikel lærer dig, hvordan du holder styr på kundefordringer, forudsat at kunden allerede har modtaget varerne eller tjenesterne, og fakturaen også er blevet sendt til betaling.

Trin

1. 1 Opret en separat konto for hver kunde i dit regnskabssystem. Du kan bruge Excel (Microsoft Excel) til at føre små optegnelser. Men hvis du har en stor mængde transaktioner, er det bedre at bruge særlige regnskabsprogrammer som 1C, QuickBooks.
   • Du skal have oplysninger om virksomheden: navn, kontaktperson, adresse, telefonnummer og fax.
   • Indtast oplysningerne i det elektroniske system ved at tildele dem et kontonummer eller identifikationskode.
   • Når du sælger varer eller tjenester til denne kunde, skal du indtaste oplysningerne i deres faktura.
   • Gem optegnelser elektronisk, og opbevar papirkopier, hvis det kræves i henhold til regnskabspraksis.
2. 2 Opret en rapport om personer med forfaldne gæld mere end 30 dage i regnskabsprogrammet for månedligt regnskab. Sørg for, at dine fakturaer er professionelt udarbejdet og indeholder dit firmas logo og navn samt adresse og telefon- og faxnumre.
   • Brug kun kundefordringer for de kunder, der skylder dig. Send disse klienter en liste over transaktioner. Dette dokument skal også angive købsdato, skyldigt beløb, omkostninger forbundet med levering og yderligere tjenester.
   • Hver faktura for betaling skal angive den straf, der er pålagt ved forsinket betaling. Sådanne betingelser bør forhandles med klienten.
   • Fakturaer betalt efter den aftalte forfaldsdato bør også medtages i rapporten. Lav en liste, der indeholder købsdatoen og datoen for sen betaling (f.eks. 30, 60, 90 og 120 dage eller mere).
3. 3 Indtast betalingsoplysninger, efterhånden som midlerne modtages fra klienten, og luk hans gæld til din virksomhed.
4. 4 Kontakt et inkassobureau, hvis du har en langsigtet forfalden gæld. Således reducerer du dårlig gæld og øger dine aktiver i omløb.

Tips

• Mange regnskabsprogrammer har formularer til at generere de nødvendige rapporter. Du kan dog også finde formularer på Internettet. SampleWords.com har en række forskellige former på engelsk, der er gratis at downloade.

Advarsler

• Det er i din interesse at gemme scanninger af ordrer, forsendelsesdokumenter samt andre dokumenter i separate elektroniske mapper, hvis du ikke anser det for nødvendigt at gemme dem i papirform. Det er bedre at have mange dokumenter end ikke nok, hvis du skal bevise klientens gæld.