Indhold

• At træde
• Del 1 af 2: Skrivning af dit forslag
• Del 2 af 2: Indsendelse af dit forslag

Forberedelse af et forslag til ledelse er nyttigt, hvis du ser muligheder for at forbedre processer, øge omsætningen eller realisere besparelser. Du kan også skrive et forslag, hvis du ser noget, der skal eller kan ændres i dine øjne. Hvis du vil udarbejde et forslag til ledelsen af ​​din virksomhed, skal du tage dig tid til at indsamle de nødvendige oplysninger. Diskuter forslaget med kolleger for at se, om de er enige. Tilgang til ledelsen korrekt.

At træde

Del 1 af 2: Skrivning af dit forslag

1. Identificer problemet. Uanset om du vil fremsætte et forslag om strømlining af processer eller om at reducere omkostningerne, skal du have et klart billede af, hvad problemet er. Du har ofte en idé om dette selv, men hvis du vil gøre et punkt og få noget løst, skal du sørge for at beskrive problemet kortfattet.
2. Gør din forskning. Før du begynder at skrive dit forslag, er det vigtigt, at du kontrollerer alle fakta. Tal med interessenter. Dette kan være kolleger, vejledere eller kunder. Læs om sammenlignelige virksomheder, og hvad de kan gøre anderledes.
   • For eksempel, hvis du mener, at din virksomhed skal skifte catering, skal du tale med de ansatte i køkkenet, der arbejder for den aktuelle cateringvirksomhed. Hvad synes de? Måske har de arbejdet med andre cateringfirmaer andre steder? Hvilke forskelle ser de? Hvad synes dine kolleger om cateringfirmaet? Hvis du ikke er tilfreds med maden, kan det bare være din personlige smag i stedet for at kvaliteten er under-par.
3. Skriv en beskrivelse af problemet. For at introducere dit forslag skal du beskrive den aktuelle situation. Angiv alle relevante fakta. For eksempel hvem der er involveret, datoer og placeringer. Bedøm ikke en værdi i dette afsnit endnu; begræns dig til en objektiv skitse af den aktuelle situation.
   • I eksemplet på cateringvirksomheden kan du f.eks. Skrive: ”Virksomhed X har arbejdet med Caterer Y i 7 år. I denne periode faldt antallet af måltider, hvorfra man kan vælge, fra fem til to. Antallet af vegetariske retter er faldet, og nogle dage tilbydes der slet ingen vegetariske retter. ”
4. Forklar hvad din løsning er. Når du har identificeret problemet, skal du beskrive den løsning, du foreslår. Hvis dit forslag består af flere elementer, skal du starte med det vigtigste element i dit forslag. Vis, at dine fund er baseret på forskning.
   • For eksempel kan du skrive: ”Jeg anbefaler Company X at skifte til en anden cateringvirksomhed. Virksomhed X har flere muligheder her. Caterer W og Caterer Z tilbyder begge flere valgmuligheder i måltiderne og har et sammenligneligt omkostningsniveau som den nuværende udbyder. Derudover kan Cateraar Z bedre imødekomme vores medarbejderes behov, da de har et omfattende udvalg af vegetariske, veganske og glutenfri retter. Selvom Cateraar W tilbyder mindre veganske retter, ville de også være en god mulighed. Undersøgelser tidligere på året viser, at 40% af vores medarbejdere er vegetarer, 10% er veganer, og 2% af vores medarbejdere følger en glutenfri diæt. ”
5. Lav en plan. Beskriv hvert trin, der skal tages for at gennemføre forslaget. Angiv for hvert trin, hvad omkostningerne er forbundet med dette trin, og hvad leveringstiden er. Vær gennemsigtig, i hvilke omkostninger der er sikre, og hvilke afhænger af visse faktorer. Hvis det ønskes, kan du nummerere trinene. Giv derefter mere detaljerede oplysninger. Overvurder ikke returneringerne af dit forslag. Angiv så objektivt som muligt, hvad det forventede afkast er.
   • ”For at skifte cateringvirksomhed er det nødvendigt at: 1. Annullere den aktuelle kontrakt med Caterer Y; 2. Inviter Caterer W og Caterer Z til en prøveperiode; 3. Lav et valg for en af ​​de to cateringfirmaer; 4. Indgå en kontrakt med den valgte cateringvirksomhed. Omkostningerne ved den nye kontrakt forventes at være sammenlignelige med omkostningerne ved den aktuelle kontrakt med Caterer Y. Hvis vi overholder den opsigelsesperiode, der er aftalt i den aktuelle kontrakt med Caterer Y, er der ingen omkostninger forbundet med annulleringen. Skiftet til en anden cateringvirksomhed kan derfor være omkostningsneutralt med mulige positive effekter i medarbejdertilfredsheden, fordi udbuddet i kantinen øges. ”
6. Angiv, hvilke indvendinger der kunne være. Vis, at du er klar over, at der er mulige indvendinger mod forslaget. F.eks. Kan der forventes modstand fra medarbejderne? Måske er nogle kolleger enorme fans af den aktuelle cateringvirksomhed. Angiv, hvad der kan gøres for at fjerne eventuelle indvendinger og minimere risici.
7. Angiv, hvad der kræves for at gennemføre forslaget. Hvis dit forslag betyder, at der skal købes varer, eller der skal indsættes ekstra medarbejdere til implementeringen, bedes du angive dette. Angiv også, hvilken tidsforpligtelse der kræves. Du kan gøre dette i form af en tjekliste. For eksempel:
   • "Påkrævet: arbejdsgruppe, der vurderer de forskellige cateringfirmaer (4 ansatte fra forskellige dele af organisationen), 2 timer til prøvesessionen, 3 timer til at udarbejde vurderingsrapporten."
8. Afslut med de største fordele. Uanset hvilken ændring du foreslår, gentag den i slutningen. Opsummer dine tre vigtigste punkter, og afslut med en sammenfattende sætning. Tænk på dette som et resumé. For eksempel:
   • Som dette forslag viser, har Caterer Y reduceret udvalget af retter i de sidste 7 år. Caterer W og Caterer Z tilbyder et større sortiment til samme pris. Jeg anbefaler, at du organiserer en prøvesession med disse to cateringfirmaer med det formål at vælge en ny cateringvirksomhed til vores virksomhed. Det forventes, at dette vil øge medarbejdernes tilfredshed og fastholdelse. "
   • Identificer økonomiske og kvantitative fordele. For eksempel resulterer din innovation i omkostningsbesparelser? Angiv derefter det.
   • Identificer kvalitative fordele. Nogle gange kan fordelene ved et forslag ikke angives med hårde tal. For eksempel, hvis dit forslag øger medarbejdertilfredsheden, bedes du angive dette. Kvalitative fordele kan være lige så værdifulde som kvantitative.

Del 2 af 2: Indsendelse af dit forslag

1. Få forslaget læst op for en kollega. Bed en kollega om at give dig feedback om dit forslag. Måske er din kollega helt enig i dit forslag. Hvis din kollega ikke er helt enig i dit forslag, skal du tænke over deres indvendinger. Hvis du mener, at indsigelserne er berettigede, skal du justere dit forslag. Hvis du mener, at indsigelserne er berettigede i sig selv, men ikke fører til en anden konklusion, bedes du angive indsigelserne i det afsnit, hvor du forklarer de mulige indvendinger mod forslaget.
2. Skrab op. Når dit forslag er klar, og du har fået det korrekturlæst af en anden, skal du gennemgå det igen grundigt. Kører alle sætninger godt, er der ingen stavefejl, er det kortfattet nok. Du vil ikke have, at dit forslag skal være for langt, fordi ledelsen muligvis ikke læser det. Maksimalt to sider har en dejlig længde.
3. Send forslaget til ledelsen. Når dit forslag er færdigt, skal du bestemme, hvem du skal sende det til. I nogle organisationer er det klart, hvem der har ordet om et bestemt emne. Dette er mindre klart i andre organisationer. Spørg, hvem du skal kontakte. Ofte er sekretærer klar over dette.
   • Når du har fundet den rigtige person, så prøv at planlægge et fysisk møde med dem for at diskutere forslaget. På den måde får du mere opmærksomhed for forslaget end når du sender det på papir eller via e-mail.