Indhold

• At træde
• Metode 1 af 2: Automatisk oversigt
• Metode 2 af 2: Gruppér data manuelt
• Tips
• Advarsler

Excel har nogle virkelig nyttige funktioner, hvis du ved, hvor du finder dem. De nemmeste at lære at bruge er gruppering og oversigt, som kan minimere store datamængder og gøre det lettere at håndtere komplekse regneark. Tag følgende trin for at drage fordel af datagruppering i både nyere og gamle versioner af Excel.

At træde

1. Åbn den fil, du vil arbejde med. Gruppering er meget nyttig til at gøre store tabeller mere håndterbare med hensyn til størrelse og præsentation, men for enkelhedens skyld bruger vi et lille regneark til denne demonstration.
2. Gå til data. I nyere versioner af Excel er dette en del af båndet. Hvis du har en ældre version, skal du klikke på den Data Drop down menu.

Metode 1 af 2: Automatisk oversigt

1. Gå til data > Gruppering > Automatisk oversigt. I ældre versioner af Excel skal du gå til Data> Oversigt> Autooverblik.
   • Excel søger efter data, der er i logiske enheder, når de grupperes (f.eks. overskrifter i begyndelsen og formeltotaler i slutningen), vælger dem og giver dig mulighed for at minimere dem. Når Excel angiver, at der ikke kunne oprettes en automatisk oversigt, dette skyldes, at der ikke er nogen formler i regnearket. I så fald skal du gruppere dataene manuelt (se Manuel gruppering af data).
2. Se den automatiske oversigt over dit regneark. Afhængig af kompleksiteten og layoutet af dit regneark finder du, at de enkelte dele af dine data er opdelt i grupper, angivet med firkantede parenteser øverst og til venstre i dit celleområde. Eksempelarket er meget simpelt og kun samlet ét sted.
   • I eksempeloversigten grupperes dataene mellem den første række (overskriften) og de sidste to rækker (som indeholder begge formler) automatisk. Celle B7 indeholder for eksempel en SUM-formel.
     
     
     
     
   • Klik på knappen [-] for at minimere en datagruppe .
     
     
     
     
   • Se på de data, der er tilbage. Dette er normalt vigtige oplysninger, der giver brugeren af ​​regnearket mulighed for at gå dybere ind i detaljerne eller ej, hvilket gør regnearket lettere at overvåge.
     
     
     
     
3. Fjern den automatiske oversigt, hvis du vil. Hvis Excel har fejlagtigt fortolket visse data, og du ikke er tilfreds med resultaterne, kan du slette oversigten igen ved at gå til data > Fjern gruppe (eller Oversigt) og så Klart overblik at vælge; Fra dette punkt kan du manuelt gruppere og fjerne data (se metoden nedenfor). Hvis den automatiske oversigt kun har brug for nogle få ændringer, kan du spare dig tid ved at foretage små justeringer.

Metode 2 af 2: Gruppér data manuelt

1. Vælg de celler, du vil minimere. I dette tilfælde vil vi kun vise overskrifter og samlet total efter minimering af dataene, så vi vælger alt imellem.
2. Gå til data > Gruppering > Gruppering . For ældre versioner af Excel, gå til Data > Oversigt > Gruppering.
3. Når du bliver bedt om det, skal du vælge Rækker eller Kolonner. I dette eksempel ønsker vi at skjule dataene lodret, så vi vælger Rækker.
4. Se den del af de data, der er grupperet. Det er nu markeret med en firkantet parentes langs venstre side eller toppen af ​​cellerne.
5. Klik på knappen [-] for at minimere.
6. Vælg og gruppér andre sektioner efter ønske. Udvid det aktuelle valg, hvis det er nødvendigt (ved at trykke på [+]), og gentag derefter trin 1 til 4 for at oprette nye grupper. I dette eksempel skal vi oprette en ny undergruppe inden for den første gruppe uden subtotaler, så vi vælger alle celler mellem overskrifter og subtotaler.
   • Se på den del af data, der er grupperet.
     
     
     
     
   • Minimer den nye gruppe og bemærk forskellen i udseende.
     
     
7. Sådan frakobles en sektion: vælg dette afsnit med Skift-tasten, og gå til data > Fjern gruppe > Fjern gruppe. I ældre versioner af Excel skal du gå til Data > Oversigt > Fjern gruppe
8. Gå til for at fjerne gruppen data > Fjern gruppe (eller Oversigt) > Fjern gruppe.

Tips

• Ofte fungerer AutoOverview-funktionen ikke nøjagtigt som du vil. Manuel oversigt - det vil sige at oprette en række grupper - er undertiden enklere og mere fokuseret på dataene i dit regneark.
• Du kan ikke bruge denne funktion, hvis regnearket deles.

Advarsler

• Brug gruppering ikke hvis du vil gemme Excel-filen som en html-side.
• Brug gruppering ikke hvis du vil sikre regnearket brugeren kan ikke udvide eller skjule rækkerne!