Indhold

• At træde
• Metode 1 af 4: Juster din kommunikationsstil
• Metode 2 af 4: Håndtering af medarbejdere og kolleger
• Metode 3 af 4: Håndtering af følelsesladede situationer
• Metode 4 af 4: Kommuniker med store grupper

For at lære at kommunikere effektivt skal du tilpasse de ting, du siger og skrive til forskellige sammenhænge. Det betyder, at du er nødt til at tilpasse din kommunikationsstil til dit publikum. På arbejdspladsen betyder det at gøre dit allerbedste for at være klar, respektfuld og professionel. Når du har at gøre med en følelsesladet situation, skal du fokusere på at validere den anden persons følelser snarere end at lægge din egen mening til. Når du kommunikerer med en stor gruppe mennesker eller holder en præsentation, kan du tilpasse dig ved at holde dig til en klar struktur, understrege vigtige punkter og interagere med publikum for at bevare deres energi og opmærksomhed.

At træde

Metode 1 af 4: Juster din kommunikationsstil

1. Tilpas dit ordforråd til publikum. Det er vigtigt at kunne tale i forskellige registre, hvoraf nogle er formelle og andre uformelle. I dit arbejde eller i dit professionelle liv er det sandsynligvis vigtigt, at du ser veluddannet, informeret og poleret ud. Imidlertid kan det være mere sandsynligt, at dine venner forventer at se en mere afslappet side ved din personlighed. Ved at tilpasse dit ordforråd til situationen kan du få bedre forbindelse til andre mennesker.
   • Sørg for at bruge ord, som andre forstår.
   • For eksempel kan slang og slang være passende til at tale med venner, men kan komme i vejen for din karriere, hvis du bruger dem på arbejdspladsen. Ligeledes kan store ord og professionelt sprog på arbejdspladsen få dig til at fremstå mere intelligent, men kan være irriterende og fremmedgørende, hvis du bruger et sådant sprog blandt venner.
2. Spejle sprog og bevægelser for den person, du taler til. At spejle den anden persons holdning kan få dem til at føle sig godt tilpas. Det gør dig også mere overbevisende. Du kan kopiere bevægelser, kropsholdning og / eller ordvalg.
   • Efterlign kun et par af deres bevægelser og ordvalg. At gøre dette for meget kan begynde at irritere dem.
   • Spejle kun nogen, når det ses som passende. For eksempel, hvis du er en mand, der taler med en kvinde, der holder en pung, er det ikke en god ide at holde din arm ved din side, som om du også havde en pung.
3. Varier din tone alt efter situationen. Toon kan fortælle den anden meget om situationen. Du kan bruge en seriøs tone, når du diskuterer forretning på arbejdspladsen, en opmuntrende tone, når du vurderer en medarbejder, eller en afslappet tone, når du hænger sammen med venner.
   • Når du justerer din tone, skal du sørge for, at din nonverbale og verbale kommunikation matcher, hvilket viser oprigtighed. For eksempel vil en fast, seriøs tone blive undermineret, hvis du griner og er slank. En seriøs tone passer til et lige ansigt og lette bevægelser, mens en opmuntrende tone passer godt med nikker og nogle flere bevægelser.

Metode 2 af 4: Håndtering af medarbejdere og kolleger

1. Planlæg møder ansigt til ansigt med nye eller komplicerede emner. Vælg personlig kontakt, selvom du har lyst til at rejse emnet i en e-mail eller et nyhedsbrev. På denne måde giver du folk mulighed for at stille spørgsmål og mulighed for at give afklaring, hvor det er nødvendigt.
   • For eksempel tror du måske, at du kan forklare nye regler for medarbejderbrud via e-mail eller ved at hænge reglerne i kantinen.
   • Men hvis du holder et møde med dine medarbejdere, kan du være sikker på, at alle forstår reglerne og kan holdes ansvarlige.
2. Diskuter problemer privat med underordnede. Hold aldrig en kollega til ansvar foran andre medarbejdere, da dette kan forårsage vrede. E-mails kan fejlagtigt fortolkes, så det er bedre ikke at ønske at tackle medarbejdernes problemer også på denne måde. Planlæg i stedet et privat møde for at tale.
   • Brug ord, der kan forstås af den anden.
   • Åbn samtalen med noget som "Frank, jeg ville tale med dig om nogle af de ting, jeg har bemærket i dit arbejde for nylig, og hvordan vi kan gøre noget ved det." Dette skaber en stærk, men fremtidsorienteret tone i stedet for en alt for kritisk tone.
   • Skriv derefter et resumé af hvert møde og mail det til alle involverede. Dette gør kommunikationen endnu tydeligere.
3. Brug de sociale medier professionelt. Send ikke personlige klager eller fortrolige oplysninger om arbejde via sociale medier. Kort sagt, hold din forretning professionel. Hvis du normalt kun bruger sociale medier til at oprette forbindelse til venner, kan det betyde at ændre både tonen og indholdet af dine indlæg.
   • Hold dine sociale medieindlæg positive og koncise: "Hej Groningen, kom til Totaalsport i dag for 20% rabat på alt udstyr!"
   • Når du kommunikerer med kolleger, medarbejdere eller kunder via sociale medier, skal du holde dig væk fra personlige angreb, udluftning, klager og upassende billeder.
   • Ved, at alt, hvad du sender online, kan ses af alle.
   • Mange mennesker kan lide at opretholde en separat social mediekonto - en til personlig brug og en til erhvervsmæssig brug.
4. Spekulerer på, hvad du vil formidle, hvis du ikke kommunikerer personligt. Læs en e-mail eller tekst, før du trykker på "send". Hvis du har brug for at tale eller bruge telefonen med nogen, skal du lave et par noter om, hvad du vil sige, inden du starter samtalen. Kommunikation gennem tekst kan være vanskelig at fortolke, fordi du ikke har kontekstuelle signaler som tone og ansigtsudtryk. Sørg for, at du er helt klar:
   • Hvis du skriver på arbejdspladsen, skal du placere hovedpunktet i din e-mail i emnelinjen eller, hvis det er i en sms, øverst. Modtageren vil sætte pris på, at du sparer tid ved at være direkte.
   • Brug emnelinjen med e-mail omhyggeligt. Undgå vage eller indlysende emner, såsom "Jobmeddelelse". Brug i stedet specifikke titler som "Møde med Berend Wijmans den 16. november!"
   • Når du ringer til telefonen, skal du bruge klare verbale signaler som "Så, Natasha, grunden til at jeg ringer til er at tale om det faldende salg" og "André, jeg vil sørge for, at jeg forstår det. Kan du gentage sloganet igen?
5. Afsæt tid til små samtaler, hvis du er en introvert. Gør dit bedste for at tale uformelt, så folk føler sig komfortable og komfortable uanset kontekst, når de taler med dig. Selvom du er en introvert, og at tale ikke kommer naturligt, er det let at finde måder at have neutrale samtaler med mennesker på.
   • Hold dig til neutrale, ikke-kontroversielle emner. For eksempel kan du tale om populære tv-shows, mad eller en, som du altid kan bruge: vejret.
     • Prøv for eksempel noget som "Hej, hvad syntes du om den sidste episode af Game of Thrones?
   • Hvis du er i en ledelses- eller ledelsesposition, vil samtaler eller hverdagssager få dine medarbejdere til at føle, at du kommer op på deres niveau, og at du er tilgængelig. At tale om ting til en manager eller chef hjælper med at skabe en obligation, hvilket gør det lettere at tale om mere komplekse eller alvorlige forhold senere.

Metode 3 af 4: Håndtering af følelsesladede situationer

1. Brug "jeg" i stedet for "dig" udsagn. Omram de ting, du vil sige, så du formidler, hvordan du føler eller tænker, snarere end at fokusere på, hvad en anden har gjort. Dette vil gøre den anden person mindre tilbøjelig til at føle sig angrebet. For eksempel:
   • På arbejde kunne du sige noget som: "Jeg husker, at jeg lærte dette som en ny medarbejder," i stedet for "Du forstår ikke, hvordan dette fungerer."
   • Ligeledes er det bedre ikke at fortælle en ven noget som: "Du bliver for let ked af det. Sig i stedet noget som: "Jeg har lyst til, at dette er noget, du virkelig holder af."
2. Se efter et bånd med den, der er ked af det. Selv når nogen forstyrrer dig, eller når du prøver at mægle mellem to parter, skal du gøre alt hvad du kan for at finde fælles grund i følelsesmæssige situationer. Når situationen er følelsesladet, hjælper smedning af obligationer med at forhindre folk i at blive angrebet. Dette kan også forhindre nogen i at være i defensiven.
   • Fremhæv partnerskab i den måde, du sætter ord på.Brug f.eks. Sætninger som "Vi kan gøre det" eller "Vi er i dette sammen".
3. Vis empati for den anden person snarere end kritik. Nogle gange når folk er ked af det, har de brug for at tale op, og de har brug for nogen, der bare lytter. Vis at du tager deres bekymringer alvorligt og er villig til at prøve at forstå, hvad der foregår. Dette betyder at justere den måde, du kommunikerer på, for at fokusere mere på at reagere på, hvad den anden person siger.
   • Sig noget som "Jeg forstår fuldstændigt, hvorfor du er ked af det" eller "Du havde ret, det ville være irriterende for nogen."
   • Undgå kommentarer som "Du behøver ikke være virkelig ked af dette" eller "Jeg forstår ikke, hvorfor dette generer dig," selvom du har det sådan.
4. Gør dit bedste for at vise respekt. Desinfektion af en følelsesladet situation kræver anerkendelse af input og værdi fra andre mennesker, så de ikke føler sig magtesløse eller ukendte. Gør det klart, hvad den anden har gjort godt, eller hvilke rettigheder og beføjelser den anden har, såsom:
   • Du har virkelig arbejdet hårdt på dette, har du ikke?
   • Jeg tror, ​​du håndterer dette med meget tålmodighed.

Metode 4 af 4: Kommuniker med store grupper

1. Tilpas din præsentation til dit publikum. Det er vigtigt at kende dit publikum, så du kan skræddersy din besked til dit publikum. Du skal vide, hvem der er blandt publikum, forstå deres baggrund noget, og hvorfor de deltager i din præsentation. Jo flere oplysninger du har, jo bedre kan du designe din præsentation.
   • For eksempel, hvis du holder en præsentation for en gruppe ledere over dig i virksomhedshierarkiet, skal dit sprog være professionelt og poleret og se bort fra vittigheder eller jargon. Du kan dog bruge vittigheder, jargon og almindeligt sprog, når du taler med en gruppe underordnede, da dette kan hjælpe med at lette spændingen i rummet.
   • Vær opmærksom på baggrunden for mennesker i publikum for at sikre, at du ikke bruger sprog eller eksempler, der er stødende.
2. Kortlæg hvad du vil sige. For at kommunikere tydeligt med en stor gruppe har du brug for en plan for, hvad du vil sige, i modsætning til at tale uformelt med nogle få mennesker. Ellers risikerer du at miste opmærksomheden fra dit publikum. Planlæg følgende:
   • De vigtigste punkter, du vil understrege. For eksempel, hvis du introducerer din virksomheds nye salgsstrategi i tre punkter, så planlæg at tale lidt højere, når du først nævner hvert punkt.
   • Øjeblikke, hvor du måske vil sænke farten (såsom at introducere nye eller komplicerede oplysninger).
   • Naturlige steder i din præsentation, når du kan holde pause, f.eks. Efter introduktion af hvert punkt i en trepunkts salgsstrategi. Dette giver deltagerne tid til at lade informationen synke ind.
3. Angiv hovedpunkterne i din præsentation. Brug nøglesætninger til at skitsere hovedpunkterne i din samtale. Det kan være svært at følge mundtlige præsentationer, men disse "skilte" hjælper dit publikum med at holde trit med teksten. Gode ​​sætninger til understregning er:
   • "Fortsæt ..." (for at introducere et nyt punkt).
   • "Som jeg sagde før ..." (for at minde publikum om dit hovedpunkt).
   • "At pakke ting op ..." (for at fortælle dem, at slutningen af ​​din tekst nærmer sig).
   • Fortæl folk, hvornår du skal besvare spørgsmål. Du kan sige, "Gem dine spørgsmål indtil efter præsentationen, så svarer jeg dem.
4. Opret visuelle hjælpemidler for at understrege de vigtigste punkter. Sæt et simpelt lysbilledshow sammen. Brug lysbilledshowet som en måde at fremhæve vigtige punkter, ikke forklare dem detaljeret. Ellers vil dit publikum se slides i stedet for at være opmærksom på, hvad du siger.
   • Brug kun en lille mængde tekst eller billeder pr. Dias. Hvis du f.eks. Skitserer tre mål for din organisation for det kommende år, skal du oprette et dias, der lyder "Mål 1: Forøg medlemskab med 10%."
   • Det er nok information til at minde publikum om det punkt, du vil komme med, men ikke så meget, at det mindsker deres opmærksomhed.
5. Interagere med dit publikum. Medtag pauser i din præsentation, still spørgsmål og opfordre folk til at stille spørgsmål, hvis de har brug for en afklaring om nogen af ​​præsentationerne. Du kan også henvende dig direkte til folk i publikum, enten ved navn eller ved at se dem i øjet. Dette hjælper med at gøre præsentationen mere engagerende, engagere publikum og øge mængden af ​​information, de kan få fra din samtale.