Indhold

• Trin
• Råd

Formålet med nyhedsbreve er at informere en gruppe mennesker om et bestemt emne såsom en begivenhed, politik eller ressource og tilskynde dem til at gøre det. Nedenfor er retningslinjer for, hvordan man skriver effektive og letlæselige nyhedsbreve.

Trin

Del 1 af 4: Skrivning af nyhedsbrev

1. 

   Skriv ordet "BEMÆRKNING" øverst på siden. Umiddelbart uden for teksten var nyhedsbrevet. Skriv ordet "BEMÆRKNING" ca. 4 cm fra toppen af ​​siden, fed, centreret eller venstrejusteret. Du kan også vælge en større skriftstørrelse til dette ord.
   • Dobbelt afstand mellem linjer i titlen.

2. 

   
   
   Udnævnelse passende. Nyhedsbreve er en formel form for forretningskommunikation, så du bør adressere dem korrekt. Skriv det fulde navn og titel på den person, som du vil rapportere til.
   • Hvis du sender et brev til alle medarbejdere, kan du skrive: “MODTAGER: Alle medarbejdere”.

3. 

   Tilføj modtagere i CC-serien. Linjen "CC" henviser til dem, der modtager underretningen i form af "Dear Co". Dette er ikke målet for nyhedsbrevet. Dette er den person, der har brug for oplysninger om den politik eller det problem, du adresserer i brevet.

4. 

   
   
   Skriv dit navn i linjen "Afsender". Emnet skal indeholde navnet på forfatteren og afsenderen af ​​meddelelsen. Dit fulde navn og titel er på denne linje.

5. 

   Tilføj datoer. Skriv den fulde dato inklusive dag, måned og år. Skriv for eksempel: "DATO: 5. januar 2015" eller "DATO: 01.05. 2015. "

6. 

   
   
   Vælg et bestemt afsnit til dit emne. Emnelinjen skal fortælle læseren, hvad nyhedsbrevet handler om. Vær specifik og kortfattet.
   • For eksempel i stedet for at skrive emnet som: "Blæk", skriv mere specifikt som: "Blækbrugsproblem på kontoret".

7. 

   Juster titelformatet i overensstemmelse hermed. Titlen skal være øverst på siden, venstrejusteret. Brug ordene "MODTAGER:", "AFSENDER:", "DATO:" og "OM JOB:" med store bogstaver.
   • En eksempeltitel vil se sådan ud:
     Modtager: Modtagerens navn og titel
     AFSENDER: Dit navn og din titel
     DATO: Dato, måned, år, hvor meddelelsen blev skrevet
     OM: (eller RELATERET TIL :) Problem nævnt i nyhedsbrevet (fremhæver på en eller anden måde).
   • Når du komponerer titler, skal du sørge for at dobbeltlinje elementerne og justere teksten.
   • Du kan tilføje en linje under overskriften, der løber over sidens bredde for at adskille overskriften og nyhedsbrevet.
   reklame

Del 2 af 4: Skrivning af nyhedsbrevsindhold

1. 

   Overvej hvem modtageren er. For at alle kan læse og svare på nyhedsbrevet, er det vigtigt at matche ordlyden, længden og højtideligheden af ​​meddelelsen til, hvem der læser den. For at gøre dette effektivt skal du have en god idé om, hvem der modtager beskeden.
   • Tænk på dine læsers præferencer og bekymringer.
   • Prøv at foregribe de spørgsmål, som din læser måtte stille. Tænk på noget af indholdet i nyhedsbrevet, som eksempler, beviser eller anden information for at overbevise dem.
   • Se om dine læsere accepterer din omtale af upassende oplysninger eller følelser.

2. 

   Spring over de rituelle hilsner. Nyhedsbrevet startede ikke med en hilsen som "Kære Mr. Edwards". Gå i stedet lige ind i det emne, der skal diskuteres i meddelelsen fra starten.

3. 

   Nævn problemet i første afsnit. Skriv ned om, hvorfor du vil have læseren til at tage handlingen. Dette ligner introduktionen til essayet, dvs. introduktion af problemet og årsagen til problemet.Du kan også tænke på introduktionen som et resumé af hele nyhedsbrevet.
   • Normalt tager introduktionen omkring et afsnit.

4. 

   For eksempel kan du skrive: ”Den 1. juli 2015 implementerer XYZ Company en ny politik for sundhedsforsikring. Medarbejderne får sundhedsforsikring og får en minimumsløn på 6 millioner / måned ”.

5. 

   Giv oplysninger om emner, der diskuteres. Læseren har muligvis brug for nogle generelle oplysninger om det problem, du behandler. Giv nogle oplysninger, men de er korte, og angiv bare, hvad der er behov for.
   • Hvis det er relevant, skal du fortsætte nyhedsbrevet ved at angive grunden til, at politikken blev implementeret. For eksempel kan du skrive: ”Den lokale regering har stemt for at kræve, at alle medarbejdere i området modtager en minimumsløn på 6 millioner VND / måned”.

6. 

   Støt argumenterne i diskussionen. Opsummer de handlinger, der skal udføres. Bevis og argumenter om den løsning, du foreslår. Start med de vigtigste oplysninger, og dæk derefter de specifikke eller understøttende fakta. Vis dine læsere, at det er gavnligt at gøre, hvad du foreslår, eller at det er skadeligt for ikke at tage det.
   • Du er velkommen til at tilføje grafik, lister eller diagrammer, især på længere beskeder. Bare sørg for, at disse oplysninger virkelig er relevante og overbevisende.
   • Ved længere beskeder kan du overveje at skrive en kortere overskrift for at gøre hvert afsnit klart. For eksempel i stedet for at skrive "Politik", skal du skrive "Ny sæsonbestemt medarbejderpolitik". Vær specifik og kortfattet i hver overskrift, så læseren tydeligt ser det grundlæggende i nyhedsbrevet.

7. 

   Foreslå handlinger, som læseren skal tage. Et nyhedsbrev er et opfordring til handling om et bestemt emne, hvad enten det er en ny produktmeddelelse fra virksomheden, en ny politik for udgiftsrapportering eller en præsentation af, hvordan virksomheden arbejder på det. emne. Husk den handling læseren skal udføre i slutningen eller sætningen.
   • For eksempel kan du skrive: "Alle medarbejdere skal bruge det nye regnskabssystem fra 1. juni 2015".
   • Du kan tilføje nogle beviser til støtte for dine forslag.

8. 

   Afslut brevet med et positivt og opmuntrende resumé. Sidste afsnit i nyhedsbrevet skal gentage de næste trin for at løse problemet. Dette inkluderer en påmindelse om organisatorisk solidaritet.
   • Du kan skrive: "Jeg vil gerne diskutere disse med dig senere og vil fortsætte med at diskutere dine beslutninger."
   • Du kan lukke ved at sige: ”Vi er begejstrede for denne kategoriudvidelse. Vi tror på, at det vil hjælpe virksomheden med at vokse, og virksomheden vil fungere mere bæredygtigt ”.
   • Dette afsnit er normalt ca. 1-2 sætninger langt.
   reklame

Del 3 af 4: Komplet nyhedsbrev

1. 

   Formater nyhedsbreve korrekt. Brug standardformat til at gøre meddelelser nemme at læse. Brug en skrifttype Times New Roman eller Arial i størrelse 12. Venstre, højre og nederste margen er 2,5 cm.
   • Juster afsnit. Opdel afsnit, dobbelt afstand og margener eller ej.

2. 

   Gennemgå nyhedsbrev. Gennemgå og rediger meddelelsen for at gøre den klar, kortfattet, overbevisende og fri for skrivefejl. Kontroller, om ordlyden er konsistent. Typer af akademiske ord eller faglige ord.
   • Kontroller for stave-, grammatik- og indholdsfejl. Vær særlig opmærksom på navne, datoer eller numre.
   • Kontroller, om beskeden er for lang, og klip unødvendigt indhold ud.

3. 

   Underskrifter. Nyhedsbrevet havde ikke en signaturlinje. Du skal dog sætte headeren foran og ved siden af ​​dit navn. Det beviser, at du har bekræftet nyhedsbrevet.

4. 

   Brug brevpapir. Du kan oprette et specielt brevpapir specifikt til nyhedsbreve eller bruge almindelige forretnings brevpapirer.
   • Hvis du tegner elektroniske dokumenter (f.eks. Til e-mail), skal du oprette et separat brevpapir i Word, der indeholder dit firmas logo og grundlæggende kontaktoplysninger. Brug denne titel som en skabelon til nyhedsbreve, du sender.

5. 

   Vælg, hvordan du sender din mail. Beslut den bedste måde at sende nyhedsbreve på. Du kan udskrive det og distribuere det til alle. Du kan også sende via e-mail.
   • Hvis du sender beskeden via e-mail, kan du formatere HTML'en til e-mailen. Hvis ikke, kan du gemme meddelelsen som en PDF og vedhæfte den som en e-mail.
   reklame

Del 4 af 4: Brug af nyhedsbrevskabelonen

1. 

   Find tilgængelige brevskabeloner. Overvej om du vil bruge prøvebreve i stedet for at skrive i første omgang. I så fald er det første skridt at finde gode mailskabeloner online. Microsoft Word har også brevskabeloner. Skabelonerne bruger normalt det samme grundlæggende format, men forskellige skrifttyper, skriftstørrelser og layout.
   • Download den rigtige skabelon til dine behov.
   • Sørg for at læse brugsbetingelserne, inden du bruger en hvilken som helst skabelon online.

2. 

   Åbn beskedskabelonen, der er downloadet til din computer. Efter at have trykket på download-tasten downloades bogstavskabelonen automatisk til din computer, eller der kan tages et par trin, før download starter. Beskedskabeloner downloades som en zip-fil, du skal pakke ud og åbne i Microsoft Word.
   • Det anbefales at bruge den nyeste version af Microsoft Word for at sikre, at du ikke oplever uforudsete softwareproblemer, og at beskedskabelonen ikke fungerer som designet. Hvis du har en tidligere version af Microsoft Word, skal du opdatere softwaren, inden du downloader brevskabelonerne.

3. 

   Opret header (header). Husk, at brødteksten i prøvebeskeden kan ændres. Du kan tilpasse dele af prøvebeskeden, som du vil. For eksempel kan du tilføje logoer og copyright-symboler i overskriften på brevskabeloner. Klik på overskriften, og indtast dine virksomhedsoplysninger.

4. 

   Udfyld sektionerne i overskriften på brevformularen. Husk at udfylde felterne "TIL" og "FRA" samt "CC" og "SUBJECT". Vær forsigtig, når du udfylder disse felter for at undgå at udelade dem og lade dem være tomme, laver ofte fejl, mens du skriver.

5. 

   Indtast meddelelsesteksten. Skriv introduktionen, årsagen, diskussionen og resuméet i nyhedsbrevet. Hvis du vil, kan du bruge kugler eller oprette lister til at organisere dine oplysninger.
   • Bevar formatet på brevskabelonen. Dette sikrer, at afsnit er justeret med korrekte margener og skriftstørrelse.
   • Hvis det er nødvendigt, kan du endda tilpasse nyhedsbrevet til at bruge tabellen. Nogle gange er det en god idé, især hvis brug af punktopstillinger eller lignende lister gør beskeder forvirrende eller vanskelige at læse.
   • Sørg for at slette enhver tekst fra skabelonen. Kontroller samtidig din mail omhyggeligt, inden du sender den.

6. 

   Husk at kontrollere sidefoden. Sidefoden er det tomme område nederst på siden for at få yderligere oplysninger. Du kan tilføje virksomheds- eller personlige kontaktoplysninger til dette websted. Det er meget vigtigt at tage sig tid til at kontrollere nøjagtigheden af ​​oplysningerne. Den sidste ting, du ikke vil have, er, når meddelelsen er perfekt skrevet, men har forkerte kontaktoplysninger eller manglende oplysninger.

7. 

   Juster meddelelsens udseende. En af de mest attraktive ting ved eksempelbeskeder er, at du kan ændre tekstens farve. Dette hjælper dig med at vise en vis personlighed og får teksten til at skille sig mere ud. Du kan også vælge den rigtige farve til den aktuelle situation for at sikre, at dit nyhedsbrev ser fremragende ud, ikke kun professionelt.

8. 

   Gem nyhedsbreve som ensartet tekst. Sørg for at gemme en kopi. Du vil have elektroniske sikkerhedskopier for at lette udvekslingen af ​​oplysninger.

9. 

   Gem skabelonen til senere brug. Når du har brug for en prøvebesked med et emne for ændring, skal du bare tilpasse varerne til at matche det specifikke emne i meddelelsen. Dette sparer tid, hjælper dig med at oprette et samlet, professionelt nyhedsbrev, der fanger alles opmærksomhed, så det læses med det samme. reklame

Råd

• Giv ikke for mange grunde. At forklare, hvorfor du vil have noget gjort, er vigtigt, men overdriv det ikke.
• Nyhedsbrevet skal være kort.