Indhold

• Trin
• Metode 1 af 2: Sorter alfabetisk
• Metode 2 af 2: Indeksering af dokumenter
• Tips
• Advarsler

Organisering af dine udskrevne dokumenter - både til arbejde og personlige formål - kan gøres uden særlig besvær ved at sortere dem alfabetisk. Denne organisering af dokumenter giver dig og enhver anden person mulighed for hurtigt at finde de oplysninger, du har brug for, samt sikre beskyttelse af dokumenter. Imidlertid er ikke alt så enkelt, og der er flere finesser i at sortere dokumenter alfabetisk, som vi nu vil fortælle dig om.

Trin

Metode 1 af 2: Sorter alfabetisk

1. 1 Organiser dokumenter alfabetisk baseret på deres titel. Brug det såkaldte alfabetiske indeks til dette.
2. 2 Læg dokumenterne i en eller anden brevmappe, baseret på hvilket bogstav de begynder med. Sortering af dokumenter, der starter med det samme bogstav, bør være baseret på det andet bogstav i navnet. Hvis det andet bogstav er det samme, så det tredje. Eller den fjerde. Eller femte. Der er ingen afvigelser fra denne algoritme her, og der kan ikke være det, men det vil belønne dig hundrede gange - denne sortering vil slette alle hvide pletter i dokumentationen.
3. 3 Beskriv, hvordan du har sorteret dokumenterne. Du vil have, at alle, der har adgang til de dokumenter, du har bestilt, skal vide, hvordan de er arrangeret.
4. 4 Læg dokumenter i en skuffe, eller hvor de skal opbevares i orden. Når du tilføjer noget nyt til dokumenter, skal du ikke glemme alfabetet!

Metode 2 af 2: Indeksering af dokumenter

1. 1 Brug etiketter med bogstaver i alfabetet. Indeksering (med andre ord, underskrift) af dokumenter er grundlaget for det grundlæggende i organisering af dokumenter. Det er på dette tidspunkt, at dokumenterne overføres til de relevante sektioner og sektioner i dit katalog. Faktisk bruges sektionernes navne til at beskrive deres indhold, og derefter bliver sektionens navn også navnet på dokumentet. Arranger sektionerne alfabetisk ved hjælp af nedenstående tip.
2. 2 Korrekte navne kan indekseres i følgende rækkefølge: efternavn, derefter fornavn, derefter patronym eller mellemnavn. Tegnsætning kan ignoreres.
   • Hvis der bruges præfikser, sammenføjes præfikset med den del af navnet, som det går forud for, og sæt det først. Ingen tegnsætning er nødvendig.
   • Bindestreger kan ignoreres, og dele af navnet før og efter bindestreg bør sættes først.
   • Forkortelser og ord på et bogstav indekseres som de er. Initialerne er opdelt i separate dele.
   • Positioner og nominelle suffikser er anført sidst, med positionen angivet først, derefter suffikset.
3. 3 Dokumenter relateret til organisationer kan sorteres efter navnet på disse virksomheder. I dette tilfælde betragtes hvert ord i navnet på organisationen som et separat element. Regnskabet er i samme rækkefølge, som ordene præsenteres i titlen.
   • Forkortelser og ord på et bogstav indekseres som de er. I dette tilfælde skal bogstaverne adskilles med mellemrum og betragtes som separate elementer fra hinanden.
   • Tegnsætninger i dette tilfælde udelades, ord før og efter tegnsætningstegn er angivet i det første element.
   • Tal og tal skrives i bogstavformat og indekseres som de ville, hvis de oprindeligt var ord. Tegnsætninger udelades igen. Dokumenter, hvis navn begynder med romertal, er placeret tidligere end lignende, hvis navn begynder med arabiske tal, mens tallene er angivet fra de mindste til de største. Først derefter kan du placere dokumenter, der starter med ord.
   • Alle tegn er skrevet med ord, alle tal, der er direkte forbundet med et tegn, skal angives i det første element.
4. 4 Navnene på statslige organisationer er i første omgang indekseret med land og område i en bestemt organisations jurisdiktion. Organisationens navn er angivet i det næste element, og ordene "ledelse", "bureau", "repræsentant" og lignende er angivet i slutningen.
5. 5 I tilfælde af at navnene er de samme, skal du bruge adressen til at katalogisere dokumenter. Brug følgende rækkefølge: navn> region> by> gadenavn> husnummer.

Tips

• Læg altid dine dokumenter tilbage, hvor du tog dem fra.
• Ved indeksering er det først og fremmest vigtigt at følge standardreglerne, og først derefter - til virksomhedernes regler.
• Udvikle et system til at angive hvornår og af hvem dokumentet blev modtaget.

Advarsler

• Jo flere mennesker har adgang til dokumentkataloget, jo mere rod vil der være.