Sådan oprettes en rutine for at stoppe med at spilde tid

Indhold

Trin
Metode 1 af 3: Brug en liste
Metode 2 af 3: Brug en graf
Metode 3 af 3: Fjern distraktioner
Lignende artikler

Du er muligvis en fuldtidsstuderende, der forsøger at blive bedre til at styre deres tid, eller du kan være en arbejdsgiver, der forsøger at finde en vej ud, så deres medarbejdere holder op med at spilde tid. Uanset din rolle er du sandsynligvis fokuseret på, hvordan du opretter en daglig rutine, der giver dig mulighed for at stoppe med at spilde tid og få mest muligt ud af din dag. Organisatoriske strategier som lister og skemaer samt foranstaltninger til at reducere de distraktioner, der spiser værdifuld tid, kan være nyttige.

Trin

Metode 1 af 3: Brug en liste

1 Opfør bygninger for dagen. Tag et stykke papir og en pen. Tænk over de opgaver, du planlægger at udføre den dag eller ansvaret for dagen, og skriv dem alle ned på papir. Listen kan ligne en af følgende: “Shopping, vasketøj, rengøring, hjemmearbejde” eller “Rapporter til klienter, kontrol af mail og afsendelse af breve, møde, arbejde med dokumenter”.
- Føj så mange opgaver til listen, som du kan tænke på, fra små til store. Du skal huske alle forpligtelser og opgaver for dagen for at være sikker på at sætte dem på prioriteringslisten.
2 Prioriter opgaver. En måde at arbejde effektivt på er først at fokusere på opgaver med højeste prioritet og derefter flytte ned på listen til opgaver med lavest prioritet. Dette kaldes 80/20 -reglen, hvor de aktiviteter, der giver mest udbytte, bør tage 80% af din tid, og de aktiviteter, der giver mindst fordel, bør tage 20%.
- Gå gennem listen, og tildel hver opgave et nummer, der svarer til dets betydning. Arranger dem derefter, så listen starter med den højeste prioritet og mest nyttige opgaver og ender med de mindst prioriterede og rentable.
3 Grupperelaterede opgaver sammen. Når du har oprettet og prioriteret din opgaveliste, skal du gruppere små opgaver i grupper, så de danner en proces. For eksempel kan du gruppere opgaver som at besvare e -mails og kalde kunder ind i en gruppe, afsætte en time til dem og kalde dem "tale med kunder". Derefter kan du nemt og roligt arbejde med hver opgave i den tildelte tidsramme.
- Prøv at gruppere alle opgaver på denne måde, så du ikke skal skifte til forskellige processer og bruge tid på at finde ud af, hvilken opgave der skal arbejdes videre med. Gruppering af relaterede opgaver kan hjælpe dig med at organisere din tid mere effektivt og reducere stressniveauet, mens du arbejder på opgaverne fra listen.
4 Giv dig selv mindre tid til hver opgave. Ifølge Parkinsons lov reducerer den tid, du har brug for at fuldføre opgaven, ved at give dig mindre tid til at fuldføre en opgave. I stedet for at afsætte tid til overs, skal du begrænse den tid, du afsætter til hver opgave, så du skal få det gjort hurtigere. Du kan gøre dette langsomt og gradvist reducere den tid, du bruger på hver opgave, indtil du når den gyldne middelvej, hvor du ikke føler meget pres og skynder dig, men du ikke har tid til at udsætte eller spilde tid.
- På et tidspunkt vil du udvikle en god følelse af tidsstyring, især hvis du kun skal bruge en begrænset tid på hver opgave. Dette kan være meget nyttigt, hvis du plejer at have den samme rutine eller en lignende opgaveliste hver dag.
5 Beløn dig selv efter at have gennemført alle opgaverne på listen. Når du har krydset alle opgaverne fra listen, normalt i slutningen af dagen, bør du give dig selv en lille kompliment og forkælelse. Dette kan være en lækker middag, et glas vin eller en fritid, hvor du kan gøre noget sjovt og sjovt. En lille belønning vil tjene som et incitament til at fuldføre alle opgaver for dagen.
- Du kan bestemme, hvad din belønning vil være, selv før du starter din dag, så du kan bruge belønningen som motivation for at fuldføre opgaver. Lad os f.eks. Sige, at du skal forberede dig til en eksamen og have planer om at spise middag med venner. Brug dine planer for aftenen som en undskyldning for at blive ved med at lære og udføre opgaver i løbet af dagen, så du ikke skal gå glip af middagen senere.

Metode 2 af 3: Brug en graf

1 Lav en tidsplan for hver time på din dag. Tag et stykke papir, eller brug din computerkalender til at oprette celler for hver time i din hverdag eller hver vågne time. Det kan være fra ni til fem eller ti til syv. Selvom du ikke behøver at udfylde hver tidsperiode ned til minut, ville det være nyttigt at sørge for, at hver time på din dag er indregnet i din tidsplan.
- Start med at udfylde hver time med de opgaver, du skal udføre. Du kan starte med de vigtigste opgaver og gå ned til de mindre vigtige. Desuden, hvis du betragter dig selv som en morgenperson, så prøv at tage den første halvdel af dagen til mere vanskelige opgaver. Men hvis du ved, at du har en anden vind efter frokost, kan du afsætte vigtige opgaver til denne tid på dagen. Prøv at designe din tidsplan, så den passer til dine behov og arbejdsvaner. Dette vil gøre dig klar til succes og gøre din tidsplan mere effektiv.
- Du kan oprette en skabelon til din tidsplan på en tavle eller kalender, så du kan opdatere den hver dag i henhold til dine opgaver for en bestemt dag.
2 Tag en ti minutters pause hver time eller to. Det kan være svært at fokusere på en opgave eller en gruppe af opgaver i mere end to timer. Sørg for at planlægge en ti minutters pause hver time eller to, så du ikke føler dig stresset eller overvældet af arbejde. I løbet af denne mini-pause kan du komme ud af din arbejdsplads og gå rundt på kontoret eller chatte med en kollega i kontorkøkkenet. Du kan lave dig en kop kaffe eller gå en kort tur i den friske luft. Prøv at holde dig til 10 minutter for at følge med i din tidsplan.
- Du kan også tage 10 lange, langsomme, dybe vejrtrækninger hver time for at opdatere dit sind og tage en kort pause. Dette kan hjælpe dig med at få et nyt perspektiv på den opgave, du laver eller er ved at udføre, og sikrer, at du ikke glemmer dig selv på trods af en travl hverdag.
3 Prøv at udføre opgaven korrekt første gang. I stedet for at skynde dig og forsøge at komme igennem alle opgaverne så hurtigt som muligt, skal du tage den tid, du har brug for, for at få hver opgave udført korrekt første gang. Rushing via mailen kan trække din e -mailudveksling ud, især hvis du sender uforståelige eller uklare beskeder til kunden. Sæt farten ned, og tag nok tid til at sammensætte klare e-mails eller omhyggeligt genlæse dine studienoter. At få det gjort rigtigt første gang vil spare dig for en masse spildtid i det lange løb.
4 Bed en ven eller en kollega om at kontrollere dine fremskridt fra tid til anden, så du holder dig på sporet. Nogle gange har vi brug for andres støtte for at holde fokus på opgaven. Få en nær ven, forælder, kollega, bror eller søster til at tjekke dig hvert par timer for at sikre, at du er på planen.
- Din ledsager kan bringe dig en kop kaffe eller muntre dig op med pæne ord, så du kan få lidt distraktion, grine eller smile og komme tilbage til dine daglige opgaver. Selvom du måske har travlt, vil et par minutter med en ven opmuntre dig og hjælpe dig med at styre din tid mere effektivt.

Metode 3 af 3: Fjern distraktioner

1 Du behøver ikke konstant at tjekke din mail. Dette kan skabe et start-stop-start-mønster i din hverdag og føre til spildtid. Prøv ikke at åbne din mail i løbet af dagen, især hvis du har brug for at fokusere på en anden opgave. Afsæt tre tidsrum til at kontrollere din mail i din tidsplan: tidlig morgen, lige efter frokost og mod slutningen af dagen. Dette forhindrer dig i at blive distraheret af den kontinuerlige strøm af e -mails hele dagen og garanterer dig dedikeret tid til at arbejde med e -mails.
- De samme principper kan anvendes på andre kommunikationsmidler, såsom telefonsvarer, tekstbeskeder og telefonopkald. Prøv ikke at hænge rundt på din telefon hele tiden, medmindre du naturligvis forventer en vigtig sms eller telefonopkald. Dette hjælper med at begrænse pauser i arbejdsgangen og hjælper dig med at holde planen.
2 Slå din telefon fra, og sluk for internettet. Hvis det er muligt, skal du vælge mindst en time på din hverdag, når du kan slå din telefon fra og slukke for din internetforbindelse. Dette giver dig mulighed for at fokusere på arbejde, der kræver fuldstændig koncentration og mangel på distraktioner som din telefon eller internettet.
- At fjerne disse faktorer, som let kan distrahere dig, vil være særligt nyttigt, når du arbejder på et skoleprojekt eller en stor rapport. Tag din telefon ud af stikkontakten, så du ikke har en grund til at tjekke den hvert femte minut eller blive revet med til at se nyheder på sociale netværk.
3 Advar andre mod ikke at distrahere dig. Prøv ikke at opmuntre andre til at distrahere dig og ikke at distrahere andre selv. Bare lad dem vide, at du arbejder. Du kan lukke døren eller sætte et optaget skilt op.Du kan også sende en e -mail til dit kontor for at minde dig om, at en vis tid på kontoret er stille arbejdstid.
4 Prøv ikke at afvige fra din rutine. Når du har sammensat en arbejdsliste eller tidsplan og beskyttet dig mod forstyrrelser, skal du bruge din viljestyrke og koncentration til at holde fast i din rutine. De fleste mennesker forstår forskellen mellem godt brugt tid og spildtid, så prøv ikke at falde i fælden med at spilde tid. Byg på din tidsplan, og i slutningen af dagen kan du nyde en følelse af præstation og tid, der er brugt godt.