Indhold

• At træde
• Metode 1 af 3: Skriv dit klagebrev
• Metode 2 af 3: Brug af den korrekte tone og det korrekte format
• Metode 3 af 3: Opfølgning
• Tips
• Advarsler

At skrive et klagebrev er noget, de fleste mennesker skal gøre på et eller andet tidspunkt. Uanset om du er utilfreds med et virksomheds produkt eller en tjeneste, er det normalt muligt at løse problemet på en gensidig fordelagtig måde gennem et fast, men høfligt klagebrev. At skrive et klagefirma bør ikke være svært eller skræmmende - du skal bare angive fakta klart og høfligt bede om en beslutning.

At træde

Metode 1 af 3: Skriv dit klagebrev

1. Adresser dit brev til kundeserviceafdelingen. Hvis du skriver et klagebrev, har du den bedste chance for succes, hvis du retter brevet til virksomhedens kundeserviceafdeling. Kundeserviceafdelingen er vant til at håndtere klager, og dit brev vil sandsynligvis blive håndteret effektivt og effektivt.
   • Prøv at finde ud af navnet på lederen eller direktøren for kundeservice og adresser dit brev til ham eller hende personligt. Start dit brev med Dear hr eller Fru.efterfulgt af deres efternavn. Hvis du ikke kan finde navnet på kundeservicechefen, skal du bare skrive Kære hr. / frue.
   • Du skal være i stand til at finde kundeserviceadressen på virksomhedens websted eller på virksomhedens salgsfremmende eller reklamemateriale eller på produktemballage eller etiketter.
2. Kom hurtigt til punktet i dit brev. Den første linje i dit brev skal tydeligt angive, hvorfor du skriver brevet, og hvad din klage er nøjagtigt. Angiv så mange relevante fakta som muligt, inklusive dato, tidspunkt og sted, hvor du købte eller modtog tjenesten sammen med relevante serienumre eller modelnumre.
   • Brevmodtageren skal være i stand til at identificere bogstavets nøglepunkt inden for fem sekunder, så undgå langvarige, usammenhængende introduktioner.
   • Du kan medtage yderligere detaljer eller forklaringer om situationen i afsnittet efter din indledende sætning, men den første linje skal straks henlede opmærksomheden på din klage så tydeligt som muligt.
   • For eksempel kan din åbningslinje være: "Jeg skriver for at klage over en brudt hårtørrer, jeg købte hos dit firma den 15. juli, på din A Street-adresse, eksempel på by."
3. Angiv specifikt, hvilket resultat eller afhjælpning du gerne vil se. Hvis du vil have en erstatning, dine penge tilbage, en reparation eller anden form for kompensation, skal du angive dette tydeligt i dit andet afsnit. Dette hjælper med at forhindre dig i at få et formularbrev og give modtageren noget at komme i gang med.
   • Prøv at være så konstruktiv som muligt i dine kommentarer og foreslå måder, der kan hjælpe dig og fortsætte forholdet til virksomheden. Hvis du beder om dine penge tilbage eller en anden form for kompensation, mens du samtidig siger, at du har til hensigt at flytte til et andet firma, føler de sig ikke tvunget til at prøve at løse problemet.
   • Hvis du vil have virksomheden til at løse et bredere problem, skal du medtage det i dit brev, men erkende at det kan tage tid.
   • Trusler ikke med retssag i dit første brev. Det kan være den løsning, du i sidste ende har brug for, men send først dit klagebrev og vent på svar.
4. Vedhæft kopier af bilag. Dette kan omfatte kvitteringer, garantibeviser, kopier af checks, du har sendt, og i givet fald fotos eller videoer. Al dokumentation skal vedlægges dit brev.
   • Vær sikker på at du kopier af al den dokumentation, du vil vedhæfte, ikke originalerne. På den måde kan vigtige oplysninger ikke gå tabt, hvis du skulle vise beviset til en anden.
   • Sørg også for at angive det nøjagtige antal vedhæftede filer i brevteksten. For eksempel: "Vedlagt finder du en kopi af min originale kvittering samt en kopi af hårtørrerens garantikort og serienummeroplysninger."
5. Giv dem en vis tid til at løse problemet. Det kan hjælpe med at give en nøjagtig tidsperiode, hvor du vil have problemet løst. Dette giver dig ro i sindet og hjælper med at løse problemet hurtigt.
   • At indstille en tidsfrist hjælper også med at forhindre, at dit brev går tabt eller glemmes, hvilket kan føre til yderligere problemer og vrede mellem dig og virksomheden.
   • Sørg for, at den tidsperiode, du giver, er rimelig.En uge eller to er normalt nok, selvom det varierer afhængigt af din anmodning.
6. Afslut brevet med respekt. Tak modtageren for deres hjælp, og lad dem vide, hvordan og hvornår de kan nå dig for at løse problemet. Dette vil gøre deres job meget lettere, så du kan se frem til et mere effektivt resultat.
   • Afslut brevet med Med venlig hilsen eller Venlig hilsen (sidstnævnte er lidt mere formel). Undgå uformelle lukningsformler som "Hilsner".

Metode 2 af 3: Brug af den korrekte tone og det korrekte format

1. Vær høflig. Du kan være vred, og du kan have ret, men at være uhøflig vil kun gøre modtageren i defensiven. Skriv i en respektfuld tone, og undgå for enhver pris truende, vrede eller sarkastiske kommentarer. Husk, at den person, der læser dit brev, ikke var direkte ansvarlig for, hvad der skete, og de vil være meget mere positive og villige til at hjælpe en høflig, høflig kunde end en vred, anklagende.
   • Husk, at det firma, du skriver til, ikke målretter mod dig. De fleste virksomheder har en interesse i at holde deres kunder glade.
   • Du vil være meget mere succesrig, hvis du behandler modtageren som en person, der ønsker at hjælpe dig, i stedet for at antage, at de er ondsindede.
   • Skriv ikke, når du er rasende. Vent med at falde til ro, før du skriver dit brev. Eller hvis du foretrækker det, skal du skrive brevet, mens dampen stadig kommer ud af dine ører, så vent en dag eller to, før du sender det. Du vil sandsynligvis gerne omformulere ting for at tage kanten af.
2. Vær kortfattet. Kundeservicemedarbejdere kan modtage hundredvis af breve om dagen, så det er vigtigt, at du hurtigt kommer til det punkt, så de ved nøjagtigt, hvad de har at gøre med, så snart de begynder at læse. Hvis dit brev er for langt eller detaljeret, læser læseren det globalt og har i sidste ende ingen klar idé om det nøjagtige problem eller den ønskede løsning.
   • Undgå overdreven detaljer eller lange tirader eller monologer.
   • Prøv at holde dit brev begrænset til den ene side eller mindre end ca. 200 ord.
3. Kommandér respekt. Håndhævelse af respekt i dit brev angiver den rigtige tone og fortæller virksomheden, at din klage skal tages alvorligt. Dette gælder især for mere alvorlige klager, som kan have betydelige økonomiske konsekvenser.
   • Håndhævelse af respekt involverer en række ting, såsom sprogets kvalitet, din viden om dine rettigheder og virksomhedens ansvar samt en professionel præsentation af brevet.
   • Alle disse ting giver dig troværdighed, hvilket skal have en positiv effekt på svaret på dit brev.
4. Organiser dit brev på en klar og korrekt måde. Som nævnt ovenfor vil arrangering af dit brev på en professionel måde have en positiv indflydelse på, hvordan din klage modtages. Sæt dit navn, din adresse og datoen øverst til venstre efterfulgt af navnet eller titlen på den person, du skriver til sammen med firmaets adresse lige over selve brevet.
   • Skriv altid dit brev på en computer, det gør det lettere at læse og ser meget pænere ud. Hvis du er nødt til at skrive dit brev med hånden, skal du sørge for, at din håndskrift er tydelig og læselig, uden at krydse ord eller blækpletter.
   • For at skrive din signatur skal du efterlade et tomt mellemrum nedenfor Med venlig hilsen eller Venlig hilsen hvor du kan placere din underskrift. Skriv dette navn under dette mellemrum, så det er let læseligt.
   • Hold brevet pænt og velorganiseret med afsnit af omtrent samme størrelse.
5. Kontroller stavning og grammatik. Forkert stavning og grammatik kan påvirke din klages modtagelse negativt. Sørg for at bruge en stavekontrol på din computer, før du udskriver brevet, eller få en anden til at læse det, før du sender det.

Metode 3 af 3: Opfølgning

1. Vent på den tidsfrist, du har indstillet til at passere. Vær tålmodig og gør intet, før fristen i dit første brev er overstået. Hvis denne dato går, og du stadig ikke har hørt noget, skal du følge op med et telefonopkald eller e-mail for at kontrollere, om brevet er modtaget. Det er altid bedst at give virksomheden fordelen ved tvivlen.
   • Hvis du stadig ikke har modtaget oplysninger relateret til dit brev, eller hvis du har fået det, men situationen ikke blev håndteret tilfredsstillende, kan du fortsætte med at sende din klage til nogen i højere rang.
2. Arbejd opad i kommandostrukturen. Hvis det ikke lykkes dig at beskæftige dig med direktøren for kundeservice, så prøv at finde ud af, hvem der er højere, og skriv til den person. Hver gang du bevæger dig op ad stigen, det være sig fra kundeservicemedarbejder til direktør til næstformand til administrerende direktør, skal du tilføje den korrespondance, du havde på det forrige niveau. På den måde ved din nye salgsrepræsentant i virksomheden, hvad der foregår, og problemet kan sandsynligvis løses uden en retssag.
   • Det er bedre at starte med kundeserviceafdelingen, inden du bevæger dig op ad bakken, snarere end at gå direkte til toppen. Dette skyldes, at kundeserviceafdelingen er mere erfaren til at håndtere denne type klager, og breve til administrerende direktør sandsynligvis vil blive sendt til denne afdeling alligevel.
   • I så fald begynder kundeservicemedarbejdere automatisk at se dig i et ugunstigt lys for at prøve at komme over hovedet.
   • Husk, at hvis du skriver et brev til en administrerende direktør eller daglig leder, skal det være ekstra klart, kortfattet og velskrevet, da de sandsynligvis endnu ikke ved om hændelsen.
3. Gå til en advokat, hvis du vil anlægge sag. Han eller hun ved, hvad de skal gøre. Husk, at sagsanlæg er en sidste udvej, og at bringe det op med det samme i dit brev vil sætte en negativ tone og risikere at sidebane krav om erstatning. Det kan også være negativt for dig, hvis de bemærker, at du bløffer.

Tips

• Før du skriver, skal du tage et øjeblik på at tænke over, hvad der skete. Når du har tænkt over alt og ved nøjagtigt, hvad du vil have, og hvordan du vil bede om det, er du klar til at skrive dit brev.
• Sørg for, at dit navn, adresse, e-mail og telefonnummer (hjem, arbejde og mobil, hvis det er muligt) står på dit brev. Bed også om læseren detaljer, så begge kan holde dig ajour med eventuelle fremskridt med din klage.
• Læs det igen, og sørg for, at alt er sandt, oprigtigt og kontrollerbart.
• Ikke sværge. Husk, at du ønsker kompensation eller en løsning, og at krænke din læser vil ikke bidrage til det. Hvis du vil bruge mere kraftfuldt sprog, skal du undgå passiv stemme og bruge ord, der er mere direkte og beskrivende. Måske var du det chokeret eller endda følte afsky, stærkere ord end blot skuffet.
• Indsendelse af din klage skriftligt har en stærkere effekt end at sende virksomheden en e-mail, fax eller kommentarer på deres blog eller hjemmeside. De fleste virksomheder håndterer formelle skriftlige klager med højere prioritet.
• Hvis du skriver for at klage over en bestemt person, skal du begrænse dit brev til deres mangler og ikke klage over organisationen som helhed. Hvis du skriver for at klage over virksomhedens politikker, må du ikke fornærme lytteren eller politikken. Angiv bare dit problem, og hvordan du vil have det løst.
• Send ikke vidneerklæringer under ed. Faktisk, hvis du tror, ​​at du ender med at gå i retten, vil du sandsynligvis ikke kun tilbageholde vidnesbyrdet, men også hendes navn. Husk også, at det sandsynligvis ikke er billigt at gå til retten. I de fleste tilfælde er det bedre at nå til en aftale uformelt eller højst gennem et tvistekomité.
• Der er forbrugerwebsteder, hvor du kan indsende klager og se, om andre har været i samme situation med det specifikke firma.
• Opbevar kopier af al korrespondance og de datoer, hvor dine breve blev sendt.

Advarsler

• Det er ulovligt at skrive et brev, der truer fysisk vold, ødelæggelse af ejendom eller et angreb på sundhed eller sikkerhed. En trussel kan fortolkes som intimidering og kan være grund til retssag og kan være bøder eller endog fængsel. Gør dig selv en tjeneste og glem alt om trusler. Sæt dem ikke på papir eller send dem!