Indhold

• At træde
• Del 1 af 3: Planlægning af en arbejdsrapport
• Del 2 af 3: Udarbejdelse af en arbejdsrapport
• Del 3 af 3: Effektivisering af rapporten
• Tips
• Advarsler

At skrive en arbejdsrapport kan være imponerende, selvom det kan være lettere, end du måske tror. Arbejdsrapporter bruges normalt til at forklare forløbet af et arbejdsprojekt eller til at give konklusioner og anbefalinger vedrørende arbejdspladsproblemer. For nemt at skrive en effektiv arbejdsrapport skal du starte med at overveje dit mål, dit publikum, forskningen og budskabet. Forbered derefter din rapport ved hjælp af et standard forretningsformat. Endelig kan du ændre rapporten for at gøre den effektiv.

At træde

Del 1 af 3: Planlægning af en arbejdsrapport

1. Bestem mål og emne for rapporten. Måske bad nogen dig om en rapport. Formålet eller emnet vil sandsynligvis blive inkluderet i anmodningen. Hvis du er usikker på, hvad målet eller emnet er, skal du overveje, hvad du formidler til dit publikum. Du kan også bede din chef eller vejleder om afklaring.
   • Målet kan f.eks. Være at analysere et forretningsproblem, at forklare resultaterne af et projekt, du har arbejdet med, eller at give din vejleder et overblik over dit arbejde.
2. Bestem den tone og det sprog, der passer til målgruppen. Overvej hvad målgruppen allerede ved, såvel som det jargon de vil forstå. Når du skriver en arbejdsrapport, kan du ofte bruge mere professionelt sprog og jargon end når du skriver for offentligheden.
   • Hvem læser rapporten? Inkluder nogen i dit publikum, der med rimelighed kan bruge rapporten.
   • Hvis du skriver for forskellige typer læsere, skal du medtage alle nødvendige oplysninger, så selv den mindst informerede læser let kan forstå det. Brug dog overskrifter til hvert afsnit, så de informerede læsere kan springe over information, der er unødvendig for dem. Du kan også inkludere sektioner for hvert publikum for at imødekomme deres individuelle behov.
3. Saml din forskning og støttemateriale, hvis det er relevant. Medtag de materialer, du brugte til at drage konklusioner eller udvikle anbefalinger. Du vil henvise til dette, når du udarbejder rapporten, og du skal muligvis medtage den i bilagene til rapporten. Dette er de slags ting, der skal medtages, når rapporten udarbejdes:
   • Finansielle detaljer
   • Tabeller
   • Grafer
   • Statistikker
   • Undersøgelser
   • Spørgeskemaer
   • Samtaler med eksperter, kolleger, kunder osv.
4. Se dine fremskridt, når du skriver en statusrapport. En god statusrapport giver et hurtigt overblik over det arbejde, du har udført, hvad du skal udføre, og om projektet er på rette spor. Det er bedst at tænke på det som et svar på spørgsmål, som folk har om dit projekt. Her skal du medtage i din rapport:
   • Er projektets løbetid ændret?
   • Hvilke opgaver har du udført siden den sidste statusrapport?
   • Hvilke opgaver vil du udføre næste gang?
   • Er du på vej til at gennemføre projektet til tiden? Hvis ikke, hvorfor?
   • Hvilke flaskehalse er du stødt på, og hvordan skal du løse dem?
   • Lærte du noget i denne måned?
5. Lav en oversigt med de oplysninger, der skal medtages i din rapport. Skriv dine ideer op i en oversigt, og brug dem som skrivemiddel. Når du gør dette, skal du udvikle overskrifterne til din rapport for at hjælpe dig med at organisere, hvad du skal sige. Oversigten behøver ikke at være pæn eller veludviklet, fordi den kun er til eget brug.
   • I de fleste tilfælde skal du starte rapporten med at forklare resultaterne og konklusionerne eller anbefalingerne. Forklar derefter, hvordan du kom til dette punkt, og din argumentation, hvis relevant.
   • Hvis du er ved at komme med en kontroversiel konklusion eller anbefaling, skal du først forklare processen og ræsonnementet, så din målgruppe kan forstå, hvorfor du kom på denne idé.

Del 2 af 3: Udarbejdelse af en arbejdsrapport

1. Brug en forside eller titelside. Titelsiden skal indeholde navnet på rapporten efterfulgt af datoen - på en separat linje - da du sendte den. På en tredje linje angiver du navnene på alle forfattere. Skriv derefter navnet på din organisation på den fjerde linje.
   • I nogle tilfælde kan du også medtage et motivationsbrev, der forklarer, hvorfor du skrev rapporten, hvad den indebærer, og hvad du synes, du skal gøre derefter. Dette er mere almindeligt med rapporter, der har taget lang tid at forberede eller kræve yderligere forklaring, før læseren ser selve rapporten.
   • Med en statusrapport angiver du dit navn, projektnavn, dato og rapporteringsperiode på en titelside. Placer hvert emne på en separat linje. Du kan mærke hver linje med "navn", "projektnavn", "dato" og "rapporteringsperiode", eller du kan bare angive oplysningerne.
   • Spørg din chef, hvis der er specifikke anbefalinger til formatering af din arbejdsrapport. Han eller hun er den bedste kilde til at udarbejde din rapport.
2. Giv et resumé af de vigtigste oplysninger. Inkluder dine konklusioner, begrundelser og anbefalinger. Dette giver en mulighed for at forstå hovedpunkterne i din rapport uden at skulle læse rapporten i sin helhed. Du behøver ikke skrive detaljerede forklaringer, men læseren skal være i stand til at forstå, hvad rapporten handler om. Resuméet skal være en til fem sider.
   • Du behøver ikke at opsummere den komplette rapport. Fokuser kun på hovedidéerne i rapporten, såsom de vigtigste anbefalinger eller konklusioner, du præsenterer.
   • Hvis du skriver en statusrapport, kan du springe dette afsnit over.
3. Inkluder en indholdsfortegnelse med det, der er i rapporten. Angiv sektionens overskrifter i indholdsfortegnelsen og de sidetal, hvor sektionen begynder. Dette giver læserne mulighed for let at navigere gennem rapporten for at finde de nødvendige oplysninger.
   • Brug titler og overskrifter til hvert afsnit, så rapporten er let at læse.
   • Når du skriver en statusrapport, behøver du normalt ikke medtage en indholdsfortegnelse, medmindre din chef foretrækker det. Tilføj dog titler og overskrifter for hvert afsnit for at gøre det lettere at navigere i rapporten.
4. Skriv en introduktion at give et overblik over rapporten. Fortæl læseren, hvorfor du skrev denne arbejdsrapport. Opsummer sammenhængen omkring rapporten, og forklar dit mål. Angiv de spørgsmål, du vil besvare, eller det problem, du vil løse. Angiv rapportens løbetid og en handlingsplan med dens indhold.
   • Introduktionen behøver ikke være lang. Vær direkte og specifik, så læseren forstår sammenhængen og formålet uden langvarig forklaring.
   • Skriv to til fire afsnit til introduktionen.
   • I en statusrapport må introduktionen højst indeholde et eller to afsnit. Det skal opsummere projektet, og hvad du håber at opnå. Du kan også angive, hvad du allerede har gennemført, og hvad du vil gøre derefter.
5. Forklar de resultater eller konklusioner, du præsenterer. Giv en grundlæggende oversigt over den forskning eller evalueringer, du har gennemført i forhold til dette projekt. Diskuter og fortolk derefter dine observationer, og hvordan de relaterer sig til emnet for rapporten.
   • I de fleste tilfælde indeholder dette afsnit et indledende afsnit og en liste over de konklusioner, du har nået.
   • Sådan ser en konklusion ud: "1. Vores befolkning bliver ældre, hvilket fører til flere sundhedsrisici for vores kunder. "
   • Når du skriver en statusrapport, har du ingen resultater eller konklusioner at præsentere. I stedet skal du angive dine præstationer eller udførte opgaver i sektionen efter din induktion. Du kan også skrive et kort afsnit på 2 til 4 sætninger i dette afsnit. En liste er dog normalt tilstrækkelig. Du kan liste: "200 € rejst for at betale for festivalteltet," "Kontraheret med festplanen til at styre festivalplanlægning" og "undersøgte 1.500 beboere for at samle offentligt input."
6. Giv dig anbefalinger til fremtiden. Dine anbefalinger skal forklare, hvad der vil ske i fremtiden. Forklar, hvad løsningerne vil producere, og hvordan de relaterer til dine konklusioner. Når du har skrevet din forklaring, skal du give dine anbefalinger i form af handlingspunkter på en nummereret liste. Angiv dine anbefalinger fra det vigtigste til det mindst vigtige.
   • For eksempel kan du skrive: "1. Træn alle medarbejdere i at udføre HLR. "
   • Hvis du skriver en statusrapport, skal du i stedet angive de opgaver eller mål, du vil udføre i den næste arbejdsperiode. For eksempel kan du liste "Find leverandører til festivalen", "Godkend festivaldesign" og "Bestil salgsfremmende plakater".
7. Diskuter processen og ræsonnementet, der førte til dine konklusioner. Forklar, hvordan du behandlede emnet, problemet eller problemet. Gennemgå dine observationer, og forklar derefter, hvordan de fører til dine anbefalinger. Opdel diskussionen i forskellige sektioner med overskrifter, der fortæller læseren, hvad der er i dette afsnit.
   • Dette inkluderer en længere diskussion af forskning og evalueringer.
   • Dette afsnit skal være det længste i posten.
   • Hvis du skriver en statusrapport, kan du springe dette afsnit over. Medtag i stedet et afsnit om de forhindringer, du stødte på, mens du arbejdede på projektet, og hvordan du tacklede dem. Du kunne skrive, "Mange beboere returnerede ikke undersøgelsen, fordi den ikke var porto. I fremtiden vil vi inkludere forudbetalt mail i vores undersøgelser eller tillade beboere at udfylde deres undersøgelse digitalt. "
8. Skriv en liste over de referencer, du brugte til at udarbejde rapporten. Referencer kan omfatte magasinartikler, nyhedsartikler, interviews, undersøgelser, spørgeskemaer, statistik og anden relateret information. Citer disse referencer i slutningen af ​​rapporten og mærk siden som "Referencer".
   • Brug APA-formatet til forretningsrapporter, medmindre andet er angivet.
   • Du kan springe dette afsnit over, hvis du forbereder en statusrapport.
9. Giv vedhæftede filer som f.eks. Undersøgelser, spørgeskemaer eller e-mails. Ikke alle arbejdsrapporter har brug for vedhæftede filer. Du kan dog medtage dem, hvis du vil give læsere det materiale, du har henvist til, eller hvis du vil give yderligere oplysninger, der kan hjælpe dem med at forstå emnet eller dine observationer bedre. Mærk hver vedhæftet fil med et separat bogstav.
   • For eksempel: "Appendiks A", "Appendix B" og "Appendix C."
   • Hvis du skriver en statusrapport, behøver du ikke medtage dette afsnit.
10. Luk en kort konklusion sammen med et resumé af dine observationer eller fremskridt. Du behøver muligvis ikke lave en konklusion, men at skrive det kan være et godt sammendrag af din indsats. Hold din konklusion i tre til fire sætninger, der opsummerer de oplysninger, du præsenterede i din rapport.
    • Du kunne skrive: "Planlægningsprojektet for kunstfestivalen er på rette spor og afsluttes efter planen. Vi har gennemført 90% af vores planlægningsaktiviteter og skifter nu fokus til at købe det nødvendige udstyr. Projektet har ingen udestående hindringer, men vi vil gradvist tage fat på eventuelle fremtidige forhindringer. "

Del 3 af 3: Effektivisering af rapporten

1. Brug klare overskrifter til at hjælpe dit publikum med at navigere i rapporten. Opret overskrifter, der er direkte og kom lige til sagen. Læseren skal vide nøjagtigt, hvad rapporten indeholder.
   • Overskrifterne kunne omfatte introduktion, udførte opgaver, mål for det næste kvartal, forhindringer og løsninger og afslutning.
   • Match overskrifterne med oplysningerne i rapporten.
   • I en statusrapport er læserne sandsynligvis din vejleder, teamet eller kunderne.
2. Brug et simpelt og direkte sprog til at kommunikere dine ideer. En arbejdsrapport behøver ikke at indeholde vanskelige ord og kreative sætninger. Du skal bare få din pointe over for læseren. Udtryk dine ideer med de mest enkle og mulige ord.
   • Du kunne skrive, "Indtægterne steg 50% i fjerde kvartal", i stedet for "Indtægterne steg 50% for at generere store indtægter i fjerde kvartal."
3. Skriv kort for at holde rapporten så kort som muligt. Overflødig skrivning spilder både din og læsernes tid. Vær ikke overfladisk og kom direkte i gang.
   • Husk, at nogle arbejdsrapporter kan være ret lange, da de kan indeholde en masse information. Din skrivning skal dog altid være kortfattet.
   • Det er okay at skrive, `` Salget steg i sidste kvartal efter, at salgsstyrken anvendte kaldopkald, '' i stedet for, `` Vi oplevede en eksponentiel stigning i indtægterne i det sidste kvartal, da vores talentfulde og dedikerede sælgere var potentielle kunder startede ringer for at bede dem om at købe flere produkter. '
4. Udtryk dine ideer på et objektivt og ikke-følelsesmæssigt sprog. Hold dig til fakta og lad læseren drage deres egne konklusioner baseret på en objektiv opfattelse af emnet. Mens du kan komme med anbefalinger til et problem, så prøv ikke at vække læsernes følelser for at overbevise dem. Lad læseren danne sine egne ideer og vurdering ud fra et objektivt syn på fakta.
   • I stedet for at skrive, "Frikoblede medarbejdere har lav moral, hvilket gør kontoret til en sjæløs maskine," kan du skrive, "Medarbejdere, hvis produktivitetsvurderinger scorede lavere end andre rapporterede, at de følte sig ikke involveret."
5. Undgå at bruge slang såvel som ordet "I" i de fleste rapporter. Det kan være hensigtsmæssigt at bruge "mig" i en statusrapport, når du skriver om et projekt, du arbejder på alene. Hvis ikke, skal du ikke bruge ordet "I" eller anden slang i din jobrapport. Det er dog okay at bruge "dig", når du retter en sætning til den tilsigtede læser.
   • Hold dit sprog professionelle gennem hele rapporten.
6. Gennemgå din rapport for at sikre, at den er fri for fejl. Grammatik og stavefejl underminerer professionalismen i din arbejdsrapport. Det er vigtigt, at du gennemgår rapporten for at sikre, at du ikke har brugt skrivefejl, forkert formulering eller misbrugte ord. Det er bedst at kontrollere rapporten mindst to gange.
   • Hvis det er muligt, bed en anden kontrollere rapporten for dig, da det er svært at få øje på dine egne fejl.
   • Når det tillader det, skal du lægge rapporten til side i mindst 24 timer, før du kontrollerer den.

Tips

• Når du har skrevet din første arbejdsrapport, kan du bruge den som en skabelon til fremtidige rapporter.
• Du har sandsynligvis allerede en skabelon til arbejdsrapporter på din arbejdsplads. Kontakt din vejleder for at se, om du kan bruge en skabelon til din rapport.
• Hvis det er muligt, skal du basere dit rapportformat på en eksisterende arbejdsrapport fra din virksomhed eller organisation. Tjek filerne på dit kontor, eller spørg en kollega eller din vejleder om en kopi af en eksisterende rapport.

Advarsler

• Hvis du bruger en eksisterende rapport som et eksempel, skal du ikke kopiere ordlyden i den. Dette er plagiering og vil sandsynligvis føre til faglige konsekvenser.