Forfatter:
Louise Ward
Oprettelsesdato:
7 Februar 2021
Opdateringsdato:
1 Juli 2024
Indhold
I det væsentlige er e-mail ikke formel som at skrive et papirbrev. Der er dog tidspunkter, hvor du skal være mere formel i e-mail-skrivning. Tænk over, hvem modtageren er, og vælg derefter den passende hilsen til situationen. Når du kender disse oplysninger, kan du fortsætte med hilsenformat og åbning af sætningsstil.
Trin
Del 1 af 3: Overvej modtageren
Bestem, hvor formel du skal være. Uanset om du skriver en "formel" e-mail, afhænger graden af e-mailens ensomhed af modtageren af den. For eksempel vil du ikke bruge den samme grad af formalisme, når du skriver til en professor, end når du skriver et følgebrev.
- Når du først kontakter nogen, er det bedre at skrive mere formelt end normalt af sikkerhedshensyn.
Find navnet på modtageren. Du bør undersøge noget for at finde personens navn, hvis du ikke allerede kender det. At kende modtagerens navn gør hilsenen mere personlig, selvom du bruger professionelle e-mail-skrivemetoder.
Følg modtagerens vej. Hvis personen har sendt dig en e-mail, er det en god ide at kopiere deres hilsen. For eksempel, hvis de skriver "Hej" og dit navn, kan du svare i en lignende stil ved hjælp af "Hej" og personens navn, når du sender e-mailen. reklame
Del 2 af 3: Vælg en hilsen
Brug "Kære". "Kære" (efterfulgt af modtagerens navn) er den klassiske hilsen. Det er uformelt uden at være påtrængende, og da det bruges så ofte, bliver denne hilsen ofte standard, hvilket er en god ting. Du vil ikke have din hilsen til at være underlig, fordi den ikke stemmer overens.
Prøv "Hej", hvis du ikke kender modtagerens navn. "Hej" er en formel hilsen, som du kan bruge i forretnings-e-mails, især hvis du ikke kender modtagerens navn. Det er dog altid bedre at finde ud af modtagerens navn, hvis det er muligt.
- Du kan også bruge "Send til interesserede", hvis e-mailen er særlig formel, og du ikke kender modtagerens navn. Denne hilsen er måske ikke af interesse for nogle.
Overvej "Hej (" Hej "eller" Hej ") i mindre formelle e-mails. E-mail har en tendens til at være mindre formel end korrespondance generelt, så du kan skrive "Hej" i en e-mail uden at være for formel. For eksempel, hvis du sender en e-mail til en professor, især en person, som du ofte kontakter, fungerer en "Hej" eller "Hej" hilsen.
Brug ikke ordet "Hey". Selv om ordet "Hej" er acceptabelt i en formel e-mail, ville det ikke være passende at sige hej. Det er en meget vilkårlig hilsen, selv i det talte sprog, så du bør undgå at bruge det i nogen form for formel e-mail. For eksempel, selvom du er tæt på din chef, er det bedst at undgå at bruge ordet "Hey", når du skriver en e-mail til dem.
Brug en titelændring, når det er nødvendigt. Nogle gange skriver du til nogen, du kun kender deres titel i firma eller organisation med. I så fald kan du bruge personens titel i stedet for navnet, såsom "Kære leder af menneskelige ressourcer", "kære menneskelige ressourcer" eller "kære professor".
Tilføj personens hæder for at gøre e-mailen mere formel. Når det er muligt, tilføj "Bedstefar", "Bedstemor", "Læge" eller "Professor" foran modtagerens navn for mere formalitet. Desuden kan du bruge modtagerens for- eller fulde navn til at være mere professionel i stedet for bare at bruge fornavnet. reklame
Del 3 af 3: Formatering og start af en e-mail
Skriv hilsen på første linje. Skriv den hilsen, du har valgt, på den øverste linje efterfulgt af modtagerens navn. Du kan bruge personens ære, hvis det er muligt, såsom bedstefar, bedstemor eller læge efterfulgt af fuldt navn.
Brug kommaer. Generelt bruger du et komma efter hilsenen. I formel mail kan du bruge et kolon, men dette er ofte for formelt til en e-mail, endda en professionel e-mail. Et komma fungerer i alle situationer, selvom du kan bruge et kolon, hvis du skriver et følgebrev til e-mail.
Gå til næste linje. Hilsenen er på den øverste linje, så når du er færdig, skal du trykke på knappen newline for at gå til næste linje. Hvis du bruger linjeskift i stedet for indrykning for at oprette afsnit, skal du efterlade en tom linje mellem hilsen og første afsnit.
Præsenter dig selv i din indledende sætning, hvis det er nødvendigt. Hvis du skriver til nogen for første gang, skal du give en introduktion, uanset hvor meget du kender dem i livet. At give modtageren et tip om, hvem du er, vil tilskynde dem til at fortsætte med at læse.
- For eksempel kan du skrive "Jeg er Nguyen Van Nam, og jeg er marketingdirektør for virksomheden XYZ". Du skal også angive grunden til, at du kender modtageren: "Jeg er Nguyen Manh Hung, og jeg er i marketingklasse (Marketingafdeling 101 tager tirsdag og torsdag middag)".
- Hvis du kender modtageren og har skrevet dem før, kan du bruge den første sætning som en hilsen. For eksempel kan du sige "Tak for det tidlige svar" eller "Jeg håber, du har det godt".
Gå direkte til emnet. De fleste formelle e-mails skal hurtigt komme til sagen. Det betyder, at den første eller anden sætning skal sige, hvorfor du skrev det til dem. Husk at være så kortfattet som muligt, når du beskriver dit formål.
- For eksempel kan du skrive "Jeg skriver for at bede dig om hjælp til et markedsføringsproblem" eller "Jeg skriver til dig, fordi jeg har svært ved timen, og jeg håber, at du kan komme væk fra det." nyttig supplerende dokumentation for mig at læse mere ".
