Indhold

• Trin
• Metode 1 af 9: Udvikle en dagsorden
• Metode 2 af 9: Send invitationer ud
• Metode 3 af 9: Forbered mødestedet
• Metode 4 af 9: Tilvejebring de nødvendige værktøjer til mødet
• Metode 5 af 9: Udarbejd et spørgeskema eller spørgeskema
• Metode 6 af 9: Send en mødepåmindelse
• Metode 7 af 9: Start møde lige efter planen
• Metode 8 af 9: Hold dig til emnet for mødet
• Metode 9 af 9: Besvar så mange spørgsmål som muligt

Enhver, der formidler eller arrangerer et møde, vil drage fordel af disse tips. Arrangørens ansvar omfatter at invitere deltagerne og give dem alt, hvad de har brug for for at arbejde så effektivt som muligt.Værten er også ansvarlig for selve mødets forløb. Han bør sikre maksimal koncentration om emnet for mødet, så deltagerne ikke bliver personlige og diskuterer mødets regler. Dette materiale vil lette tilrettelæggelsen og afviklingen af ​​mødet, så det bliver en succes.

Trin

Metode 1 af 9: Udvikle en dagsorden

1. 1 Angiv start- og sluttidspunktet for mødet og fristerne for diskussion af hvert problem. Mødedeltagerne vil tage dette som en høflighed fra din side.
2. 2 Spørg folk i din organisation eller den, der indkalder til mødet, hvilke emner der skal med på dagsordenen, og bed også om en kort beskrivelse af hvert emne.

Metode 2 af 9: Send invitationer ud

1. 1 Den bedste måde at sende invitationer på er ved hjælp af e -mail, især hvis dine medarbejdere har et program, der kombinerer e -mail -funktioner med en kalender og påmindelser.
2. 2 Angiv en frist for at reservere pladser. Dette giver dig mulighed for at forberede den nødvendige mængde ressourcer, så du ikke afbryder mødet for at forberede manglende materialer.

Metode 3 af 9: Forbered mødestedet

1. 1 For et glat møde skal du forberede rummet ordentligt. Når du lejer et rum, der ofte bruges til møder (f.eks. På et hotelværelse eller dedikeret service), kan du regne med, at det lokale personale er kyndigt og fortroligt med nuancerne ved at forberede rummet.
   • Foredrag placering - stolene er justeret på en sådan måde, at foredragsholderen er i centrum for opmærksomheden. En sådan placering er især effektiv, hvis hovedformålet er at kommunikere nogle oplysninger.
   • Teaterarrangement - et præsidium er installeret foran i rummet (et bord, hvor højttalere og eksperter sidder). Arrangementet af stolene for de andre deltagere ligner en foredragshal.
   • Skolelayout - Tabellerne er anbragt foran stolerækkerne for at give mødedeltagere mulighed for at tage noter, mens de taler. Fokus er på højttaleren.
   • Rundt bord. Vælg dette arrangement, hvis deltagerne skal fungere som separate hold og stimulere udveksling af ideer mellem grupper eller individuelle deltagere.
   • Dæk et U-formet bord op. Dette er en bestyrelsesstil, der giver deltagerne mulighed for at se hinanden og interagere efter behov.
   • Hvis du planlægger et åbent møde, der involverer kommunikation med publikum, skal du placere stolene i en cirkel med højttaleren i midten.

Metode 4 af 9: Tilvejebring de nødvendige værktøjer til mødet

1. 1 En komplet mødeforberedelse indeholder et sæt kuglepenne, notesbøger, arbejdshjælpemidler, uddelingskort og alt andet, du måtte have brug for under mødet.
2. 2 Afsæt plads til spørgsmål. Dette kan være en plakat eller tavle, hvor deltagerne kan skrive deres spørgsmål ned eller vedhæfte dem ved hjælp af klistermærker. Mødedeltagerne ved, at de på et bestemt tidspunkt vil få svar på deres spørgsmål, og mødet vil forløbe mere gnidningsløst.
3. 3 Forbered drikkevarer og snacks til de lange mødedeltagere. Til korte møder er det nok at lægge flasker vand og en skål med slik på hvert bord.

Metode 5 af 9: Udarbejd et spørgeskema eller spørgeskema

1. 1 Mødedeltagere kan vurdere dets kvalitet umiddelbart efter mødet eller udfylde et spørgeskema og sende det via e-mail om 1-2 dage.
2. 2 Evalueringsark og spørgeskemaer giver dig mulighed for at bestemme, hvordan mødet blev opfattet af deltagerne.

Metode 6 af 9: Send en mødepåmindelse

1. 1 Påmindelser sendes på den sidste dag for tilmelding af deltagere eller 1-2 dage før det.
2. 2 Bed om at rapportere, hvis nogen har ændret planer, og de er tvunget til at trække sig fra deltagelse.

Metode 7 af 9: Start møde lige efter planen

1. 1 Efterkommere til et møde er i stand til at "indhente", men at få andre til at vente anses for uhøfligt.
2. 2 I starten af ​​mødet skal du foretage organisatoriske meddelelser, herunder pauser og frokosttider, toiletter, og hvor og hvordan mødedeltagere kan stille spørgsmål.

Metode 8 af 9: Hold dig til emnet for mødet

1. 1 Mødearrangøren skal guide deltagerne til mødets emne. At give dig mulighed for at gå ud på relaterede emner risikerer at forstyrre din arbejdsplan.
2. 2 Hold dig til de angivne pauser og frokosttider.

Metode 9 af 9: Besvar så mange spørgsmål som muligt

1. 1 Indsaml spørgsmål fra mødedeltagere. Giv tid nok til at svar kan tilfredsstille så mange menneskers interesse som muligt.
2. 2 Efter mødet skal du holde dig inden for rækkevidde, så du kan blive kontaktet af mødedeltagere, der er flov over at tale foran andre mennesker, eller dem, der har specifikke spørgsmål, der kræver en diskussion ansigt til ansigt.
3. 3 Mind mødedeltagerne om at udfylde spørgeskemaet eller tjeklisten, og tak dem for at deltage i mødet.